加强高等学校档案管理信息化建设的探析

■ 孙吉荣

德州职业技术学院 山东德州 253000

前言

高校档案就是投身到教学、科研、管理、基本建设等教学活动，直接形成的对学校、社会与师生员工具有保存价值的不相同文字、图表、声像等不一样的形式、不一样载体的历史记录。高校档案是对学校的发展历程进行的记录与反映，是对学校教育质量与管理水平进行评估与衡量的关键依据。当今社会已经进入大数据时代，档案管理的数字化是高等学校信息化建设发展的必经之路。

1 高等学校档案管理信息化的意义

在学校档案行政管理部门的统一规划与组织下，在进行管理档案中，先扫描同时进行加工处理档案，借助现代信息技术，进行管理、利用、统计与开发档案信息资源，设立档案资源信息库，做到档案的管理信息化，更好利用档案，这就是高等学校档案管理信息化。在高校档案管理服务质量上，档案管理水平上，档案管理工作效率上都能起到更好的提高作用，能更加方便且快速和更高效地服务于学校的管理、教学、科研。作为高等教育信息化建设的不可缺少的组成部分，档案管理信息化成为高等学校的更加完善管理更科学的体现。为了能更快发展高等学校档案事业，在档案信息的数字化、档案管理的科学化、信息服务的网络化上，高校档案管理的需要加快速度。

2 高等学校档案信息化管理期间存在的问题

2.1 没有足够重视，不健全的管理体制

比较于教学、科研等工作，高等学校的档案管理工作通常被看做不是主要的工作。无声无息，不张扬是档案管理形成的工作方式，学校和领导通常不是很重视档案的工作。在宣传档案上的强度不够，不少人认为纸质就是档案。当代将档案管理的领导机构与工作人员分配到高校档案馆（室），然而档案管理、人员配置的具体制度上存在缺陷，导致档案管理工作目前主要内容是收集和记录表面阶段，低效率管理和利用档案，赶不上当代信息化校园管理的脚步。

2.2 缺少投入经费，基础设施配备不全面

现代已经进入信息化时代，档案的载体呈现出各种各样，档案资源的信息化趋势也越来越强。在当代办公的基础上，需要将信息化技术引进来，然后管理需要系统化。即使将计算机、复印机等基础的档案设备分配在高校档案馆（室），然而对于信息化资源管理、利用的需求是不能达到的。缺少投入档案管理工作经费，造成缺乏档案管理系统软件、扫描仪、数据处理等设备，造成档案资源的信息化、网络化管理不能成为现实，档案工作还是停留在原地。

2.3 缺少档案信息化领域专业人才，信息化技术力量不雄厚

现阶段，多数是兼职人员、转岗人员从事高等学校档案员，和专业不相符合，造成高校档案人员具有的系统的档案与信息技术专业理论知识与技能并不突出，阻碍了进一步提高管理档案的水平。纵使扫描原始纸质档案材料，然而在进行处理数据与管理数据库上的速度无法保持一致，不能进行科学合理地进行管理，对于高等学校档案信息化发展的需求不容易实现。

3 加快高等学校档案信息化管理的策略

3.1 增强认识高等学校档案管理，对档案管理制度进行建立、健全

作为学校发展的重要组成部分之一的高校档案管理工作，对于档案管理工作的重要性，高等学校领导在认识上需要进一步提高，在宣传力度上也需要进一步提高，对于管理高校档案的工作需要引起重视。在党委或校长领导、档案行政管理部门管理与各学院、部门积极参与的三级管理目标责任制需要进行建立起来，实现“三纳入”“四同步”，在学校计划和规划、管理制度、相关人员的职责范围内涉及到档案管理工作。建设信息化校园中涉及档案信息化建设，建立长效机制，保证建设高校档案馆（室）的发展能更长远。

3.2 提高投入经费，提高建设档案管理的硬件设施

在某些高等学校档案管理的相关办法中提出了明确的要求：要将档案管理现代化、档案信息化所需的设施设备分配到档案机构中，需要专门建立专项经费，为了能快速建立数字化档案馆（室），保证档案信息化建设的速度能和学校的数字化校园建设的速度一致。在提高高等学校档案信息化建设上，需要提高投入经费，设置好档案管理信息化管理系统、计算机、扫描仪等现代化硬件设备，另外，为了能顺利开展档案信息化建设需要适时升级、更新换代多媒体设备。

3.3 对档案员队伍进行优化，提高信息化技术力量

在开发高校档案人力资源上，引入人才，并增强培训，将拥有专业的档案管理知识，同时掌握计算机数据库建设的复合型人才引入到档案员队伍中，对现有的人才结构进行改善。另外，对现有档案业务骨干要加强培训，多鼓励，营造更好的学习氛围，使档案员队伍的业务水平和综合素质能继续提升，培养出一批复合型人才。档案管理信息化建设的重要基础就是加大建设数据库。首先需要建立档案文件目录的数据库，其次对于档案的数字化工作进行开展，最后就是设置高质量的全文信息资源数据库，使档案的信息化管理得以实现，这就是三步走战略。

4 结语

在高校中，管理档案是一项系统化的工程，牵涉很多方面，例如学校的教学、科研、管理、师生服务等。对于档案管理的观念需要继续更新，需要更加注重和投入高校档案工作，将档案专业和信息化技术人才积极引入到其中，进行科学布局、科学筹划、协调发展，推动高校档案管理工作更好地发展。