医学院校教学秘书工作实践的探讨

邱柳柳

（厦门医学院，福建厦门 361000）

医学院校教学秘书是指在医学院校中辅助领导实施教学管理、从事秘书工作的秘书[1]，是高校教学管理基层的管理者和执行者。文章以笔者在厦门医学院从事两年教学秘书工作的基础实践，探讨医学院校教学秘书工作的心得。由于学校的建设发展及政府对教育的支持与推进，2016年厦门医学院由厦门医学高等专科学校升级为本科院校，学校由注重医学职业技能的专科教育向注重医学教学及科研的本科教育升级转变，这为教学秘书工作提供了更宽阔的发展平台，也提出了更严峻的挑战。一方面，需从事教学秘书的常规性工作；另一方面，需应对学校转型升级环境下非常规性工作。这对教学秘书的专业技能、协调能力、心理韧性、统筹规划能力等综合素质提出更高的要求。

1 医学院校教学秘书工作特点

1.1 履行教学秘书常规性工作

医学院校秘书首先需要处理教学秘书工作范畴内的常规性事务，以服务师生为宗旨，以教学管理为中心，联络教务处等学校相关部门，准确无误进行上令下达，客观公正做到下情上报，做好基层服务工作。教学秘书在维护高校教学秩序的建立与运行起着至关重要的作用。合格的教学秘书首先必须具备适应职业特征的专业技能，构建较完备的知识体系，包括文秘规范知识，公文写作能力，鲜明的法律意识，档案管理知识，计算机基本操作能力，基本的财务制度等，故在实践中需不断积累和学习。其次，需要拥有先进的教育理念和科学的教育管理思维。教学秘书日常面对多为烦琐性事务，看似具有可替代性，不具备明显专业特征，但是否具备进行的教育理念，是否站位科学的教育管理角度，成为是否恰当处理问题的决定性因素。再则，需要拥有良好的心理素质，乐观积极的心态，和谐的人际关系。教学秘书作为学校与学院之间、学院与学院之间、教师之间、师生之间教学活动的桥梁和纽带，具有承上启下、协调左右、沟通信息和改善关系的作用，良好的精神状态有利于与他人良好沟通，解决问题。

1.2 学习及熟悉医学相关专业知识

医学院校教学秘书除了具备教学秘书基本职业技能上，需要掌握一定与医学相关的专业知识。医学院校招聘教学秘书岗位时，不一定要求医学相关专业，如本校从事教学秘书岗位人员，专业为医学相关专业的占比不到30%。学习及熟悉医学相关专业知识，对于医学院校教学秘书是必要且有益的，对胜任工作具有积极推动作用。

首先，了解相关医学专业，对于有效进行日常教学管理工作具有积极意义。在辅助教师开展教学活动时，了解一定的医学专业知识对于理解教学计划、大纲的编订与执行，人才培养方案的制定及实施，课程表编排及课程设置原则等问题有很大帮助。笔者在口腔医学系担任教学秘书工作，能够基本了解口腔医学专业和口腔医学技术专业涵盖的课程、开设的学期、课程编排原理等，有利于快速高效准确无误完成相应工作。

其次，了解相关医学专业，对于辅助系部进行学科及专业建设有积极意义。专业、学科建设是医学院校教学和科研发展的重要工作，教学秘书尽管不具备相关医学专业背景，但作为辅助进行材料整理、文件阅读、报告撰写等文字性工作的重要力量，也需要了解相关专业知识。例如，精品课程建设、教学、实验改革项目、教学成果奖申报与审批、重点教材申报与审批、申报新专业、教学评估、教改、教学会议记录等事务，一定医学专业知识的储备为教学秘书理解、参与项目提供了可能性。

