房产档案管理中的风险与控制

文/黄港澳 恒大地产集团西安有限公司 陕西西安 710021

城市房屋管理部门针对房地产权属登记、转移以及变更等工作，形成的各种有价值的文字、图表以及声像等资料，是房产权属登记管理工作的真实记录。随着社会经济的发展，房地产行业在内部管理中有了新的发展，其档案管理的种类和数量不断增加。为了推动房地产行业的健康发展，加强档案管理工作，在实践工作中发现、认清和解决问题，提高房地产档案管理工作的效率和质量，针对以下问题作以浅析。

1、房产档案管理工作的特点

相对于其他的档案管理工作来说，房产档案管理工作有着显著的特征。第一，严格的法律作为保障。为了能够切实保护用户的切身利用，国家结合自身国情和市场经济发展现状，针对房产档案管理工作颁布相关的法律，并且赋予相应的法律责任。第二，动态性特点。房产档案管理工作中，涉及到房屋的交易以及产权纠纷等问题，和房屋的结构以及功能有着密切的关系，因此，房屋由于外界因素的影响，导致其自身受到损坏或者改造时，房产档案管理工作需要随之发生变化。第三，垄断性特点。房产档案管理工作，从本质上来讲是地的归属权问题，档案管理人员应当采取直接管辖和垄断保障，保障档案管理工作的有效性，推动我国房地产市场经济的发展。

2、房产档案管理中的风险

2.1 档案管理重要性缺乏认识

目前，结合档案管理工作现状可以发现，在市场经济发展的过程中，房产行业有着重要的作用，占据着重要的位置，但是不少房产档案管理人员对于管理工作的重要性缺少认识，档案管理工作效率和质量难以达到标准和要求。部分房产档案管理人员对于自身工作的相关法律不够明确，档案归档工作不够全面、严谨，使得部分档案缺失或是信息中存在一定错误，不利于房地产行业的发展。

2.2 档案管理模式比较单一

目前，房产档案管理工作中，管理模式比较单一，不利于房产经济的发展。房产档案信息中不仅仅包含房屋的图像资料，同时需要包含其内部文字说明以及图表信息，保证档案信息的全面性，因此，房产档案管理人员需要从房产项目中寻找有价值的信息做好归档工作。此种方式在一定程度上保证各项工作的全面性，但是给工作的难度和时间带来较大困难，同时需要管理的纸质档案比较多，影响到档案管理工作的效率和质量。

2.3 档案信息采集工作落实缺少力度

现阶段的档案管理工作中，信息采集工作得不到贯彻和落实，导致档案管理工作难以发挥其价值和作用。房地产档案管理工作更加复杂。在档案管理工作中需要做好相应的记录工作，管理人员自身技能和综合素质不够，也在一定程度上影响到房产档案信息的采集工作。

2.4 缺乏完善的风险控制体系

从现阶段的房产档案管理工作来说，房产档案管理风险管理和控制体系不够完善，对于档案信息的价值缺少重视，导致房产档案管理中存在外部风险，不利于房产行业的发展，难以实现房产行业发展目标。

3、房产档案管理中风险的有效控制措施

3.1 树立风险意识

现阶段的房产档案管理工作中，房产档案管理的风险没有受到重视，导致实际工作中没有采取有效的风险防范措施。针对这样的情况，房产档案管理部门应当树立风险意识，从房产档案产生及流通的前中后期加以遏制，通过采取有效的宣传教育措施，针对不同阶段的特点采取有效的防范措施，和出现风险时有效的应对措施。进而有效提高房产档案管理对不可抗力风险的应对能力，保证房产档案的信息安全。

3.2 借助现代化信息技术

信息技术的不断发展，为我国社会各个行业的发展和转型提供了有力保障，在房产档案管理风险控制的过程中，需要借助现代化信息技术，保证风险管理和控制的有效性。房产档案管理人员需要结合现阶段的背景，加强信息技术技能的学习，了解现代化档案管理知识，借助现代化信息技术，开展不同类型数据的记录和采集，做好电子档案归档及备份工作，避免纸质档案管理以及归档不安全问题的发生，有效规避档案管理中的风险，提高风险控制质量。

3.3 完善档案管理的风险控制体系

在档案管理风险控制工作中，借助完善的风险控制体系能够又快又好地开展档案管理工作，因此，相关档案管理工作人员应当以档案管理工作作为基础，加强档案管理的风险分析，明确风险控制的内容，在相关风险控制软件的开发和应用时，应当保证其安全系统的完善，保证房产档案管理风险控制工作有效开展，保证档案管理工作质量。

3.4 加强技术风险的控制

房产档案管理工作中，加强技术风险的控制，应当强化相关人员的风险意识。在档案管理和保护工作中，最危险的不是风险本身，而是对风险的漠视和无视，甚至隐瞒风险。这些错误的风险意识将会给档案的风险管理带来很大威胁，也使得风险应对措施难以发挥作用。因此，应当树立相关人员的风险防范意识。其次，需要不断提高房产档案管理的抗风险能力，将风险意识提高到一定的层次，借助相关的经验提高房产档案的安全性。

结语：

房产档案作为一种重要的资料，在社会经济发展中，有着重要的作用和意义。随着近几年我国房地产行业的发展，对于房产档案管理工作有了新的要求。同时随着房地产行业的发展，房产档案数量的增加，给档案管理工作带来一定的风险。在房产档案管理工作中，应当正确看待存在的风险，采取有效的应对和防范措施，有效保证房产档案信息的安全和完整，推动我国社会经济的发展。