档案管理的办公自动化应用思考

摘 要：信息技术的发展为档案管理提供了重要的技术支持，也同样为提高办公效率带来了便利。将档案管理与办公自动化相结合，能够实现信息技术的充分运用，能够在实际的工作中总结更多有效的档案管理办法，提升企事业单位的办公水平。本文研究基于信息技术的手段，将档案管理与办公自动化实现融合，探讨办公自动化对档案管理的促进作用，推动档案管理工作的开展。

关键词：档案管理；办公自动化；信息技术

随着现代经济发展水平的不断提升，无论是企事业单位还是政府部门，对于办公效率高效优质的追求也越要越高。而在企业单位、政府部门发展的过程当中所产生的信息储备量也在不断的增加，对于档案管理工作来说难度也是越来越大，档案管理不仅仅是对于文本内容的储存、更是对于档案信息的审查、整理、汇编、分类、修复和归档等。档案管理是为档案使用部门提供充分的档案支持，能够为档案使用单位作出发展决策的重要依据。

1 档案管理的办公自动化应用现状

办公自动化是提升办公效率的必然选择，也是信息技术应用于办公领域的重要体现，所以档案管理与办公自动化相结合势在必行。但是目前档案管理与办公自动化之间的结合程度并不是非常高，问题表现各异：

第一，专业人员的缺失。很多单位为了节省人员成本，在档案管理的人員配备上都以职务的兼任为主，没有专门的档案管理人员。即使有专门的档案管理人员负责，但是其办公自动化操作水平存在不足。不仅如此，档案管理的办公自动化是技术应用的体现，而且自动化的档案管理需要技术的不断更新，需要协调配合好档案使用部门和单位的工作。所以技术操作要求较高，需要有定期的技术培训，才能够保证档案管理人员适应，并做好档案管理的服务工作。从目前的结合情况来看，并未得到充分重视，人才支持程度存在不足。

第二，办公自动化的档案管理系统设计缺乏统筹性。档案管理想要实现办公自动化，就需要将现存的书面、纸质、影响等档案内容进行数字化的转换，但是目前办公自动化的系统操作缺乏统筹性的考虑，档案信息的数字化转换程度低。以文书档案的管理为例，临时性、电子文档的归档不及时，而且档案信息的检索中并不能及时的更新，检索困难，这种情况下就会造成现有档案资料和数字化的材料之间信息不对称，材料不匹配，会产生工作的滞后性，影响办公自动化的效果发挥。

第三，档案管理的办公自动化缺乏标准化和规范化的管理流程。档案管理自动化设计的目的在于用便捷的服务操作提供最快捷的档案服务。但是如果档案管理缺乏有序的制度规范的支持，档案管理会存在漏洞。如缺乏调取权限、流程的限制，就会存在篡改档案，随意丢弃档案、损坏档案的可能性，档案管理的安全性就会受到威胁。档案管理的自动化操作在各个方面和环节要形成操作标准，在档案系统的设计上对其安全标准也要加强样的审核，如果出现网络问题如何实现应急处理，确保文件的安全。如档案文件的删除、下载和修改是否存在使用权限的设置等问题都必须要形成细化的操作规范。

所以说档案管理的办公自动化并非完全的自由化，而是在节省人力成本，提升技术操作水平的基础上，以规范化、有序化的档案管理手段，为有档案需求的对象提供对接服务。

2 档案管理办公自动化的应用建议

（一）完善档案管理人才配备

办公室自动化技术环境下档案管理工作的开展必须要配备专业的管理人员。作为档案管理的单位要形成人才意识，设立档案管理的职能部门，以专业档案管理人员去进行自动化办公的学习。要注重培训成本的投入，对于档案管理人员进行定期的自动化办公模式的培养，保证档案管理人员具备自动化办公的能力，从而确保档案管理人员能够对所服务单位的办公环境有充分的适应性。档案管理人员要能够熟练的掌握档案管理的操作系统，通过档案管理知识和技术操作技能的融合，按照规范化的操作流程要求，做好系统的档案维护，并且能够针对各自单位的办公特征提出档案管理的操作建议，实现对管理系统的不断优化和完善。档案管理人员还要能够具备数字化档案处理的能力，确保档案系统的数据内容及时更新，确保最为完整、全面的档案数据系统，加强档案的收集和录入的主动性。

（二）提升档案管理系统的自动化水平

档案管理系统设计自动化体现为循序渐进的特点，系统要能够对档案信息内容进行分层次的细致划分，而且在办公业务内容不断增加的过程中，档案管理也要逐渐实现服务领域的拓展，以开放性的系统模式为办公服务。目前最首要的任务就是完善档案信息系统的数据库建立，加强对档案数字化信息的转化。档案数据库的建立要注重灵活性，根据单位的档案管理目录进行不同档案检索方法的设计，提升档案信息的提取能力。档案信息数据的更新要保证及时性，注重技术操作的完善，能够自动识别登录权限，使用权限，对重要数据信息进行加密保护，管理者权限和使用者权限都要能够确保层次权限设置的严谨性和科学性，从而提升档案信息的自动化操作水平，提高工作效率。

（三）规范档案管理的自动化办公流程和标准

档案管理职责重大，档案管理掌握的是所在单位重要的档案信息，包括会议记录、发展决策和合同文件等。档案信息必须要保证严谨性，如果出现偏差甚至会影响所在单位的发展决策。因而档案管理单位应该形成较为完善、严谨的管理规范，对于档案管理的操作流程做出较为细致的设计。对于档案管理平台操作人员的使用身份和权限级别进行识别，坚强平台的档案去向跟踪，并且以自动化办公方式在系统中及时更新和录入，保证档案管理的规范性。档案管理的办公自动化要形成对内和对外的管理规范流程，对于内部信息的录入归档和调取要严格把关，对外也要加强技术的对接操作，与档案使用单位进行沟通，保证档案信息在自动化操作过程中的安全性，避免出现档案破损、遗失、档案信息篡改等情况的出现。

参考文献

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[2]宋玲玲.谈文书档案管理的办公自动化应用[J].黑龙江科技信息，2017（03）：196.

[3]应琦华.办公自动化背景下档案管理工作的思考[J].城建档案，2016（09）：77-78.

作者简介

孙英杰（1965-），天津港集装箱码头有限公司总经理办公室档案管理员。endprint