浅析大数据背景下的档案管理工作

张月利

摘要：基于大数据时代背景，对档案管理工作带了新的机遇和挑战，档案管理工作需要紧跟时代发展潮流，及时转换档案管理思维方式，建立起有效的档案管理体系，使得档案管理工作能够充分运用大数据的优势，取得新的发展

关键词：大数据;档案管理;应对策略

随着信息技术的发展，大数据时代已经到来。我们要强化信息资源的共享与交流功能，充分利用档案信息的价值与作用，利用互联网技术加强档案管理的管理力度，逐渐建立起有效的档案管理体系，使得档案管理工作能够充分运用大数据的优势，取得新的发展，为我国教育、文化事业的发展做出更加积极的贡献。

当今社会，人们运用云计算、手机、电脑以及分布在世界各地的传感器，使得大数据的出现与发展成为了现实。在由维克托·迈尔·舍恩伯格和肯尼斯·库克耶编写的《大数据时代》中最先提出了“大数据”一词的概念。而所谓的“大数据”是指采用全部数据进行分析处理，而不是简单地采用部分数据进行随机分析或抽样调查。

大数据有四大特点，（1）大数据的数据体量非常巨大（2）大数据的种类多种多样（3）大数据的处理速度极快，在大数据中有“1秒处理”的定律（4）大数据的前面几个特点发挥出了它应有的优势，能够带来很高、很大的回报价值。

传统的档案管理方法，一般采用的是文字記载的形式，这种形式非常容易丢失，所保存的档案数量也往往受到过多限制。传统的档案管理非常不方便，档案保存的水平比较落后，而在大数据背景下，都可以得到极大的提高和改善。

首先，大数据提升了档案保存质量

在大数据时代之前，传统的档案管理是以纸质形式进行保管，这种保管方式风险比较大，尤其是对于一些比较重要的档案，在长时间的保存过程中很容易因为潮湿等情况造成字迹的模糊或纸质老化现象，影响到档案的查阅。而大数据时代则改为了基于大数据平台上的云盘、硬盘等储蓄方式，这些方式有效提升了档案的保存质量，延长了档案保存时间。

其次，提高了档案管理工作效率

传统的档案管理是依靠人力对档案资料进行整理和归纳，档案管理工作将会变得非常耗时耗力，在一定程度上增加了档案管理成本。而在大数据时代下，档案是记载于数据平台上的，通过信息技术的应用可以高效地处理相关的信息数据，且这样整理出来的数据出错率非常小，大大提高了档案管理工作效率。

再次，降低了档案管理成本

随着社会经济的不断发展，档案管理数据量也在不断地增加。由于档案需要长时间的保存，因此对于纸张的要求较高，且档案占用了大量的存放空间，加大了档案管理成本。通过大数据可以对档案以数据的形式进行保存和处理，在节省存放空间的同时可以减少档案纸张的使用，降低了档案管理成本。

因此，人们完全可以利用大数据进行档案管理，发挥大数据应有的优势，妥善管理好大数据，为人类社会留存更多的可参考的数据资料。

2大数据背景下档案管理面临的机遇及挑战

2.1合理配置档案管理工作在大数据时代背景下，档案管理工作也要抓住发展的机遇，适应时代发展的潮流，通过大数据进行档案管理，可以有效的提升档案管理质量和水平，优化档案管理制度，降低相档案管理成本。

2.2随着时代的发展，信息数据出现爆炸式增加，对档案管理工作提出了巨大的挑战。大数据技术的应用，时常会出现数据残缺、泄露、被改写的情况，加之档案管理工作涉及到的内容比较多，工作量十分庞大，也对档案信息的管理人员提出了更高的要求，档案管理人员的专业素养不够是目前制约档案管理发展的主要问题，很多从事档案管理工作的人员管理理念落后，不能适应全新的档案管理模式。大数据时代背景下需要专业素养更高的人从事这项工作。

2.3大数据时代背景下信息存在安全隐患，档案的安全管理十分重要，但是人们普遍的缺乏信息风险意识，导致目前的信息存在很大的安全隐患。大数据时代背景下，档案更加透明化，一些黑客很容易侵入档案管理系统，这就导致信息出现泄露，容易被不法分子利用。档案管理人员开展工作必须要端正工作态度，掌握更高的工作技能方法;同时，还需要对管理者进行定期培训，对于一些具有管理经验的人员来讲，要进行常态化教育培训，培养良好的档案管理意识，并能够合理地应用技术手段提升管理的质量和效率。

3.大数据背景下做好档案管理工作的对策

3.1从实际出发，制定严谨科学的档案管理制度，借助大数据技术的优势，将档案信息以图片、视频以及音频等方式进行刻录存档，实现档案资源的全面性和档案管理的合理性。优化管理结构，控制管理人员的比例，提升管理效率并构建管理平台，实现动态管理。同时，档案管理人员需要提高对档案信息数字化建设工作的重视，以实现档案信息数据资源建设，不断扩大档案管理范围，为数据化档案服务奠定物质基础。

3.2基于大数据时代背景，档案管理工作逐渐向多元化发展，在实际工作中变得更加开放，档案服务工作也将逐渐优化成为数据服务，为了更快达成这一目标，档案工作人员将对现有档案信息资源实施管理与分类，并为更好实施发展战略莫定扎实基础，大力构建档案智慧分析库，为用户提供精准的档案数据服务，从而全面满足用户的个性化数据需求。

3.3注重软件和硬件设施的建设，要加大资金的投入，购买必要的硬件设备和软件设备，为档案管理工作的有序推进奠定坚实的基础。

结束语：

综上所述，大数据为档案管理工作带来了更多机遇和挑战，为了保证档案管理工作能够顺利实施，需要及时转换档案管理思维方式，加快档案服务网络化，加大投资力度，加强制度管理和人员培训，使档案工作在创新中得到更好的发展。

参考文献：

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