文/中兴新财务云
预算管理系统作为企业预算编制、预算执行与控制、预算分析与考核的统一数据平台,为整个组织共同参与预算管理过程创造了条件,大大提高了企业预算管理的效率,促进了战略目标的实现。
预算管理系统处于企业财务信息系统架构中的管理层。预算管理系统的产生,能够提供对预算管理全过程的支持,实现预算编制、预算执行与预算分析与评价所需要的多流程管理,每个流程都能支持企业实现全员参与过程管理,并且具备强大的数据管理能力,保证信息的时效性,实现动态分析,从而为企业的科学决策提供支持。预算管理系统体系架构(如图1所示)。
预算管理是管理会计的核心管理活动,越来越广泛地在企业中使用。但传统上,从企业开展预算管理所采用的方式来看,主要有手工编制、电子表格编制或者利用初级的财务软件进行预算管理,造成编制过程难以协调,大量数据难以处理,进行实际的预算控制非常困难。具体表现在以下几个方面:
(1)预算编制效率低下。由于预算编制涉及内容广、部门多、预算指标之间勾稽关系复杂,导致预算编制过程过长,浪费大量的人力、物力和时间。预算单位的多层次性使得信息传递滞后,造成管理上的困扰和信息不对称。
(2)缺乏统一的数据平台。预算管理编制程序复杂,涉及数据众多,许多企业在预算实行过程中常常陷于繁琐的计算、统计中,而预算成果仍不理想。
(3)实时执行监控难度较大。由于信息化手段的缺失,企业在预算编制、执行、控制、分析等环节缺乏真实与完整的数据,无法掌握重要事项的执行偏差,容易错过对业务调整的最佳时机。并且主要靠人力记录和更新预算执行结果,增加了预算管理部门的工作量,由于结果更新不及时,导致预算控制不能完全实现。
图1 预算管理系统体系架构图
(4)频繁变更降低预算监管效果。手工预算编制不够准确,会造成集团频繁的预算调整,加上没有有效的信息化手段对预算流程进行监管,预算内容的调整比较随意,导致预算丧失了约束和控制的基本功能。
(5)无法建立有效的预算分析评价体系。由于缺乏高效集成的信息化工具,预算编制时合并汇总困难,预算执行分析时会陷入数据庞杂的困境,无法对动态预算执行情况进行分析,而且分析出的预算信息质量较差,不能为管理决策提供辅助支持作用。
根据预算编制的过程,预算管理遵循着“战略计划→业务规划→经营计划→预算→过程控制→分析报告→考核激励”这样一条清晰的脉络,预算管理的业务流程包括战略目标分解、经营计划制定、预算方案的形成、预算执行过程中的监控、分析和动态预测等一系列管理过程(如图2所示)。
预算管理在企业的管理过程中,重要且复杂,需要一个在功能上覆盖完整预算管理循环的预算管理信息系统,全方位支撑预算管理工作,提升预算管理效率。
预算管理系统设计的目标是成为实施预算管理的技术支撑平台,它在应用过程中实现了预算与战略规划的衔接、预算编制、预算控制、预算调整、预算分析及预算考核全过程的管理(如图3所示),并与其他财务系统及业务系统紧密结合,为企业的事前计划、事中控制、事后分析提供了有效的工具,充分体现了预算管理在财务管理中的核心作用。
(1)预算体系。预算体系是预算管理得以有效执行的基础和保证,预算体系的建立包括预算组织架构、预算指标模型体系、业务规则的建立。预算管理系统需要实现满足企业的实际管理需要的预算体系功能设置。
预算组织架构设置:企业可以根据自身组织架构进行灵活设置,满足各机构分角色的系统功能和用户管理,满足对不同预算编制和审批流程的灵活支持;提供分角色的灵活报表。
预算指标体系:支持针对总、分、子公司的综合指标体系的设置;支持指标计算规则的灵活设置和定义。预算管理系统将预算目标确定与分解的财务模型和敏感性分析模型固化在系统中,通过系统自动计算,快速生成多组预算目标选择组合;支持预算目标自上而下、自下而上和上下结合的多种控制模式;系统中固化预算分析和评价相关的指标模型,实现自动计算和输出报表。
图2 预算管理的业务流程
图3 预算管理系统功能框架
