人事档案的特点及作用探讨

李英子

摘 要：人事工作的宗旨是以人为本，人事档案是人才信息的重要载体，是组织人事工作不可或缺的工具，对人力资源开发利用具有重要作用。文章从做好人事工作的角度出发分析了人事档案的特点，包括现实性、真实性、机密性、动态性、全面性、原始性、流动性七个方面。同时根据人事档案的特点，对其作用进行探讨，以期为相关实践工作提供一些借鉴思路。

关键词：档案;人事档案;特点;作用

人事档案指国家机关、企事业单位在人事工作中形成的反映个人不同阶段人生轨迹的材料记录，由文字、表格等形式组成，包括履历表、自传、学历学位材料、职称评定表、鉴定考核、参加革命工作时间的认定、政审表、入党志愿书、奖惩记录、工资呈报表、毕业生就业报到证和体检表等，较为全面地反映个人经历、能力、品德等状况，具有重要保存价值和参考作用。人事档案管理工作指对档案进行收集、分类、整理、保存、提供利用等一系列活动。人事档案以个人为单元，内容有序排列形成专册，是历史地、全面地考察人才的依据，是国家档案的重要组成部分[1]，为人事管理做出了卓有成效的贡献。

一、特点

人事档案服务于人事工作，其性质决定了人事档案具有现实性、真实性、动态性、机密性、全面性、原始性、流动性等特点。

（一）现实性

人事档案是对所属人历史面貌和当前情况的如实客观反映，在人事工作中担当具有现实效力的辅助工具，在聘用、任免、调动等许多需要对个人进行综合考察的时候，查阅人事档案成为其中一个必要环节。在了解当事人工作日程表现及共事人员的评价外，通过对档案记载内容的查阅，横纵向全面了解被考察人的学习经历、专业技能、工作表现、德才能绩。此外，在制定人才需求计划和招聘标准时，人事档案也有一定参考作用，利于人事部门了解本单位人才总体状况，科学合理任用人才，充分发挥每个员工的能力。档案管理人员要积极收集新生成的有查考价值的档案材料，力图达到“见卷如见人”“卷如其人”。

（二）真实性

真实性奠定了人事档案工作的基石，人事档案的真实效力是开展人事工作的必要条件。档案材料是对个人履历的客观记录，如实反映个人面貌，从来源、形式到内容都需确保实事求是。档案横贯个人的一生，反映着个人成长经历，对求学、工作等都会产生直接且重要的影响，同时对组织选人用人具有重要参考作用。只有确保无虚假不实内容、客观公正，才能保证档案存在的价值，使其发挥应有的作用。真实性是人事档案赖以存在的基础，档案的失真威胁到其严肃性和权威性，利用价值被大大削弱，会影响人事工作中多个环节的顺利推进，包括岗位聘任、年度及聘期考核、薪酬发放、晋升提拔、职称评定、退休解聘等。如何规避对人力资源工作造成的负面影响，需要从源头把关，保证处理过程中的手续完备，杜绝与事实不符的内容，利于人力资源的优化配置和合理规划。

（三）机密性

当今时代背景下档案的巨大社会价值日益凸显，保密制度需要贯穿档案管理各个环节的始终，以确保档案资源的安全利用。人事档案分为干部档案和工人档案，二者都受到档案保密制度的约束和保护[3]。档案法及相关管理办法对于推动档案事业的发展、有效保护和利用档案都发挥了至关重要的作用。人事档案是个人基本信息的真实写照，于私具有隐私性，于公具有机密性，在一定时期内作为国家机密进行保存。因此在人事工作中要严格执行档案保密规章制度，维护档案的机密性，确保档案的安全利用。档案基础工作的制度化与标准化的建设利于档案的规范化管理，是维护档案保密性的前提工作，此外，寻找档案保密工作与人事服务工作的契合点是档案工作的重要课题。

（四）动态性

动态性指以实现个人信息的动态管理为目的，使档案随着个人社会活动和实践经历进行更新，与个人事迹保持实时一致，紧跟上时代的步伐，这与档案的完整性也是相辅相成的。人的一生是一个动态变化的过程，例如学历、培训、劳资、职位职级的变动。根据实际工作需要，信息材料的收集英尽量在时间纵向上進行覆盖，做到横纵结合，对档案进行补充、完善，如最新的培训结业表、挂职鉴定表、奖励证书，使得人事部门可以准确、及时地获取人才的情况。

另一方面，随着社会的发展和进步，人事管理也处于不断变革中[2]，相应的人事档案管理模式也面临调整，更趋于合理和完善，以适应新情况和新形势。档案的内容模块、分类方式、收集流程、利用机制也处于变化中，相应的档案管理制度也不断地进行调整与修订。

