提升高职院校办公室管理服务效能的路径探析

■ 张江涛

宿迁泽达职业技术学院

前言

高校的办公室部门是学校重要的管理部门，为了保障学校各项工作的有序进行，需要提升办公管理的服务效能来改善学校的服务质量。当前，在高职院校的办公室管理工作中仍然存在一些问题，需要学校方面采取正确的管理措施来提高办公室管理的服务效能，保证学校各项管理工作的高效运行。

1 提升高职院校办公室管理服务效能的意义

1.1 高职院校办公室管理的现状

当前，一些高校管理人员的服务意识有待提高。由于学校办公室管理的工作较为繁杂，某些管理人员没有运用创造性的服务意识开展管理工作，使办公室服务处于被动状态，不会主动的处理事务，导致管理工作的效率低下。同时一些学校缺乏完善的岗位责任制度，导致办公室的工作人员不了解自身应完成的工作内容以及自己的岗位职责。在工作中易出现拖延、混乱的问题，当出现紧急事务需要处理时也不能够采取正确的做法加以解决。此外，由于信息技术的快速发展，许多高校的办公室管理已经逐渐朝着信息化的方向发展，此种利用网络技术平台进行办公室管理的方法对管理人员提出了更高的要求，一些管理人员自身的综合素质较低，缺乏责任心与为人民服务的精神，同时也没有熟练地掌握计算机技术，导致办公室管理工作不能够高效地进行。

1.2 提升办公室服务效能的意义

高职院校不断地提升办公管理的服务效能是保障学校得以稳定、长久发展的必要途径。办公室管理的工作主要是协助学校领导开展校园建设的各项活动，并且办公室承载着联系上下级、协调各学校部门的作用，是学校重要的运行枢纽。此外提升办公室服务效能可以更好地协调各部门之间的职责权限，有序地组织各项工作的落实。

2 提升高职院校办公室管理服务效能的具体途径

2.1 增强管理人员的服务意识

办公室管理工作的目的是为了给师生提供更好的服务，为学校培养人才、顺利进行科研等工作提供有力的保障。因此提高办公室管理服务效能首先要增强办公室管理人员的服务意识，要求工作人员树立为人民服务的意识，及时了解老师与学生真正的需求，进而明确办公服务的内容，切实地为老师与学生提供高质量的服务，保障学校各项政策的顺利落实。此外，办公室的办事窗口是体现学校形象的重要场所，工作人员要秉承着热情有礼、勤于奉献的原则友好地接待办事人员，并且不能有拖延、推脱之心，将各项工作按时、按要求地落实到位，保障学校各项科研工作的顺利进行，进而提高办公室的服务水平。例如学校可以在办公室的墙壁上贴上“全心全意为人民服务”“用微笑待人”等标语，使工作人员在潜移默化中提高自己的服务意识。

2.2 完善办公室管理制度

完善办公室管理制度是有效提高办公室管理服务效能的重要内容。在学校完善办公室管理制度的过程中，首先要结合学校的实际情况与发展目标来制定出具备适应性与科学性的管理制度，在办公室管理制度中要明确各个岗位的工作内容与职责，并规范办事流程，以保障办公室管理的各项工作都能按照相关规定进行办理。并且要将办事流程发布到学校的官方网站上，让所有的师生与管理人员明确相应事项的办事步骤。此外，要明确岗位责任制度。为了提高办公室工作人员的责任心与积极性可以引进相应的考评机制。将办公室各项工作落实到位，充分发挥工作人员在岗位中的积极作用，最大限度地提高办事效率。在进行服务效能的考评机制时，学校要定期组织办公室管理人员对考评结果进行总结与反思，对考评结果不理想的工作人员进行一定的惩罚，同时对表现优异的管理人员给予奖励，有效地提高工作人员的工作效率，促进各项办公室管理工作的高效开展。

2.3 提高管理人员的综合素质

办公室管理人员的综合素质直接影响了办公室管理工作的质量，因此，为了有效地提高办公室服务效能，需要加强对管理人员的培训。对管理人员的培训内容要包括以下两个方面：一是帮助工作人员加深对自己工作内容的认识，提高业务水平，并积极学习国家或学校颁布的有关学校管理的政策或制度，丰富自己的知识储备，以便更好地完成办公室管理的工作。二是要增强服务意识，转变工作观念，切实地为老师与学生提供各项服务。工作人员通过这两项内容的学习可以有效地提高自身的综合素质，进而提升办公室管理的服务效能。

2.4 加快办公室管理的信息化建设

现阶段，高职院校的办公室管理已经具备自动化与信息化的特点。利用计算机与网络技术可以为老师与学生提供更加全面、高效的服务。同时，办公室的自动化管理还可以减少人力、物力的消耗，极大地提高办事效率。为了加快办公室信息化的建设进程，需要管理人员具备熟练应用计算机与其他硬件设施的能力。因此，学校要定期组织管理人员参加有关计算机办公软件的学习，学会通过邮件、网络平台等信息化工具进行高效的办公。高职院校的办公室管理人员可以通过网络平台增加与师生之间的交流，及时了解师生对学校管理工作的意见与建议，进而改进办公室的管理工作，同时还可以通过网络平台发布有关学校各项工作的信息，使全体师生及时了解学校的动态，便于办公室管理工作的顺利开展。因此高校的办公室管理方式正在朝着多元化的方向发展，管理人员要紧紧围绕为人民服务的理念，将学校管理的各项工作进行合理的规划与落实。

3 总结

综上所述，高职院校应从完善办公室管理制度、提高管理人员的综合素质、创新办公室管理的服务方式等几方面入手来有效地提高办公室管理的服务效能。同时要落实好相应的监督机制，以保障办公室管理的各项工作落实到位，进而促进学校各项工作的有序、高效进行。