知识管理导向下医院档案管理体系的构建研究

(长春市健康教育中心，长春市医学考试中心，吉林 长春 130000)

1 知识管理导向对医院档案管理产生的作用

现如今，知识管理作为新型的管理模式被各行业所应用，如果在医院的档案管理体系中融入了知识管理，无疑会进一步完善医院的管理机制，知识管理模式与档案管理方式相结合，标志着医院管理模式的创新，且这种创新的作用主要表现在如下几个方面。

1.1提升档案的利用价值：在传统的档案管理方式中，档案管理的工作人员只是对档案进行简单的收集、整理、分类等工作，对于档案所能应用的价值却一无所知，只是把其作为各项资料内容的“收容夹”和数据显示的“账本”，而到了其被应用的时候，查找的过程也极其麻烦，还有可能造成档案丢失的现象。所以如果在进行档案管理的过程中，融入知识管理的方式，就会大大改变这一现状，明确档案的各项内容的同时，也对其进行良好的管理，充分发挥其能被利用的价值。

1.2显性内容的管理：医院档案中的显性内容就是医院的工作人员针对一些病例研发的治愈方法，以及医学实验，包含了各种医疗知识，可以说是凝聚了各医疗人员的智慧。这种档案为医院以后的医疗方式的改进以及医学技术的创新都会提供一些重要的帮助，而档案中的一些图像、照片、理论就会为其提供改进和创新的依据。所以以知识管理为导向的管理模式，可以很好完成这部分内容的管理工作，明确这部分显性资料的价值，也可以为后来的医疗人员提供学习的内容，提供病例治愈的实例，丰富其知识的同时，也能进一步提升个人的医疗水平。

1.3隐性内容的转化：所谓的隐性内容就是当代医疗人员尚不明确的医疗内容，其中包括先进的医疗知识和医疗技能，比如说诊疗技巧和临床经验等。由于个体间存在不同，所以其处理问题的方式也不同，这种不同表现在医学上就是个人针对各项疾病的处理方式和各项手术的操作顺序的不同。在这部分档案里有些知识是可以直接被应用的，也是被称作显性内容的，而有些东西是不能直接被应用，需要相关的工作人员对其进行研究和改善才能在被应用，这就使所谓的隐性内容。所以加强档案管理体系中知识管理方法的应用，就可以进一步发掘档案中的隐性内容，通过不断的钻研，也可以把这种隐性内容转化为显性内容被应用到医学问题的解决方法中，这样才能更好发挥档案自身所具有的的价值。做好医院档案管理工作可以进一步加强档案的利用率，改变原有的管理方式，避免把档案当成附属品和“废纸”来对待，改变医疗人员对档案的态度，要知道一切的知识都是从“实践”中获得的，医院的档案中不乏“实践真知”，所以做好档案的管理，就是在为医院医疗技术的提升提供先进的理论支持和技术支持。

2 如何构建知识管理导向下的医院档案管理体系

分析完了知识管理导向下，可靠的档案管理工作理念为医院的发展带来的重要作用，那么如何构建以知识管理为导向的医院档案管理体系就是接下来本文所着重分析的内容，要想构建此种体系就应该从这几方面入手。

2.1完善知识管理机制：管理机制包含了管理模式和管理制度，所谓“没有规矩不成方圆”，要想保证知识导向型的档案管理工作有序的进行，就要进行机制的划分和制度的确立，但是机制的确立也要以机制中的人为主体，要充分的尊重机制中“工作人员”的地位，才能保证机制运行的有效性，才能确保制度应用具有合理性。所以完善知识管理机制，就要从“人”这一角度入手。首先就应该加强档案管理人员的知识培训，使其充分了解各个档案的医学价值，才能确保重要档案在进行管理的过程中不会出现损坏、丢失的现象，此外也要加强对各科室和各医疗人员的管理，让其在根据档案进行知识的探讨和交流的同时，也要保证档案不会被其损坏，避免其使用的过程中降低档案的应用价值。其次就是优化档案管理人员的职能，不能只让他们作为“档案”守护者，还要让他们成为档案的管理者和搜集者，对于档案的各项内容，在根据医院下达的指令进行管理的同时，档案的管理人员也要对档案的内容进行结构上的优化，对档案进行等级和覆盖范围的划分，只有加强他们手中的职能，才能让他们的管理工作做得更加出色，也可以进一步方便档案的管理。最后就是实行相应的奖励机制，对于出色的档案管理人员应该进行薪资待遇的补偿，如果工作内容相同，薪资待遇相同就很有可能打消优秀管理人员的工作热情，这对档案管理来说是不利的，所以相应的薪资奖励制度的实施是有必要的

