内控体系建设对资产采购与管理工作的影响

来金雅 王晓华

北京工商大学国有资产管理处 北京 100048

1 加强了对高校资产采购与管理工作重要性的认识

1.1 深化了对高校资产采购与管理性质的认识

第一，高校资产的采购与管理，简单来说是对物的采购与管理，实质上是高校开展人才培养、科学研究和服务社会三大任务的重要保障。

第二，高校的资产采购与资产管理，从某种意义来说，是对校内外方方面面利益关系的协调，对外涉及对采购物品的市场调研、供应商的考察，对内涉及用户教师需求的论证，资产分配、使用、维护、处置等关系的协调等，可以说是对资产采购与使用利益的再分配。

第三，高校的资产采购与资产管理水平直接反映了学校的综合办学实力与水平，资产采购的品质直接影响着教学科研任务的完成与提升，资产与管理的水平则体现了学校的资产规模、结构及产生的效益情况，各类数据报表成为学校领导决策的重要参考依据。

1.2 明确了高校资产采购与管理的要求

高校资产采购与管理的性质使其成为学校业务职能领域中的重点部门、关键岗位，并成为廉政建设的重要方面，因而成为内部控制体系建设中不可或缺的重要内容。在业务履职过程中必然需要加强内部控制以确保规范高效。

2 加强了对高校资产采购与管理中主要问题的认识

2.1 资产采购与管理制度形同虚设

主要表现在高校资产的采购与管理制度上。

一是高校原有制度陈旧落后，已不符合当前高等教育发展的需要，规则与现实存在较大差距，不具有可操作性。

二是国家在这方面的制度较多，是指导高校开展相关工作的主要依据，但基本上为原则性条款，缺乏实施细则，且各高校具体实际情况不一，针对性不强，具体工作的实施仍缺乏指导。

三是高校结合自身情况制订的相关制度，仅停留在管理层面，未向广大师生进行宣传与讲解，缺乏周知性，不利于相关工作的具体开展。

四是高校制度没有进行全面整体设计，需要制订哪些制度并不明确，工作中也会经常出现制度盲点的情况。

五是高校缺乏对内部控制体系(以下简称“内控体系”)的有效监督机制，内控体系的效果和效率并不明确。

2.2 资产采购与管理监管缺位

由于资产的采购与管理主要是针对物的采买与管理，对于经手人、使用人、管理人员等的约束相对较粗放，再加上制度政策宣讲不到位、高校资产属于公共财产等因素使得各类人员对资产“重需求、轻管理，重使用、轻维护”，需要用的时候趋之若鹜，使用过程中又不爱惜，一旦出现故障就申报新的，旧的随意丢弃，更有甚者将资产视为个人财产，离岗离职时带走，而这些情况都缺乏监管和约束机制，造成国有资产流失严重。

2.3 资产采购与管理队伍素质参差不齐

一是资产采购人员与管理的专职人员都比较紧缺。由于编制的原因，专职采购人员一般是1～2人，专职资产管理人员一般是2～3人。其他采购人员和资产管理人员多是兼职，分布在学校的各个部门。

二是采购人员队伍主要涉及课题、项目负责人及具体操作人员，既有教授、学科带头人，又有普通教师和行政工作人员。这部分人员平时在各自本职工作岗位上开展工作，一旦申请课题或项目，便会贯穿采购工作全程，给采购管理工作带来意想不到的问题，需要专职的采购人员不断地解释说明，甚至要手把手地帮扶，造成管理成本不断提高。

三是由于资产管理人员身兼数职，经常会将资产管理工作边缘化，再加上资产管理耗时费力，使得管理人员相对没有积极性。

四是由于资产的采购与管理部门是学校的服务部门，很少能有集中业务培训的机会，对相关业务政策的理解不到位，在执行过程中缺乏系统性和规范性，使得资产采购与管理水平相对低下。

2.4 信息化建设尚未实现全覆盖

一是各高校资产管理基本实现了信息化建设，一些高校也开发了采购管理系统，但很少有高校能够实现各子系统之间的无缝对接，使得采购与资产管理的信息化建设仍是“两张皮”，造成部分工作的重复性。如采购系统中的货物到货验收后不能直接进入资产管理系统，仍需资产管理员重新录入。

二是采购管理系统涉及高校内部多个部门，甚至会由各项目负责人管理与使用。如果没有比较权威的预算与采购管理部门的要求，该系统在使用过程中将会给采购执行部门造成巨大的工作压力。如项目负责人在采购系统录入申报文本是比较简单的事情，但如果交由采购部门统一录入的话，工作任务之重可想而知。因此，采购管理系统要想发挥真正的效益，需要各个部门、各个项目负责人的支持与配合。

三是缺乏对实验耗材与小金额设备采购信息化的建设。大部分高校在采购过程中对实验耗材及小金额的设备购置疏于管理，很多要求项目负责人自行采购，缺乏相应的监管，给这部分采购任务带来了风险和隐患。

上述问题的产生，归根结底是资产采购与管理未建立起有效的内控体系导致的。

3 内控体系的建设成为根治资产采购与管理中顽疾的良药

3.1 内控体系的建设确立了资产采购与管理的主导思想

健全完善采购与管理制度，以制度要求规范各项工作程序，以标准的工作程序约束各项工作行为，最终以统一尺度的工作行为取得良好的工作效果。

从广泛意义上讲，制度建设是维护社会公平与秩序及一切工作开展的前提与保证，是规范工作行为的标准与要求，具有公认的约束力与权威性。

在国家及上级单位规章制度的要求下，结合我校实际情况，梳理出采购与管理制度20项，涉及采购方面的有：预算、采购、进口申报、合同、合同章、档案等管理制度；涉及资产方面的有：资产的配置、使用、处置、验收、清查、交接、档案等管理制度。比较全面地覆盖了从资产形成前期的调研预算到资产报废处置上缴全过程的环节管理。