业务规则定义:在系统中预先配置预算管理过程中的业务规则,包括预算编制规则、目标分解规则、预算指标下达和汇总规则、预算分析和绩效评价规则等等,系统支持个性化定义和规则的灵活调整,自动根据内置规则进行运算和报表输出。
(2)预算编制。预算编制涉及企业全面的业务逻辑,包括销售、生产、采购、固定资产、财务、费用、成本计算等。预算管理系统能够灵活地建立复杂的业务和财务模型,并且其预算模型能够适应不断变化的管理需求和业务逻辑。
预算要求各业务单位广泛参与,各单位按照分工的不同,各自处理相应的数据,系统具有完善的权限管理功能,能够设定数据权限,保证企业的数据安全。具体的系统功能主要体现在以下几个方面:
预算目标分解及下达:预算编制始于预算目标的确定,在预算管理系统中,提供了预算目标测算模型。预算管理系统可根据预设的分解规则,将预算目标分解并下达给企业的各个责任中心,这个过程通常需要经过自上而下、自下而上和上下结合经过多次沟通完成预算编制,最终企业上下对于预算达成一致的意见(朱海培:“海波龙全面预算管理系统在企业的应用研究”,《西南财经大学》,2011年)。
预算编制方法:根据企业不同的管理需求和业务场景,预算系统可以支持采用弹性预算、滚动预算等不同的预算编制方法;系统能够支持由上而下的预算下达和自下而上的预算编制过程,实现按照单位、部门、项目等多种口径汇总预算,并能按需要生成预算的明细和汇总表;根据预算编制的内在业务逻辑和编制表格体系,通过配置相应的系统规则结合智能化的计算方法,标准化预算编制过程,保证预算数据的同一性,提高预算责任人编制预算的效率。
预算自动汇总与抵销:预算的组织协调难度很大,数据审核、汇总的工作量也很大,预算管理系统提供预算管理的流程支持,并通过业务规则和系统架构,清晰地定义科目间、成员间的勾稽关系,自动进行架构间的数据分发、汇总,以提高预算管理流程的效率。预算最终要体现为财务预算,预算编制过程中有大量的财务规则和财务计算,系统能够提供财务智能工具,减少公式、规则的定义工作量,提高编制效率。此外,预算系统能够根据预先搭建的预算管理组织架构实现预算按照法人实体和多样化的管理口径自动进行汇总抵销(如图4所示)。
预算审批:预算系统具有预算审批功能,包括预算编制审批、预算追加和调整审批等。上级单位对下级单位已提交的预算数据进行线上审核,审核内容包括是否按既定的业务规则编制以及预算数据是否完整、合规等。相应的系统功能包括预算多级审批、查询预算审批状态、审批处理及审批数据保存、预算批复、预算批复下达等。同时,系统能够记录各级审批的批注和审批的过程,并在系统中留下痕迹,便于后续追溯。具体的审批流程和授权范围可由企业预算管理人员根据实际情况自行定义,各级预算责任人在授权范围内管理和监控预算的创建——提交——审查——批准过程。预算审批通过后,正式的预算将被下达到各责任中心执行。
(3)预算控制。通过预算管理系统的实时控制,企业预算管理部门可以对各预算单位的预算进行有效的预警和控制。预算管理系统通过预算控制点来实现预算事前、事中和事后的全过程控制。预算控制点是指经济业务发生过程中涉及资金、物耗及其他重要方面的关键环节。预算控制的最佳环节是在项目确定前,其次是项目的发生过程及事后的差异分析。预算控制点主要有责任中心点、经济业务发生点以及财务部门点等。正是通过这些预算控制点的控制,实现对经济活动的全过程控制。预算控制阶段(如图5所示)。
(4)预算调整。预算调整是预算控制的重要环节,是在保留原有预算数据的基础上对局部数据进行调整。在实际的预算执行过程中,可能出现经营目标的调整和修正的需求。可能是定期的调整,也可能是根据实际随时的调整,可以进行自下而上或自上而下的调整,支持不同周期滚动调整和序实调整(如图6所示)。但无论何种情况,在预算开始执行之后,任何对预算数据的调整和修订,都应该是严谨的、受控的、保留痕迹并可追溯的,各次调整均保留版本,便于查阅和审批。系统支持以下功能:预算调整的申请,提供按不同维度查询预算调整数据,预算调整数据上报和预算调整的审批。调整流程首先进行预算调整申请,然后进行预算调整审批,最后是预算调整执行和预算调整分析。
