对现代企业档案管理的几点思考

李治伟

一、基于电子档案管理在线化，提升企业档案管理的效率

在信息环境下，众多企业开始利用信息系统来实现业务电子化，企业在开展业务活动的同时，产生了大量的电子文件，电子文件能够及时的在线归档，对提高社会生产能力及企业的管理效率至关重要。当下，电子文件的在线归档主要分为两个步骤，即ERMS的捕获和电子文件的归档，其中前者是后者的基础，范畴也大于后者。

ERMS的捕获，是指将业务活动中生成或接收到的数据对象作为文件及其元数据一起保存到电子文件管理系统中的过程。 ERMS捕获的对象由客体和主体组成。客体包括电子文件、实体文件及混合文件和它们的元数据，其中电子文件由于组件的构成不同，又可以分为单组件文件（非结构化文档），组合文件（因业务而紧密联系的文档）、复合文档（因技术而紧密联系的文档）。主体是指人和系统，人是指电子文件形成者及管理者，系统包括文件形成的系统及文件管理的系统，人和系统是一一对应的。由此可知，ERMS的捕获是电子文件归档的前提和基础，这一过程对进入系统的电子文件开展检验，只有内容完整、可读，格式规范才能通过检验，并给予唯一的标识符，存入归档库中，而接下来的电子档案的整理及鉴定工作，则是ERMS的独特之处，因为一般的档案辅助系统对电子档案的整理、鉴定没有集成关系，而ERMS对电子档案的元数据捕获，把整理、鉴定、利用的工作规则设置在元数据中，就可以关联到电子文件的分类、保存期限、安全密级等方面，实现有效集成。當然在电子文件捕获过程中，系统是持续追踪记录，对一些误操作开展提示，同时计入审计日记。

可以发现，在捕获至归档的过程中，ERMS的具有一定的特性，即捕获的电子文件必须在内容、结构、背景等方面是一个关联的整体，在系统中作为一个对象存储、利用。一旦被系统捕获，电子文件的内容不得修改、删除、损毁，除非拥有相关权限，无论修改、删除、损毁等操作是否成功，操作都会被记录在审计日志中。另外系统捕获电子文件时，都会按照分类方案、类目及其他文件建立有机联系，作为整体的分支而非独立存在。这些特性也是ERMS与一般档案辅助系统最大的区别。总之，ERMS的捕获功能将在线归档的要求转化，提升了电子文件质量和管理水平。

二、基于档案资源的存储与备份数字化，提升企业档案流通速度

档案数字化工程中应当以数据存储为中心，从系统需求分析、介质选择、备份策略、存储方式、软硬件集成等角度选择数据存储方案。的确，企业档案部门在接收电子文件的同时，还要数字化自身丰富的馆藏档案，面对海量的档案资源，档案的数字化存储是解决档案资源管理的有效途径。档案数字化存储不再是档案管理的末端，而是企业档案开发利用的开始，只有做好档案存储工作，才能夯实档案服务的基础。虽然企业档案的存储方案需依据企业自身发展的具体情况而定，但是在软硬件选择、存储载体、存储方式、备份方式等方面却有一定的规范性要求。

企业对软硬件的要求是保证存储数据满足相关的规范、标准，从而实现数据的可用性、有效性、准确性，需要提前确定目录数据库的建设标准、非结构数据的存储格式，方便后期数字档案的长期保存。在存储系统选择上，要符合未来档案存储容量要求和企业业务工作的实际情况，如企业档案部门不仅需要兼顾文本、图片、音频、视频等数据信息，还要接收业务部门的电子档案，造成了业务产生数据量巨大，数据格式多样，为数字档案的长期保存提出了挑战。企业档案的数字存储对介质的要求也是根据具体需求而言，最常见的存储介质有硬盘、磁盘、磁带、光盘、缩微胶片等，介质的差别主要表现在存取速度的快慢、安全级别的高低、介质价位等，存储介质的选择需要根据企业业务活动的需求决定，如企业的档案数据的利用较多，就需要存取速度较快的硬盘或磁盘阵列，而对存取速度较低的档案数据备份可以选择光盘系统。目前，企业所采用的存储方式一般有直接存储、网络存储、云存储三种方式。直接存储就是将数据直接存储在业务系统的服务器上，由于服务器不仅要保证业务软件的运行，还要负责数据的输入、输出，这种存储方式易造成服务器宕机及数据的丢失，不利于企业业务连续性的开展。网络存储是指在局域网中拥有自身的节点，不需要服务器的干预，方便企业员工数据的存取，减轻服务器的负荷，缺陷是与服务器相互独立，不利于后期开展数据备份工作，网络本身的风险较高，易遭受网络的入侵，其安全性有待进一步提升。云存储是通过集群应用、网格技术或分布式文件系统等技术，将网络中散布的各种不同类型的存储设备整合在一起，提供给用户一个统一的、无限的、安全的网络存储系统，但是目前云存储模式尚不成熟，安全性、通用性、保密性还存在一定的缺陷。多数企业不会选择单一的存储方式，而是选择多种存储方式组合，即分级存储，既能最大限度地满足数据利用者的需求， 又可使存储成本最小化，是解决大容量数据的科学管理和高效使用的有效手段。

企业档案数据的备份，不是简单的拷贝，而是将档案数据及其所在的系统一起备份，从而能够重现档案数据的各项属性及操作记录等元数据信息。企业常见的备份方式根据有无并行系统以及系统是否激活划分为冷备份、热备份、完全热备份三种方式，根据档案数据的备份量分为全备份、增量备份和差分备份，根据备份地点的不同分为本地备份、同城备份、异地备份及两地三中心备份，通常异地备份和两地三中心备份能够更好的满足企业业务连续性及应急恢复的需求。

