高速公路档案电子化实现路径探索

李 进

（陕西省交通规划设计研究院 陕西省西安市 710075）

高速公路档案的电子化管理，有利于提升档案管理工作的现代化水平，确保档案资料的作用得到真正体现。对高速公路档案电子化管理来说，其物质对象以档案资料、纸质和机读等形式为主，通过计算机收集、筛选档案，保证了档案资料的完整性与真实性。这样能够有效减少人力资源的浪费，提升了工作效率，节省了空间，有利于档案的查询与利用，为高速公路后续建设奠定了良好基础。

1 高速公路档案电子化管理的作用

1.1 满足档案管理需求

近年来我国高速公路事业发展很快，通常里程也日益增多，经历了单线、多线、区域网络和立体信息网络的发展过程。在高速公路勘探与设计过程中，形成的档案不仅数量多，载体也不一样，也让管理信息构成、传递、处理和储存发生了翻天覆地的变化。在此背景下高速公路档案管理模式也要作出改变，传统纸质档案管理模式将被淘汰，逐步实现电子化，才能满足实际工作需求，

1.2 满足工程建设要求

高速公路在快速发展过程中，前期的勘探与设计工作显得尤为重要，在日常工作中也会形成了一定规模的档案资料，只有保存好高速公路勘探与设计资料，才能让后期建设工作得到可靠资料，有利于整个高速公路工程建设的顺利进行。对传统纸质档案来说，已经难以满足快节奏、高效率及多线程工作需求，需要在建档与管理上实现电子化，从而真正建立起完善的信息支撑体系。

1.3 满足行业监管要求

高速公路勘探与设计是一项复杂和难度较高的工作，在实际工作中会产生大量的高价值资料信息。对高速公路勘探与设计单位来说，在开展工作中会形成类型丰富、数量庞大的档案，需要重视做好档案管理工作，确保充分发挥出其应有价值。为了保证高速公路档案得到有效管理，需要尽快实现电子化，从而保证管理效能实现提升。

2 高速公路档案管理工作存在的问题

2.1 对档案电子化管理认识不到位

当前高速公路事业的快速发展对档案管理工作有了更加严格的要求，然而相关单位却没有意识到这一点，认为高速公路档案发挥的作用有限，不能直接带来经济效益，因此在档案管理工作上投入的时间与精力较少。因为思想理念上存在偏差，所以高速公路档案管理工作难以取得预期效果，尤其是档案电子化建设进程缓慢。档案管理部门应该提高重视程度，尽快消除错误的发展观念，跟上时代发展步伐，在思想理念上进行更新，特别是要注重档案电子化管理。这样才能真正履行好自身职责，将高速公路勘探与设计等档案的价值最大限度发挥出来，促进高速公路事业的进一步发展。

2.2 电子档案管理制度不完善

虽然现阶段在高速公路档案中实现了电子化管理，然而实际效果却不理想，主要是缺乏完善的电子档案管理制度，档案管理人员思想意识落后，没有及时收集、整理和保存高速公路电子档案，时间一长容易出现遗漏、丢失的问题[1]。此外，档案管理人员也不了解电子档案管理制度，工作上显得不够规范，而单位的宣传力度也很薄弱，不能将电子档案管理的标准合理确定下来，从而难以符合高速公路档案电子化管理的要求。

2.3 档案管理软硬件更新不及时

高速公路档案电子化管理涉及方方面的事项，与多个部门密切相关，且这些工作在技术和设备等方面有较高要求，从实际情况来看，由于档案管理软硬件更新速度慢，导致难以满足高速公路档案电子化管理的要求。由于高速公路部门在思想上重视程度不够，因此投入的资金很少，不能尽快将计算机、扫描仪、除湿柜等现代化设备配置齐全，也无法将网络信息技术的作用发挥出来，影响了高速公路档案电子化管理效果。

2.4 电子档案保存安全问题

在高速公路档案电子化管理中，还面临着如何保存的问题，主要原因网络技术、数字环境等对电子档案管理影响很大，且存储载体、软件服务系统和电子设备技术等也是关键因素。对高速公路档案电子化管理来说，资料存储载体较为脆弱，且载体存放环境上要求也很严格，天气、黑客攻击和网络病毒等都会威胁着储存载体的安全，且难以复原。因此，如何加强对电子档案的保存管理，也是我们需要重视的问题，这关系着高速公路电子档案的完整性与可靠性。