图4 从各个单位的业务预算到汇总财务预算
图5 预算控制阶段示意图
图6 预算调整
(5)分析报告。由于业务的多样性,预算分析工作必然是多维的数据分析,分析的数据是由多个维度描述的,如销售收入的数据是由产品、渠道、客户、区域、时间、部门、人员等多个角度定义的。在对销售收入的预算或实际发生数据进行分析的时候,分析人员可能会关心产品、渠道、客户等各维度汇总的销售收入,或者按照不同维度组合进行数据查询(如图7所示)。预算管理系统是建立在一个多维度的数据模型上进行预算分析的,可对已有的预算和实际发生的数据进行灵活、快速的多角度分析、查询,而不需要通过定义复杂的报表或公式来对数据进行展示;对于分散的财务和业务数据,系统提供数据接口工具来整合不同业务系统中的数据;在实际情况发生变化后,系统可提供预测、模拟的功能,快速做出预算调整。
完善的预算管理系统不但要为操作和管理层面的人员提供管理和分析功能,还要能够为管理决策层提供直观的、易用的数据分析与展示界面,能够动态显示预算的关键性指标数据及指标的实际执行情况,并能够针对特定指标钻取到明细的业务、财务数据。预算报告功能支持随时查询预算、实际、对比、序实等数据,可透视汇总表中责任单位、指标、周期等不同维度的数据,可以自定义预算报告,查看关注的信息,以图形方式展示各项预算及实际数据,并能够在系统内以收阅、邮件、短信等方式发送预算及执行情况数据。
(6)预算考核与评价功能。预算评价与公司绩效管理的KPI指标挂钩,对预算执行中经营业绩、预算执行准确率、预算编报完整性等进行考核。企业首先要建立一系列的预算考评指标,以量化指标为主,定性指标为辅。在定量指标方面,通过实际执行与预算设定值的比较判断预算目标的完成情况和预算编制的准确性;在定性指标方面,考核各级责任单元的预算组织行为,包括预算编制的正确性、及时性,预算执行的有效性和制度的遵守性等。
图7 多角度、多层次的预算分析
图8 预算管理系统对接展示图
借助预算管理系统的考核与评价功能,能够客观、有效地进行绩效评价。预算管理系统从其他关联系统获取实际经营执行数据,将其与预算数据进行对比计算,根据预先设定的评分标准自动得出预算完成情况和预算准确性的得分;用系统的量化考评指标自动生成功能,在相关考核指标发生调整或修改时,使判断指标在系统中自动更新;通过系统提供的预算提交时间与规定时间的比较等功能,对预算的管理情况等定性指标进行判断,作为预算考评者的打分参考;系统还可以对关键考核与业绩指标进行警示,对于考核评价的结果能够进行分数的自动统计、排序、汇总与存档,以备查询和检索;预算考核结果能够针对不同的管理层的实际需要分别出具。
预算管理系统是管理会计系统中一个非常重要的系统,以业务活动为中心、为载体,贯穿业务展开及业务结算的整个过程,以资源为对象进行逐级把关、层层控制,以维度体系为基础进行成本费用的追踪和分析。预算管理系统与合同管理系统接口,实现合同预算的控制;与网上报账系统和会计核算系统接口,实现预算的实时控制;与资金管理系统接口,完成资金计划的制定与执行;同时,预算管理系统的数据也会流向绩效管理系统和决策支持系统,实现预算考核,并支持管理决策(如图8所示)。
预算管理系统与合同管理系统对接,在合同签订时,通过关联所属项目号,集成项目基本信息,对合同签订进行额度控制,同时关联项目执行信息,审批通过后,回写合同金额至预算管理系统。
预算管理系统与网上报账系统对接,实现预算数据与执行数据的交互,发生网上报账业务时,通过申报业务类型,相关部门信息、项目信息、成本费用预算科目、相对应的会计科目等进行预算控制。在员工提交报账单据时,网上报账系统将需要进行预算控制的报账信息传递至预算管理系统,并得到预算控制结果,实现预算控制功能。审批通过后,需回写请款报账金额至预算管理系统,以进行可用资源的占用。