3.2 内控体系的建设实现了资产采购与管理理念的转变

3.2.1 从注重资产的规模向可持续发展转变

一般高校比较看重的是拥有资产的价值及数量，而当前则将资产的配置结构、保障教学科研未来发展的空间等放到重要位置上，形成梯队结构，才能使高校的资产采购与管理有更大的发展空间。

3.2.2 从注重两头管理向全过程管理转变

以往大家的关注点是采买新资产和淘汰过时、陈旧或破损的旧资产。而对于资产在使用过程的维护、调整疏于管理，全过程管理就是要将资产从购置到使用、处置的全程管理形成闭环，每一环节的管理都务求规范。

3.2.3 从粗放管理向精细化管理转变

以往可能对资产的采购与管理比较随意，而从现在开始将资产采购的绩效目标作为执行的结果进行考评，在做预算时就要量化目标，同时开始注重存量资产的使用效益，既包括资产使用中的开放与共享程度，又包括使用资产形成的论文成果、发明专利等。

3.3 内控体系的建设促进了预算、采购、资产与财务管理的融合

3.3.1 预算管理与资产管理的融合

通过内控体系的建设，预算与存量资产紧密结合起来，在预算论证过程中充分考虑存量资产的使用效益和使用结构，以预算充实资产，以存量资产调整预算。

3.3.2 预算管理与采购管理的融合

预算制订严谨了，采购执行就可以有的放矢，顺利实施，以预算约束采购行为，以采购结果对照预算内容，实现了较好的统一。

3.3.3 资产管理与财务管理的融合

资产的入账、账面变动及销账均要依据充分，保持与财务相关数据的一致；同时资产的采购与管理与财务管理紧密结合，政策一致，保证各渠道资金的采购行为规范严谨。

3.3.4 资产管理与效益管理的融合

通过对资产结构的优化与整合，充分发挥资产的使用效益，切实做到有限的资源产生无限的效益。

3.4 内控体系的建设形成了比较好的工作运行机制

3.4.1 论证机制

加强对资产需求申报的论证管理，按照统一领导归口管理的原则，由各职能部门对各单位上报的资产需求进行校内外论证。对需求依据是否充分，内容是否符合学校重点发展方向，预期产生的绩效目标是否明确，相关实施条件是否齐备(如场地条件、人员配备情况等)，预算是否合理，支撑材料是否完备并符合要求等内容进行综合评价，按照投票多少进行排序。学校再根据各归口单位报上来的需求进行集中统计，以确保需求没有重复申报。论证中还考虑需求单位近两年的执行情况。

3.4.2 联系机制

为确保责任到人，由国有资产处专职工作人员分别联系校内各单位，协助各单位资产管理员对资产的验收、维修、调拨、报废、清查等工作实行全方位的资产管理，对各单位资产管理中存在的相关问题掌握比较透彻，在具体分析、解决问题及实施管理上能够保持尺度一致，标准相同。

3.4.3 遴选机制

防范业务风险的有效途径是管办分离，减少工作环节中的自由裁量权。通过公开答辩遴选方式，对社会招标代理机构、外贸代理机构、资产设备维修保养供应商等在资质、业务、效益、团队素质等方面进行综合考察与比较，确定符合学校需求的相应代理机构及供应商，并在一定时间内对其业务开展情况进行评价，确保各相关工作正常有序进行。

3.4.4 “公物仓”机制

本着厉行节约的原则，由国有资产处主导，建立“公物仓”，对一些常用的物资设备进行集中管理和调配，履行相关借用手续，各单位因临时性要求急需使用后，交回国有资产处进行维护保养。

3.4.5 搬迁机制

内控体系建设，对资产搬迁实施定点、定人管理，首先确保有序条理，分别进行；其次实行“两地监验”措施，即在搬出地对搬出物品进行登记，及时收回搬出房间钥匙；在搬入地对搬入物品进行核对。确保搬迁物品出入均有登记，责任到人，避免遗失。3.4.6 退回机制

在相关人员离职、离岗或离校时，容易发生将一些个性化的物品，如笔记本、录音笔、照相机、移动硬盘等带走的情况。一方面与人事部门沟通，人员变动时必须履行资产退回手续；另一方面各单位资产管理员增强意识，坚持原则，积极配合国资处收回所配置资产，确保国有资产不流失。

3.4.7 信息化平台运行机制

运用科技化的手段将资产采购与管理的各个环节纳入到平台中进行实时动态管理，管理与监控覆盖资产前期调研、资金申请、论证评审、购置执行、合同签订、到货验收、入库登记、建账确认、使用监测、绩效考评、维修调拨、报废处置等全过程各环节的增减变动动态，使每个工作环节都留有痕迹，保证了工作运行的规范有序。有效地降低资产管理成本，提高工作效率，实现资产采购与管理的透明化和信息资源的共享共用，切实提升资产采购与管理的水平。

3.4.8 监督机制

充分发挥学校内部审计功能，对资产采购与管理的全过程进行跟踪和监督，尤其是对风险度较高的环节更需要细化具体的内控措施。另外，需要对内控体系制度的建设和执行情况进行定期检查，以便及时发现问题，解决问题。

4 结语

通过内控体系的建设，使资产采购与管理部门进一步认识到了工作的重要性，对各自的岗位职责有了重新认识。通过对内控体系的学习与培训，使相关人员能够正确对待、客观分析存在的问题，以内控体系建设指导实际行动，践行制度要求，规范工作流程，约束个人行为，实现了组织内部再造，体现出内控体系建设工作的良好效果。