学校数字档案室建设的思考

葛水文

摘 要：学校档案工作是学校工作的重要组成部分。档案数字化是信息时代下的大势所趋。建设学校数字档案室对学校保存利用档案信息，实现学校档案信息共享具有重要意义。本文围绕学校数字档案室建设，归纳了数字档案室的概念，论述了建设学校数字档案室的必要性，分析了当前学校数字档案室建设的现状，并提出了建议，希望对建设学校数字档案室有所借鉴。

关键词：学校；数字档案室；必要性；现状；意义

继2010年发布《数字档案馆建设指南》后，国家档案局又于2014年发布《数字档案室建设指南》，对档案数字化工作提出了新的发展要求，也为建设数字档案室指明了方向。学校档案工作是学校工作的重要组成部分，学校档案数字化也是数字校园的重要组成部分。建设学校数字档案室对学校保存、利用档案信息，实现学校档案信息共享具有重要意义。

一、数字档案室的概念

对于数字档案室的概念，档案界一直没有形成统一明确的定义。《数字档案室建设指南》中所称数字档案室，是指机关在履行职能过程中，运用现代信息技术对电子档案和传统载体档案副本等数字档案信息进行采集、整理、存储、管理，并通过不同类型网络提供共享利用和有限公共档案信息服务的档案信息集成管理平台。与传统档案室相比，具有档案资源“数字”化、档案实体“虚拟”化、档案管理系统化和信息传递网络化等特点。可见，数字档案室是指以电子档案传统载体档案副本为对象，以现代信息技术为手段，通过网络实现档案收集、整理、保管、共享利用的档案管理平台。它不仅是传统档案室的延伸和补充，更是传统档案室的发展和革新。

二、建设学校数字档案室的必要性

（一）现实需要

《全国档案事业发展十三五规划纲要》中提出，要加快档案管理信息化进程，持续推进数字档案馆建设，加快提升电子档案管理水平，加快档案信息资源共享服务平台建设。传统的以手工方式收集、整理、利用纸质档案的管理模式已不能适应形势的发展。加上学校档案逐年增加，档案室存放空间有限。档案数字化后，可把已形成数字档案信息的档案搬移至其他库房保管，不会影响这些档案的查阅利用。档案数字化也是学校电子政务和办公无纸化管理的要求。

（二）保存需要

灰尘、潮湿等自然因素会对纸质档案造成自然损害，而频繁地调阅利用和复印原始档案，也会对纸质档案造成人为的损害。电子档案，可以避免纸质档案因多次反复利用而造成损害，保护档案原件。特别是那些年代较为久远的纸质档案，因之前对档案保护的不重视、档案存放环境不理想、装订方法不科学等原因，纸张出现破损、发黄等问题，急需转换成电子档案便于日后的查阅利用。

（三）利用需要

实现档案数字化，利用计算机进行检索后，会大大提高工作效率和档案信息开发效益。使用统一的档案管理系统，可以使档案查阅利用打破地域的限制，实现档案信息数据的共享。打破地域限制，方便学校或个人查阅异地档案，有利于浙江省提出的“最多跑一次”改革措施的落实，符合十九大提出的“以人民为中心”的发展思想。建设数字档案室不仅要实现档案数字化，更是要收集档案信息资源，建立高质量的数据库，为数据的统计与编研服务。

三、数字档案室的发展现状

近年来，由于对档案管理工作的日益重视，在各地档案部门的要求下，学校逐步开始实施档案数字化，为建设数字档案室作了大量的前期工作。但是也因为流于形式、应付任务等因素，存在着很多问题。笔者经过调查，归纳如下：

（一）缺乏资金投入

学校作为教书育人的主阵地，仍把主要经费用于学校的教育工作上，对档案工作的支持力度相对较小。且档案数字化成本大，以笔者当地市场价为例，扫描一页A4纸需0.35元，每100万页档案扫描就需35万元，还需配备服务器、扫描仪等专业设备。若各个学校同时要求实现档案全文扫描，对财政经费是一个很大的压力。

（二）缺乏档案数字化加工和管理的统一标准

结合当前的相关建设情况来看，省级档案管理部门制定的地方标准是地方数字档案室建设的依据，未有全国性统一的具体技术标准。当前的《数字档案室建设指南》等是数字档案室建设和管理规范方面的规范和标准，过于粗线条，且不够具体，这不利于日后档案信息数据查阅利用的共享。

（三）缺乏专业的档案工作人员

档案工作本身较为枯燥，且不受重视，很少有人愿意主动做档案工作。很多学校的档案工作人员年龄偏大，不懂计算机、扫描仪等新设备的操作。有些经常换岗，没有系统地学习过档案管理，都是参照前人的做法，以前的档案是怎么做的，我也这么做。这就导致很多明显的错误都发现不了。

（四）缺乏对档案信息数据的实际利用

数字档案在教学与科研中的应用不够深入。很多学校的数字化档案在利用上仍然停留在宣传的层面，把花費了大量人力和财力的电子档案搞成形式主义，而忽视了其实际的利用功能。

（五）缺乏维护档案信息安全的技术支持

档案数字化对档案安全提出了新的挑战。数字化加工过程中的现场安全，档案卷宗安全、信息安全及人员安全等都是整个档案数字化的重要安全保障。档案管理系统使用局域网，也易存在网络漏洞，需要设备、硬件及人员等技术支持。

四、对建设学校数字档案室的建议

（一）结合实际 因地制宜

建设学校数字档案室不是一蹴而就的事（下转第80页）endprint