三、基于档案价值深度化挖掘，提升企业档案的隐形效益

企业档案价值的挖掘实质就是激活和提取企业档案有价值的信息及隐形知识，进而转化为企业的生产力，为提升企业的经济效益和社会效益作贡献。按照挖掘目的划分，企业档案信息挖掘由易到难可以分为宣传型挖掘、需求型挖掘、研究型挖掘、宣传型挖掘，即借助企业档案的原始性和权威性，对企业的形象开展宣传，这一过程不仅要收集企业的各发展时期的档案原件、历史图片、实物等，还要将这些材料开展深度挖掘，找出材料的内在联系，使得企业档案材料有机联系起来以便全方位、多角度的展示企业文化和发展历程。需求型挖掘，根据企业所遇到具体问题，利用信息技术将相关的企业档案信息开展挖掘处理，抽取关键信息制定解决方案，以满足企业业务连续性的需求。这种挖掘形式，能够及时、有效的响应企业的需求，具有针对性和准确性。研究性挖掘是企业档案部门采用档案相关理论，以定性分析、定量分析及两者结合的方法，对企业档案信息分析、归纳、总结，以此对企业的业务流程、发展战略、企业形象等提出相关建议，甚至可以对企业的未来发展趋势开展预测。可以看出，企业档案部门已由被动的“提供档案”转到档案信息的主动挖掘，由被动到主动的转变，不仅适应了现代企业的要求，也为企业的效益增长做出贡献。同时，企业档案信息的挖掘，是自身有序化和增值的过程，在其被运用的过程中，实现了档案的价值。endprint

企业档案数据的挖掘现状，能够体现出企业档案工作的管理水平和企业对档案部门的重视程度，掌握服务企业的主动性和针对性，档案部门利用企业档案资源丰富的优势，广泛收集档案数据，深度分析档案数据信息，为企业决策方针提出准确、实用的指导及建议，助力企业的全面发展，同时也要把握市场的变化，及时巩固企业发展的核心能力，提高企业发展的综合实力。这就要求企业档案部门加大档案数据挖掘的广度和深度，在企业的经营活动中彰显档案部门的作用及档案的价值。

四、基于档案主导型知识服务，提升企业档案的社会地位

企业档案知识服务是满足用户的知识需求，解决用户问题的创造性智力活动，也是未来企业档案工作发展的必然趋势。随着知识经济的到来，企业档案管理的重点逐渐由安全保管转移到知识服务上，一方面是为了满足企业日常生产和经营的要求，为企业的运营创造价值，另一方面是保证企业的档案部门在激烈的社会竞争中避免被精简，因为企业的资源只会分配给能够创造价值的部门。同时，也是使企业认识到开展档案信息化的效果，为企业的管理活动提供智力支持和科学决策。

按照企业档案知识服务目的的不同，档案服务的层次可以分为以下三种，第一，为企业的市场及经营战略制定服务，主要是对企业市场经营过程中产生的档案材料开展深度挖掘，找出市场规律，及时调整企业经营战略及销售策略，为企业争得更大的市场份额。这一过程还需要档案部门收集档案材料之外的信息，才能为决策者做出合理、准确的市场发展预测，所以需要企业档案人员具有多元化的服务能力，来应对企业战略层的多层次需求。第二，为企业内部管理控制服务，针对企业内部的会计档案、业务档案、人事档案等档案材料，对企业的资产变动、业务流程、人员流失等开展分析，以企业的市场及经营战略为导向，对企业内部各部门的业务活动及时调整。这一阶段是利用企业档案掌握企业内部信息，对企业的岗位责任制执行情况和计划指标完成情况开展检查和分析，协调企业内部各部门、各环节之间的关系，以便协调和控制好企业的人、财、物之间的关系，使企業档案发挥出更大的价值。第三，为用户提供档案知识服务，这种服务区别于以前的被动、一对一、阶段性的服务模式，而是展开为用户主动、多对一、全程性的档案知识服务模式，全程以用户为中心，想用户之所想，并且针对用户需求的特征，为其制定个性化的档案知识服务方案，彰显企业档案的价值和魅力。

在企业档案部门实施知识服务的过程中，缺少不了信息技术的支撑，较为常见的有档案智能检索技术、多媒体技术、元数据技术、数据推送技术等。智能检索技术主要应用于档案知识服务的前期，用于企业档案信息的收集，具有较高的查全率和查准率。该项技术支持自然语言检索和自学习功能，不仅方便用户的检索获取所需档案，还能在用户和系统的交互过程中获取用户的需求特征、使用习惯，较为全面的了解用户的需求情况。多媒体技术把企业档案信息（文字、图片、音频、视频等）综合处理，在彼此之间建立联系，使其具备交互功能的信息处理技术，旨在为用户提供友好、舒适的用户界面。元数据技术主要面向两类元数据管理，一类是企业档案的知识元管理，另一类是企业档案用户元数据的管理，知识元的管理侧重对档案内容、主题、操作记录的转换，元数据管理构建档案内部的联系和关联，辅助用户准确获取所需档案信息。数据推送技术实现了企业档案知识智能服务的愿景，对用户元数据深入分析，挖掘出用户的知识需求，定期将最新的相关知识推送给用户，为用户打造一条实时获取新知识的通道。

（作者单位：河北大学管理学院）endprint