预算管理系统与资金管理系统的对接,主要体现在企业的月度资金计划管理中。月度资金计划管理就是建立在预算管理基础之上并使之逐月落实的有效管理工具。预算管理系统依据资金管理系统中的存量数据及历史运营数据等信息来制定计划,在年度预算的基础上,编制月度资金计划,并将月度资金计划数据同步至资金管理系统,通过资金管理系统定期或不定期监控资金执行情况,提供预算执行预警。同时,资金管理系统完成支付后,会形成真正的资金执行数,反馈到预算管理系统,更新预算执行状态。
预算管理系统与会计核算系统对接,预算管理系统可以实现预算科目与会计科目的映射关系,会计科目由会计核算系统同步至预算管理系统会计科目库,会计科目实际发生数定期导入预算管理系统中;预算科目实际执行数返回预算管理系统中,扣减可用资源,同时会对预算数据及预算实际执行数据进行对比分析。由于不同企业对财务运营系统的使用程度有所不同,所以预算管理系统与会计核算系统的对接有不同的设计,企业可根据自身情况和需求设计集成细节,来保证从会计核算系统输入到预算管理系统的数据全面完整,以支撑预算管理系统实时的计算出可用资源额。
预算管理系统与绩效管理系统对接,将预算数据同步至绩效管理系统,对各责任中心(成本中心、投资中心和利润中心)进行综合考核与管理,考核各责任中心预算完成情况,责任中心的利润分配情况及对各责任中心的奖励、处罚措施。
预算管理系统与经营决策支持系统对接,能够为高层管理者提供直观的、仪表盘式的关键指标数据展示,动态显示预算的关键性指标数据及指标的实际执行情况,为管理层进行科学决策提供依据。
预算管理系统也可以与项目管理系统和生产管理系统对接,项目管理系统中项目概算的数据,可以直接从预算管理系统编制的预算中涉及项目的部分导入,从而实现预算管理与专项预算管理一体化。预算管理系统与生产管理系统的对接体现在预算中主营业务收入预算、生产预算、产品明细预算、材料明细预算和材料采购预算可以按照物料清单(BOM)自动展开。
预算管理系统的建设,实现了企业整体各个部门之间的预算管理,达到了企业内部有效实施资源预算及配置的目的,为企业进行有效的内部控制及长期发展提供了有力保障。
(1)全面支持公司战略。统一的信息化平台,使所有预算人员通过用户界面平台进行预算数据交换,并将数据通过多个数据模型仓库存储在底层的企业信息系统架构之上的数据库中,大大减少预算工作量,并有效地支持了整个集团公司的战略体系。
(2)为考核提供科学的数据支持。预算管理系统自动将年度预算数据按期分解,细化到每个季度或每个月,并可以通过本月的预算及完成情况,调整下月的预算值,从而通过有效的滚动预算的方式,实现对年度预算的调整,为绩效考核提供科学的数据支持。
(3)实现预算的及时反馈和修改。预算是一个自上而下、自下而上、多次反复调整的修改过程,从而实现各部门的资源分配最优化。采用信息化平台,可以利用用户操作界面的互动性,传递预算信息,使预算各部门之间能够及时沟通,从而及时进行修改调整。
(4)实现预算深入分析。预算管理系统采用动态分析方法,将预算与实际的差异层层分解到某个部门、某个预算人、某个预算指标,寻找出现差异的根本原因,进行深入分析。
Tips 预算管理对企业的管理价值
预算是一种系统方法,用来分配企业的财务、实物和人力资源,以实现企业既定的战略目标。
企业管理过程以战略规划为起点,包括战略规划、业务规划、经营规划、预算管理、过程管理、绩效管理以及考核激励,形成管理的闭环。其中,预算管理作为由财务部门牵头主导的重要工作,是企业管理循环中的核心内容,它向上连接企业战略和经营,向下连接企业考核和激励,在企业管理过程中发挥重要的纽带作用:一是进行资源的配置,将企业相对有限的资源的投放与企业的战略和经营相匹配;二是企业经营过程控制的基准,保证资源使用过程中不产生重大偏差;三是作为后续绩效考核和激励的基准。可以说,企业的管理以财务管理为核心,而财务管理则以预算管理为核心。