（五）全面性

人事档案具有全面性的特点，纵向上前后衔接，记录了过去和现在的信息，勾画出个人成长道路，横向上覆盖所属人方方面面的情况，包括考核、入党等材料。档案具有全面性才能保证充分体现人才的能力特长，利于人力资源部门全面了解档案人的情况，避免人才资源浪费，发挥优化员工配置的作用。如果档案内容过于单薄，在组织进行查阅时无法提供所需信息，档案的参考价值就会大大削弱。

档案部门需构建完善的档案的收集制度，在日常工作中要注意查找遗漏，平日各业务部门移交的散材料需及时归档，使档案尽可能的完善充实，使档案可以充分反映人才资源存量和人力资源结构，利于人才配置效率的提升。

（六）原始性

与图书、报纸、期刊相比，档案具有原始记录性的特质[4]。档案材料主要有两类形成途径：一部分由本人填写而成，后经组织人事部门认定后归入档案内，如干部履历表、年度考核登记表、自我鉴定、专业技术岗位分级聘用申报表等;一部分由业务部门生成制作并移交档案室，包括授予学位证明书、高校毕业生就业通知书、工资变动呈报表等。档案属于不可再生资源，纸质载体与字迹的不可分离性使得档案成为独一无二的存在，一些重要材料难以无法补回，因此实物档案的保护和管理日趋得到重视。

（七）流动性

随着我国经济的发展，各行业对人才的渴求日趋凸显，各单位积极引进高素质人才，人才的流动性增强，人事管理工作的动态性增加，与其有着密切联系的人事档案内容也处于动态变化中，以适应人力资源发展的需求。

档案管理的原则是档案跟随人走，当发生人员调动时，应避免档案滞留原单位，档案的调转工作需及时完成。“人档统一”便于人事部门工作推进，利于个人事业发展，避免出现人档分离、废档现象。

二、作用

人事档案承载着个人自然情况和社会活动记录，是人才信息整合的初始来源之一。由于档案自身的诸多特点，使得其在实际工作中具有广泛作用，日渐受到社会重视。

（一）利于人力资源优化配置

人力资源工作是从实际情况出发，对人才的筛选、组织、培养、调配、任免、考核等一系列活动。人事档案是人力资源管理工作链条上的一环，二者在目标上有诸多契合点。档案是人事信息管理系统的参考源之一，影响人力资源工作的实现效果。提高人事档案管理水平利于最大限度地发挥人力资源价值。

从微观角度对人力资源进行有效运用需要对人才进行个性化管理，充分了解、尊重人才的个性、专业特长、能力特点，做到扬长避短、知人善任。从宏观来看，人事档案对全面掌握本单位人才队伍现状提供信息支持，以期最大限度地实现个人价值与组织目标相统一。人事档案管理规范化、制度化是做好人事工作的必要条件，对于推进企事业单位科学制定人才政策和人才发展规划具有重要意义。

（二）为人事常规工作提供支撑

由于原始记录性的特殊属性，人事档案内容丰富，时间跨度大范围广，在三龄一历确认、定级转正、职称评定、调整岗位、干部任免、确定工资级别以及解决历史遗留问题时提供支撑材料。

人事档案为人事部门的常规业务提供第一手资料。如薪酬福利的发放与人事档案密切相关。新员工入职或工作调动时，人事档案要跟随当事人转入新单位，工资等级的确定在一定程度上依据对其档案记载内容的核定，如工龄、学历、奖惩等因素都会对薪资级别产生影响。关于工资政策的落实，如九三工资改革涉及的工龄、套改年限、特殊贡献的高套工资都有必要借助档案核实。

人事档案在员工考核中也发挥着作用，是了解当年或某一时期组织成员业绩表现的渠道之一，为工作情况的分析评估提供材料依据。在考核结果形成后，又会以纸质材料形式存入档案内，为日后工作备查。

职称申报要求中对参加工作时间、目前所处职称等级都有相应要求，人事部门在进行职称评定时，需要对相应人员的基本信息、資格情况进行审查，有时需要查阅档案信息。专业技术岗位申报时需要提供近年的年度考核表等支撑材料。

三、结语

人事档案是单位的人才信息库，其特性决定了其在人才管理中的重要作用。人事工作关乎企事业单位的发展，人事档案工作作为其中一环，是甄选人才、任贤举能的依据，同时为日常人力资源工作提供支撑。经济快速发展对人事档案提出了更新更高的要求，人事档案管理工作的复杂性和专业性日益凸显。我们要依据各项档案法、条例规定，不断提升人事档案工作质量，使其更好地为企事业单位发展、社会进步做出贡献。

参考文献：

[1]郑利.浅谈干部人事档案整理中存在的问题和建议[J].人力资源管理，2015（10）：227.

[2]李雪波.事业单位人事档案管理的重要性[J].青年文学家，2014（2）：28-30.

[3]孙伟.浅析事业单位人事档案管理特征与作用[J].黑龙江史志，2014（5）：107-108.

[4]桑毓域.如何认识原始记录性——关于档案本质属性的探讨[J].档案管理，2008（3）：28-30.