2.5 档案管理人员素质偏低

为了保证高速公路档案电子化管理顺利实现，档案管理人员应该具备较高的素质与能力。但是从实际情况来看，很多档案管理人员在工作上显得比较疏忽，未将岗位职责履行到位，从而引起的很多问题[2]。对此应该注重提升档案管理人员专业能力与道德素质，为高速公路档案电子化管理效率的提升打牢基础。对档案管理人员来说，应该掌握丰富政治理论，具备较强的技术水平，尤其是在高速公路档案电子化建设背景下，更对档案管理人员提出了更高要求。但是在高速公路档案管理中，相关人员的专业素质还有待提升，这点我们应当引起重视，解决档案管理人员的能力与素质问题。

3 高速公路档案电子化管理的策略

3.1 高度重视档案电子化管理

随着科学技术的快速发展，现代信息技术在各个领域得到了广泛应用，也对高速公路档案管理工作提出了新的要求与标准，这要求我们提高对档案管理工作的重视程度，加快电子化建设步伐，才能避免高速公路档案管理陷入边缘化境地。在新的形势下高速公路档案管理工作也需要紧跟时代发展脚步，传统档案管理模式显得非常死板，灵活性也不强，与档案电子化管理方式相比优势不明显。对此我们应该充分认识到高速公路档案电子化管理的重要性，尽快转变自身的思想理念，消除以往错误的观念，保持积极的工作态度，采取有效措施实现高速公路档案的电子化管理。这样有利于提升档案管理工作在高速公路事业上的地位，真正将档案资料的作用发挥出来。

3.2 健全电子档案管理制度

在高速公路档案电子化管理过程中，需要建立完善的档案管理制度，方可实现电子档案管理工作的规范、有序开展，也为单子档案信息的安全与完整提供了可靠保证。对高速公路档案来说能够进行全程电子化管理，这需要我们明确各个人员的职责，将档案的收集、整理、归档和利用等职责明确下来，让每个部门与人员都有清晰的责任[3]。通过采取这种模式，才能让高速公路档案电子化顺利实现，也能进行统一、规范管理，为高速公路事业的发展提供可靠资料，防止在档案信息上发生严重的错误。

3.3 加大投入，将软硬件配置齐全

对高速公路勘探与设计过程中形成的各种资料来说，都要通过电子化的形式进行保存，电子档案在整个高速公路事业上具备重要的作用，只有实现了对高速公路档案的电子化管理，才能提升各项档案资料的完整性与可靠性。对此我们应该在高速公路档案电子化管理中增加资金的投入，将所需软硬件配置齐全，确保电子档案管理工作顺利开展。同时还需要运用网络技术，利用计算机查询与利用高速公路勘探与设计档案，也便于有价值的信息得到共享，更好的为高速公路后期建设奠定良好基础。此外，还需要配置相应的网络安全软件，主要包括数据加密技术、防火墙技术等，提升高速公路电子档案的安全性与可靠性，防止电子档案信息发生丢失与泄露等问题。

3.4 加强电子档案保存工作

在高速公路电子档案保存工作中，需要将归档工作做到位，提前进行备份，采取专机和备份制度。对于重要的高速公路电子档案，其储存载体保存至少需要两份，并运用分布式双机备份的方式，这样解决了档案管理人员操作失误、电子档案储存载体遭到破坏等引起的电子档案丢失的问题[4]。此外，在高速公路档案电子化管理过程中，还要运用电子归档与传统纸质档案并存的管理模式，这样不需要两种管理系统，只需要在纸质档案上将电子档案存放地点注明，并在电子档案中注明纸质档案所放地点，确保两者保持一致。通过这种方法，可以有效解决保存问题，让高速公路电子档案管理工作更加安全，便于今后的利用。

3.5 提升档案管理人员综合素质

为了真正实现高速公路档案的电子化，需要档案管理人员具备丰富的理论知识，掌握各种现代化技术与设备的应用方法。对此高速公路部门应该加大对档案管理人员的培训力度，让他们学习到更加先进的知识与技术，从整体上提升档案管理队伍的能力与素质。同时还要面向社会招聘优秀人才，为高速公路档案电子化管理奠定良好的人才基础。同时对于档案管理人员来说，也要主动更新思想观念，加强学习与实践，利用空闲时间认真学习与思考，不断提升自己的档案电子化管理能力。这样才能保证高速公路档案电子化管理工作高效开展，也能实现预期的目标与效益。

4 结语

总之，高速公路档案电子化管理涉及事项多、内容杂，需要多个专业与部门配合与协调。在社会发展与进步过程中，办公自动化、无纸化和信息电子化等发展，档案电子化管理逐步在各个行业与领域渗透。在高速公路勘探与设计档案管理过程中，也需要尽快实现电子化，这要求我们提高重视，增加投入力度，完善档案电子化管理所需设备。同时要加强培训工作，提升档案管理人员素质与能力，从而真正实现高速公路档案电子化管理，确保将各项档案资料的价值真正体现出来。