浅谈如何进行科研档案管理信息化建设

河北省广播电视科学技术研究所 张小静

科研档案信息化主要是指以提高科研档案利用效率为目的的信息化工程，具体包括科研档案的收集、数据整理、立卷方式、归档时间、保管程序、录入系统和在线查阅等环节的信息化和规范化管理。其本质是借助现代信息技术手段和相应的软件系统，将传统的纸质科研档案转化为电子信息档案的过程，从而改进传统档案管理方式，提高科研档案资源的开发利用率，提升科研档案管理服务于其他各项工作的效果。“科学规范地加强科研档案管理，对提升科技创新的水平和质量都起着不可替代的作用，并直接影响科研档案自身价值的实现。

一、实现科研档案信息化建设的客观要求

科研资料一般都会以纸质档案的形式保存下来。随着档案日益增多，传统科研档案保存需要大量库房和设备，其管理不但需要较多的人力和资金投入，还要防止档案发生自然霉变、破损等情况。而使用信息化的档案管理方式可为有效解决传统的纸质档案保存和使用过程中出现的这些问题，降低档案管理成本。传统纸质科研档案的管理，对档案实体的收集、整理和保存基本通过人工方式完成，工作进展缓慢，效率低下，已无法适应信息时代社会发展的要求。科研档案信息化建设将极大地提高这一过程的效率，并可有效避免收集、整理过程中的人为错误；信息处理完毕，实现自动归档，不受存储空间限制，提高归档效率。在科研档案的复制和传输上，信息化能够让档案使用者在取得授权之后进行轻松复制，方便科研档案资料的传输。将科研档案通过建立数字化、网络化的公共服务平台和科学设置检索工具，还可使其在一定范围内实现交流共享，接受学术査新等增值服务。因此，信息化是实现纸质档案完整保护，提升管理效率的必要举措。

科研档案信息化，不仅可利用计算机技术建立档案资源点对点、点对面，还可在信息快速分析上具有突出表现。同时通过各种现代化媒体，使信息化的科研档案从“馆藏”走向社会，从科研机构走向民众，从封闭走向开放，便于社会公众了解科学研究的发展状态，也使于相关政府管理部门在科研政策决策时，增强科学性，避免盲目性。因此，信息化还是挖掘科研档案潜力，深化科研档案服务社会的重要支撑。

二、科研院所档案信息化建设现状及存在问题

据了解，我省一些科研院所档案信息化工作起步早，目前绝大部分院所已使用了计算机管理档案目录，完成或开始了文件级的档案录入，各院所档案馆还加强了档案信息化的制度建设，有的院所网站也陆续建立并开通。尽管一些科研院所档案信息化建设有了一定的发展，但档案信息化建设总体上远滞后于全国信息化建设的整体水平，而省内科研院所档案信息化建设发展水平也很不平衡，部属科研单位、省属科研单位及各类民办科研単位之间的档案信息化水平参差不齐，前二者档案信息化水平较高，而大部分小规模“民间科研单位则尚未建立档案目录数据库；有的虽然配各了计算机但未配置档案管理软件，只能实现单机下的档案校索，还有些院所档案馆甚至连计算机、扫描仪等设施都没有配置。从以上现象可以看出一是科研单位档案信息化建设还处于初级阶段，与机关、银行等部门的档案信息化建设水平相比还存在着很大差距；二是科研档案信息化建设意识淡薄，思想观念跟不上形势发展的需要，缺乏统一的档案信息化建设标准规范；三是信息化基础设施建设薄弱，经费和技术保障还不够有力；四是信息化安全障体系建设不完善，科研档案信息化人才队伍建设需要进一步加强。

三、促进科研档案信息化建设的对策建议

伴随着信息技术的迅猛发展，要解决这些问题最好的办法就是实现科研档案管理信息化管理。如何才能实现科研档案管理信息化呢？笔者认为，主要从加大科研档案信息化建设的软硬件设备投入、创建规范的总体规划和规章制度和构建复合型的科研档案管理人才队伍这三个方面着手。

（一）加大科研档案信息化建设的软硬件设备投入

在科研档案信息化建设过程中，科研单位应按照国家规定或相关行业规定的硬性标准，选购标准的硬件设备，并充分考虑科研档案管理软件的配置、数据库和信息通信方式的标准化。当前，各科研院所在科研档案信息化上还存在不小的差距，从整体来看，科研档案实现信息化的比例较小，因此，各科研院所要尽快形成科研档案信息化的沟通和交流机制，力争在较短的时间内共同加强科研档案信息化建设的基础设备投入，形成通力合作和协调发展的局面，使大部分各科研院所在大致相当的水平上形成规模化的科研档案信息化水平，为将来各科研院所间信息对接和互通有无打下良好的基础。

