有效利用计算机网络技术开发档案信息资源

彭凯 宋秀珍

摘要 当今社会已经进入信息化时代，传统的档案信息资源开发技术已经满足不了现代人们越来越大的信息需求，随着科技进步日新月异的速度变化，计算机网络技术被广泛用于各个行业，同时也为档案信息资源的开发带来新的机遇和挑战，如何能够将计算机网络技术对档案信息资源进行有效开发满足现代人信息的要求，本文将从当前档案信息资源开发现状进行讨论，希望能够在以后对此项工作的展开提供参考。

【关键词】计算机 网络技术 开发 档案信息

在传统的档案管理中，信息无法集中在一起，处于分散状态，而且需要非常大的存储空间。而网络具有集中性。开放性、互动性等特点，人们可以通过网络实现“在家可知天下事”，运用网络对档案信息资源进行开发管理，不仅方便快捷、节省空间，同时也能更彻底的开发利用档案信息资源。

1 利用计算机网络开发档案信息资源的优势

1.1 建档及时性

在传统的档案信息收集中，都是有专门负责人员定时到各个部门进行采集，档案不能够及时更新，不具有及时性。现今档案信息收集工作由于計算机网络的广泛应用变得更加方便，负责整理档案的人员可以通过网络对档案进行采集、归档、更改、增减等，各部门可以将自己的档案进行整理，然后通过计算机网络传送到档案室，而档案室也可以将这些信息直接录入或者在网络上定期对各部门档案进行采集、归档，也可以为需要档案的人提供及时有效的，确保信息的时效性。

1.2 实现资源共享

由于网络具有开放性，负责管理档案的部门可以将各部门档案归纳整理，并在网络平台上分享链接，为查询档案信息和利用提供便利。方便快捷是计算机网络最突出的有点，各部门可以通过网络交流，节省用户的宝贵时间和各种繁琐的手续，以最简便、最省事的方式将事情办完，节省不必要的人力和物力，将工作效率提高的同时管理水平也在提高。

1.3 档案信息可以更好的服务社会

在传统的档案管理模式中，档案的使用率较低，主要是由于很多档案在同一个时间里只能给一个用户使用，其他用户在这个时间里是无法使用档案的。当社会进入信息化时代，计算机网络将这个困扰着用户和工作人员多年的问题解决，在确保档案能够安全和保密的情况下，在网络上上传丰富的档案资源，用户可以通过互联网找到自己所需的档案，并且不受时间地点的限制得到自己想要的信息。就目前档案信息管理部门来说，已经从传统的模式中转型，转变为一个具有开放性和互动性的交流平台，为了能够将档案信息收集的更加全面，需要跟各个部门之间保持联系，才能更好的为社会提供服务。

2 如何有效利用计算机网络技术开发档案信息资源

2.1 档案信息标准化

因为在网络中建立的档案信息资源具有共享性，所以档案管理人员要将各部门、各地区档案进行归总并建立标准化档案信息资源体系。建立标准的档案信息资源，可以对不同类别的档案资源进行整理，然后统一发至互联网上，供需要的用户利用。然而，无论是运用什么样的新技术，都会存在一些局限性问题，比如，网络档案管理的法律制约性相对较差或者随意删减等等，无法确保档案的准确性。所以，可以将答案信息进行传统与现代信息共存的形式，以电子文本、纸质文本和影像的形式，将信息进行整理共存，制定出完善合理的规章制度，以免出现人为破坏档案的情况发生，可以保证档案信息标准化的有效开展。

2.2 档案信息的安全性

因为档案中记载的向来是各个部分非常关键的工作内容和信息，所以，在网络上设立互动平台时，首先要确保档案信息的安全性，以免被不法分子盗取利用，否则必然要给各单位带来不必要的损失。因此，想要建立安全的信息管理，就必须要制定出明确、健全的管理制度，并且做到严格执行，对档案中的重要信息可以采取加密的方式，对信息进行保护，想要使用这部分信息的用户，必要要经过相关领导的审批和实名认证，用指定的计算机才能查看，计算机要设置高效防火墙、限制使用权限等等，及时对杀毒软件和防火墙进行升级，同时，记录重要档案的计算机要进行设置，不能上网也不能与其他计算机相互访问，当其他计算机中出现重要档案的相关信息，计算机以乱码的形式展示或者无法打开，总之，要通过各种各样的形式以免意外发生。

2.3 提高档案管理人员的自身素质

作为档案的管理者，要做到与时俱进，符合现代要求，要有科学的管理手段、先进的搜索方式。这就要从管理人员的自身素质和工作技能不断提高：

（1）管理人员要有爱岗敬业、服务人民的精神，对在使用、搜索档案的用户遇到的问题，要做到耐心解答，同时对档案的整理和更新要做到及时、细心。

（2）管理人员需要掌握档案管理中现今信息技术和设备使用能力，同时也要具备对信息的归纳、总结、整理的能力，在工作中将理论与操作相结合，熟练操作计算机，对于相关档案的计算机知识、网络技术、管理知识等做到随时了解更新，并应用到工作中，将自己的自身素质不断提高。

2.4 创新服务方式

由于利用计算机网络对档案信息资源进行开发不受时间和空间的限制，所以，在交流方式上也应该更加便利，各档案管理部门，可以推出自己的公众号并建立客服部门，让用户可以通过网络聊天的方式随时将问题解决。人们在网络上检索资料一般会通过两种方式阅读，一种是在线阅读，另一种是将资料下载，用户在线阅读档案检索和阅览，平台要提供丰富的资源，通过高效的形式，对不同需求的用户给予不同的信息方式。当用户需要下载档案，信息平台需要提供有偿下载问题的解决方式，统一实现档案的经济效益和社会效益。

3 结束语

总之，利用计算机网络对档案信息资源进行开发是必然趋势，也是目前的最佳途径，其优势明显可见。作为信息时代的信息管理人员应该做到随时更新自己的工作理念和工作方式，对工作持有热情态度，将信息管理工作尽量做完善并社会化，在为广大用户提供服务的同时，也将档案信息的使用价值提升。

参考文献

[1]孙晓琳，利用计算机网络技术开发档案信息资源[J].办公室业务，2014 （07）：149.

[2]杜娟.高校档案信息资源数字化建设与利用[J].卷宗，2016，6（06）： 246.

[3]鲜峰.计算机在档案信息化建设与管理中的应用[J].科技创新导报，2017 （06）：174-175.

[4]王晶.计算机网络技术在档案管理中的应用[J].办公室业务，2015 （18）：89.

[5]李志民，网络环境下档案信息资源的开发利用[J]，人才资源开发，2015 （14）：132-133.