企业可以通过预算来监控战略目标的实施进度,有助于控制开支,并预测企业的现金流量与利润(安达信,《全球最佳实务数据库》,2001年)。美国著名管理学家戴维·奥利(David Otley)说:“预算管理是为数不多的几个能把组织的所有关键问题融合于一个体系之中的管理控制方法之一”(David Otley: Performance-a Framework for Management Systems, Management Accounting Research, 2010)。预算管理是现代企业整体管理框架中的重要组成部分,世界500强企业无一例外地把预算作为管理控制的工具和业绩评价的依据。
预算管理超越传统的财务预算管理范畴,是将战略规划、经营计划、预算编制、分析报告与绩效管理通过目标体系紧密相连、协调一致的管理过程(如图9所示),是衔接公司战略和绩效考核的重要管理工具。
一方面,预算是战略目标、业务规划和经营计划的细化和延伸,它是具体化的战略规划,是货币化的经营计划,以数字形式反映了企业在未来一年内的所有行动计划及其目标值。预算必须服务和服从于企业的战略目标和经营目标,并且要紧贴企业经营计划来设计和运行。另一方面,预算联接并支持着绩效管理,是企业与部门关键绩效指标的主要来源。科学的预算目标可以成为绩效指标的比较标杆,管理者可以根据预算的实际执行结果不断修正、优化绩效体系,因此预算是企业资源分配和绩效计量的重要工具。
预算管理是一个系统工程,它以战略目标为导向贯穿于企业价值的每一个环节,协助企业完成“做什么?”“怎么做?”“需要什么资源做?”“谁来做?”“做好了如何评价?”等关键问题,促进企业的全面管理提升。企业预算管理体系,一般包括预算的组织、预算管理流程、预算管理规范、预算模型及系统工具以及关键绩效指标体系等方面。预算管理体系(如图10所示)。
图9 预算管理在管理价值链中的示意
图10 预算管理体系
预算组织:完善的预算组织是预算管理高效运行的重要保障,预算组织效率的高低直接决定了预算工作的效率和质量。预算组织形式和企业自身的组织架构密切相关。一般来说,公司设预算管理委员会,负责预算管理及制度建设;财务管理部门是日常工作机构,负责预算编制的组织及预算的汇编工作;董事会是预算批准的最高权力机构;公司内各职能部门是预算管理的基本单位,负责本部门责任范围的预算编制和执行。通常,企业在预算管理实践中按自身的组织模式形成了金字塔型的预算组织架构,按照管理责任的细分,分别建立“总部”、“事业部/经营部”、“基层经营/职能单位”等多级管理架构。预算编制要组织与协调各部门共同进行。
预算管理流程与规范:预算管理流程与规范是预算管理有效性的保证,包括预算流程的确定、预算编制指导手册、预算管理程序文档等,通过流程、制度、规范明确责任,建立起预算管理程序,包括预算编制程序和预算执行控制程序。预算管理过程是上下反复协调的过程,不仅涉及面广,而且有先后次序及处理各部门之间关系的规定。预算程序流程、制度和规范的制定能够避免预算工作的混乱,达成较高的预算工作效率。
预算模型和系统工具:预算模型可以理解为资源配置模型,遵循“战略目标为导向,业务规划为指引,经营指标为输入,预期财务目标为约束,效率提升为要求”的原则,来支撑公司战略、业务规划以及当期经营。预算资源的配置不仅需要考虑能够带来当期收益的经营资金投入,还需要考虑能够为未来带来收益的战略资金投入。预算管理需要信息系统的支撑来提升效率。
预算关键绩效指标:预算考核是预算管理的最后一个环节,形成管理闭环。若没有预算考核会造成企业预算的编制与执行相脱离,重编制、轻执行,使预算失去其应有的权威性和严肃性。预算关键KPI基于预算目标,每个考核主体指定明确的负责人,形成落实到人、责权匹配的预算考核体系。
图11 预算管理过程示意图
从目的上看,预算是将企业的有效资源充分利用获得最佳利用效率;从职能上看,是对业务流、资金流、信息流和人力资源流进行全面整合;从内容上看,包括现金收支预算、销售预算、生产预算、各项成本费用预算、预计财务报表;从过程上看,则包括战略规划、经营计划、预算编制、预算执行与控制、绩效考核与激励(如图11所示)。