2.2做好档案文化的宣传：以知识管理为导向的医院档案管理工作，在进行档案管理方式创新的同时，也要打破传统档案管理的模式。传统的档案管理模式下，档案中的知识内容只是掌握在部分人的手中，对档案中的相关知识也只有一部分人才懂得应用，所以在这种模式下，档案中一些先进的知识理论就没办法发挥出其自身的巨大价值，所以对医院的贡献也比较小，贡献的范围也比较狭窄。所以要想对档案实施知识管理模式，就应该打破这种管理的现状，就要做好档案文化的宣传，争取让医院的工作人员进行“全民参与”的“活动”，让医院的工作人员了解档案中蕴含的价值，让他们觉得“医学档案”可以当成“医学教材”来使用，在档案中寻找上一代医学工作者的医学经验和医学治愈理论，结合现代的医学要求，将两者进行对比，找出新旧医学理论中蕴含的优势，才能进一步提升医学工作者本身的知识含量和技术含量。此外在进行档案文化管理工作的同时，也要为医学工作者提供培训的机会，培训的内容可以根据档案中原有的、已经治愈的罕见病例进行培训内容的设置，以此观察医学工作者的工作能力，也可以对其做进一步的培养。也好引起他们对医学档案的重视，只有这样才能扩大档案应用的价值，能被医学工作者充分利用的同时，也能为医院创造更多的经济效益和医学价值，提升医院的医疗水准，扩大其知名度。

2.3对档案进行信息化管理：科技的发展在为各行业提供了先进的技术支持的同时，也改善了原有的管理方式，为管理工作提供了便利。所以对于医院档案管理工作来说，要想对其进行知识为导向的管理，就要加强科技的运用，即电子计算机程序的应用。对于档案的管理，如果还停留在纸张收集和文件的内容整理上，那说明管理方式已经落后了。现如今如果想确保档案信息在快速传阅的过程中不会丢失，就要应用计算机的信息管理程序。先进信息管理程序不仅能为档案管理人员带来工作上的方便和快捷。对于原有的档案信息通过微机扫描输入到电脑档案中，在对档案进行备份管理，也可以对不同内容的档案进行分类。另外为了确保档案不会丢失，工作人员在档案查看的同时，要输入自己的工作编号，计算机在进行信息登录，对档案的查阅人员和查阅日期做好相关记录，也就是所谓的档案“调动管理”，这样才能保证在各个人员查阅的时候，不会出现错乱的现象，才能使工作人员注重档案的保护，增强他们档案管理的责任心，实现“全民借阅，全民负责”。这种管理方式比较类似于图书馆的书籍管理方式，只是，档案的借阅没有归还这一流程，因为医院的档案多是进行原件备份的，而所谓的原件备份也可以是“纸张”档案的备份。

2.4加强知识档案的分类管理：对于医院档案来说其中包括知识产权档案，期刊档案以及医疗信息档案等，其中涉及的内容不同，为医院和工作人员提供的资源也不同，所以在进行档案管理的过程中，应该对这些不同的档案进行分类的管理，这样才能更加方便医院工作人员的查阅，针对不同工作人员的不同工作需要，提供不同的信息支持，也方便档案管理人员对这类知识档案进行管理。在进行档案收集的过程中，可以把档案信息进行类别的划分，形成完善的、统一的档案管理体系，这样才能保证档案管理工作的整体性和有效性，使档案中蕴含的信息更加全面，为工作人员提供更加可靠的信息依据和数据分析理论。保证各科室、各类型的医学知识档案都能被完好的收藏，也可以为医学知识的交流提供更有利的理论支撑。

由于各医院的发展情况不同，其档案涉及的内容也不同，所以在实施以知识管理为导向的档案管理措施的时候，要充分的考虑到本医院的发展现状，根据医院的医学发展需求进行档案知识的宣传和管理，才能保证档案管理工作能够为本医院的发展提供有力的条件和发展机遇，使这项管理工作不会成为医院管理体系中的附属品，才能发挥其应有的价值，否则，新型档案管理体系的构建意义就会不大，还有可能为医院造成财政支出的负担，起反向型的作用。无论对那种内容进行管理，其初衷都是为了更好的促进行业的发展，所以在明确目标的同时，也要采取合适的手段，这样才能达到应有的管理目的。