另外，科研档案信息化旨在减少档案管理工作难度，提高档案信息的利用率，更好地发挥档案的使用价值。但是，在传统档案管理模式向信息化转变的过程中，工作任务极其繁重，需要辅助先进的设备来尽快完成这一转变过程。要为科研档案发展提供快、准、全的档案信息，计算机给我们提供了一个强有力的工具。利用计算机档案管理系统可实现：档案自动编目和检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作管理、计算机辅助立卷、档案自动标引，以及文档一体化管理等。因此，只有实现统一型号、统一规格的计算机全面覆盖，才能为科研档案管理实现信息化提供硬件保障。随着科研档案数量的增加，档案部门面临着沉重的库房压力，以及档案自然老化和人为损害的难题，这就需要使用大容量的档案存储载体。利用计算机的磁盘存储系统和光盘存储系统，特别是光盘存储系统，可以解决档案信息存储难的问题。采用高容量的存储载体不但可减轻管理人员的工作量，而且能提高档案工作效率。比如，通过多功能扫描仪和ORC智能识别技术等设备将文字图片、声像等资料转换成数据资料，采用高端的统计分析软件对档案信息数据进行分析处理。在科研档案数据的存储和更新过程中，云计算技术可有效降低数据存储和管理成本，基于云计算的云档案平台能够采取多种安全技术在云端控制科研档案数据的存储、査阅和传输，并确保这些科研档案数据的完整性和安全性。因此，我们必须加强这方面的基础设备投入，以满足科研档案信息化建设的需要。

（二）制定规范的科研档案信息化总体规划和规章制度

科研档案信息化相对较复杂，我们要逐步转变传统的科研档案管理理念，探索利用现代技术与设备，根据本单位科研工作的实际情况和档案管理工作的发展趋势，对本单位已形成的科研特点、未来发展目标进行科学的分析和论证，从而制定合理的科研档案信息化总体规划。

为降低科研档案信息在存储和传输过程中可能发生的风险，我们应建立严格的信息化规章制度，从制度上规范和约束科研档案信息化的行为。比如，明确科研档案管理人员和使用者在各个环节的权利和责任，对可能发生的数据损失和泄露风险实行责任追溯体系和第三方监督制度。尤其是，要从制度上做好“双保险”工作，对科研档案进行电子归档时，既要有额外的电子档案备份，对重要的材料还要有对应的纸质备份，对备份过程中的关键环节甚至要进行录音和摄像，对科研档案使用过程中发生的扫描和复印等行为也要严格规范管理。

在档案信息化建设过程中，为明晰相关责任，保障网络及数据的安全运行，还需要从实际出发建立规范的管理机制。创新档案管理制度。有关档案管理部门应该根据《电子文件归档与电子档案管理办法》的要求，制定适应信息化建设的档案管理制度。一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤；二是制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性；三是统一档案管理标准。标准规范化是科研档案信息化建设的重要基础之一。档案管理标准化包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立;如果相关档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。

（三）构建复合型科研档案管理人才队伍

高素质、复合型科研档案管理人才是实现科研档案信息化的关键因素。科研档案管理信息化要使科研档案的收集、存档、检索和统计等工作转变为自动化的管理模式，这就必须要构建一支与之相适应的人才队伍做支撑。一是要想方设法引进一批专业素养较高、职业技能较强的科研档案管理人才；二是加强各科研院所现有档案管理人员的培训工作，为尽快实现传统档案管理模式向现代管理模式的转变，应有计划地对本系统的科研档案管理人员进行信息化技能培训，培训内容涵盖计算机、网络、信息工程等方面的知识，还应创造必要的条件，让档案管理人员及时了解档案发展趋势和现代科技在档案工作中的应用，不断提高他们的工作技能；科研档案管理人员还应立足本职工作，强化自我学习意识，最终达到通过培训能够熟练掌握现代化的信息技术；三是建设复合型的管理队伍，提高档案管理人员的信息化意识。信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。这就要求科研档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统和网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性与信息的安全性；四是通过建立奖励机制留住人才，科研档案管理人才长期默默无闻，容易被忽视，各级领导不仅要从工作、生活和待遇等多方面关心科研档案管理人才，还要在职称晋升、职务提升和发展前景方面建立良好的奖励机制，让他们能够时刻以十分饱满的热情投入到科研档案管理事业中。

总之，科研档案的信息化建设是一项长期、艰巨的复杂任务。在此过程中，我们必须始终把依靠信息技术振兴档案管理事业战略放在十分突出的位置，全面提高档案管理的科技创新能力，不断培养和造就一大批掌握现代信息技术的复合型档案管理人才，从而更好地应对信息化建设对科研档案管理工作提出的挑战，提高科研档案管理的现代化水平，实现科研档案管理事业的可持续发展。