战略规划:是制定组织的长期目标并将其付诸实施。战略规划主要确定企业未来做什么和不做什么,决定企业未来的发展方向。战略规划主要考虑宏观经济、市场、客户、竞争者状况以及本企业市场份额增长等战略目标。
经营计划:经营计划明确企业在预算期内的发展方向、主要经营策略和工作重点,是企业战略规划在当年的继续、深入和细化。企业基于战略规划目标制定年度经营计划目标,并在此基础上结合市场预测和滚动预测确定年度预算目标。
预算编制:是一个既富有技术含量又充满矛盾和妥协的复杂过程。在确定年度目标的基础上,各部门根据工作计划、工作任务及资源需求,经过企业不同管理层级和环节的充分沟通和动态平衡,以经营收入、成本费用、现金流量为重点,形成一系列预算文件的过程。预算编制中各责任单位紧扣各个业务环节,形成战略规划、经营指标测算、资金预算、报表贯穿全程的预算编制过程。
预算控制:对企业实际运营发生的业务活动及资金支出进行控制,收集预算执行信息。预算目标在经营中如何贯彻落实,考验着企业的执行能力,而执行中严密的过程控制措施,则是预算顺利执行和企业快速反应的重要保证。企业的预算执行控制体系以季度滚动预算、月度资金计划控制为核心,按季度、月度实施,过程监控报告在执行和目标出现重要偏差的时候,通过预警机制,及时向管理层反馈。
预算考核是对企业内部各级责任中心的预算执行结果进行考核与评价,是管理者对执行者实行的一种有效的激励和约束机制。
可以看出预算管理有如下几个关键,一是预算管理是连接企业战略和执行的重要工具,是公司从战略规划到资源配置再到经营考核评价、责权匹配的管理闭环;二是预算管理是企业全面的业务计划与财务预算的结合;三是预算的编制过程是“自上而下”“自下而上”、企业全方位、全过程、全员参与的管理过程,需要几上几下,多次沟通与协调;四是预算管理离不开执行过程的监控、动态分析、调整及事后的考核。因此,预算管理在企业管理中重要且复杂,需要循序渐进、不断积累经验、提升企业预算管理水平。
预算管理的实施和落实过程,可以说是公司战略具体付诸实践的过程。预算通过细化企业战略规划和年度经营计划,是对企业整体经营活动一系列量化的计划安排。通过编制预算,将企业的战略规划和经营目标细化为各个部门、各个环节的具体工作目标和行动计划,从各方面确保企业战略目标和经营目标的实现,从而控制经营风险和财务风险。
(1)预算管理是公司战略的保障和支持。一方面,预算管理决定了资源的配置,确定了资源分配方案的目标。按照公司战略,其重点业务和核心部门资源得到了进一步的加强,确保核心业务的战略目标实现,突出了各个时期的工作重点。另一方面,预算管理的预算指标对经营管理层工作有着重要的指导作用,不仅仅是作为管理者工作的评价工具,更对管理者日常工作具有导向和指引作用。另外,预算管理还是对公司战略的检验。预算管理过程的动态循环,可以发现企业战略的不符合实际之处,然后加以修正,通过预算循环——发现不足——反馈——修正,再循环——再发现——再反馈——再修正,周而复始,确保了企业战略的合理性,并始终随着经营环境的变化不断发展。
(2)预算是确保当期经营目标达成的重要管理手段。预算以销售预测为起点,进而对生产、采购、成本及现金收支等进行预测,预算目标层层分解,过程全员参与。预算体系中包括企业收入、成本、费用,通过对这些因素的预测,并配合管理报告和绩效奖惩措施,可以对下一年度的实际经营水平进行日常监控与决策;通过过程预算控制以及绩效考核的管理闭环,确保当期经营目标的达成。
(3)预算有利于强化内部控制,降低经营风险。预算是企业管理层进行事前、事中、事后监控的有效工具,通过寻找经营活动实际结果与预算的差距,可以迅速发现问题并及时采取相应的解决措施,通过强化内部控制,降低经营风险;预算体系可以初步预计企业下一经营期间的经营情况,根据预算结果,预测其中的风险点,并采取某项风险控制点防范措施,从而达到规避与化解风险的目的。