1.3 协调与附属医院、教学医院、社区卫生院等医疗机构关系

为了提高学生的临床操作技能，医学院校多数都设置院直属或非直属医院，与多所教学医院、实习医院、社区卫生院等机构建立长期稳定的合作关系，为学生临床实践提供见习、实习场所。例如，本校附属医院有厦门医学院附属口腔医院和厦门医学院附属第二医院，此外有几十所医院作为本校长期稳定的教学医院、实习医院。因而，医学院教学秘书在工作中与医院等医疗机构科教科的沟通联系必不可少。教学秘书需配合学校、系部的工作安排，提前与医疗机构联系，落实学生见习（实习）等活动的人数、时间、见习（实习）方案的实施，优秀带教人员的评选等事宜。

另外，直属医院医生常常需承担学校教学活动教学秘书还负责与医院科教科联络教学活动事宜。医生因本身承担较重的医务工作，因而教学秘书需提前与医院科教科联系，沟通协调教学活动安排事宜，并确保将任课医生的教学活动纳入学校教学管理体系当中。此外，在直属医院医生教师职称评定、教师资格证申考、工作量计算等方面，教学秘书需配合学校人事处、教务处、财务处等部门，确保工作顺利、有序开展。

2 影响医学院教学秘书工作实效性的客观因素及解决方案探究

2.1 教学秘书岗位管理制度不完备，工作难度及工作强度大，建议改革管理体制，建立教学秘书管理新模式

医学院校与其他同类大学相比，学生学制长，学习强度高，课程压力大，见习实习活动多，社会服务活动频繁，其承担为社会培养救死扶伤的医护工作者的重大责任，丝毫不能松懈，对于教学质量始终高度重视，这在一定程度上导致在教学基层管理制度上，常常忽视对教学秘书工作制度的设计，过分强调教学秘书的服务意识，使对教学秘书岗位的规范化管理处于边缘位置，一旦上级部门出现事务交叉，权责不明时，身处一线的教学秘书的工作难度和工作年工作强度都变大，出现重复劳动、反复劳动或超强度劳动的情况。

为提升医学院校教学秘书工作的实效性，制度层面上，改革管理体制，建立教学秘书管理新模式。制定出行之有效的教学管理工作规章制度，使教学管理工作有章可循，有法可依，避免权责不明，职责不清造成秘书工作量的增加；引入激励机制，加强竞争，为业务表现突出的教学秘书，提供转岗条件，提供岗位流动的可能性和自主选择性。

管理层面上，学校在制度和政策设计上，为教学秘书提供深造的条件，为其多元发展提供可能。学校对人才的培养应一视同仁，做到人尽其才。对于具备一定工作能力和年限的教学秘书，允许其通过规范化选拔或考试，实现职业发展的规划：往教学管理方向发展；往专业研究发展；往教学岗位转变。

2.2 教学秘书缺少学习培训交流机会，缺乏发展平台和发展空间，建议打破传统思维，重视教学秘书工作价值，为其提供系统性业务培训

由于教学秘书工作的繁杂和琐碎，经常呈现出繁忙状态，教学秘书成为学校运转中必不可少的基层力量，但尴尬之处又在于其为学校最不受重视的群体之一。除了按正常渠道走职称评聘，获得职级和待遇的提升，对于教学秘书长远职业规划并无太大意义。医学本科院校对教学秘书岗位设置招聘条件时，基本都要求研究生学历。但入职之后，原本经过专业系统训练的本专业知识基本处于荒废状态，无论课题申报、学习交流、专业培训、访学等，教学秘书都处于被忽视的地位。学校对教学秘书发展平台和发展空间缺乏制度或政策上支持，教学秘书只能“自谋出路”，久而久之，会打消对工作的积极性和创造性。

大力提倡管理人员参与教学教研，以教研带工作，以工作促教研，使教研活动成为改进工作的必要手段。教学秘书要不断探讨教学管理工作的规律和改革教育教学管理工作的途径，寻找新的管理措施和办法；留心积累资料，善于发现和吸收新知识、新观念、新信息，积极开展人才培养模式、教学内容、课程体系及教学方法的教改研究和学术研究，培养创新精神与创造能力[2]。