对于新形势下加强事业单位文书档案管理工作的思考

摘 要：伴随着时代的发展，对于事业单位文书档案管理工作也提出了更高的要求，在新的形势下如何将事业单位文书档案管理工作做得更好，是值得我们深思的问题。在本文中笔者联系工作实际，首先对事业单位文书档案管理的意义及存在的问题进行了阐述，进而提出了促进事业单位文书档案管理的对策。

关键词：事业单位；文书档案管理工作；思考

随着我国社会经济水平的持续提升，国民经济发展一直保持良好发展势头。在这个重要前提基础之下，为了促进社会的发展与进步，更好地为人们提供优质服务，各事业单位要努力提高自己的业务管理水平。在这其中，事业单位文书档案管理工作显得尤为重要，科学而合理的文书档案管理工作对事业单位的正确决策有着重要的作用，与此同时也可以更好地推动事业单位的管理发展。在文书档案管理工作中，对于管理的专业性要求是比较高的，因此要注重事业单位的文书管理工作，从而促使事业单位文书档案管理工作水平得到提升。在新的形势之下，由于科学技术的迅速发展与互联网的广泛运用，事业单位档案的信息量也随之增加，信息的内容越来越细分，变得更加繁杂与琐碎，现实情况对当今的文书管理工作提出了新的挑战。为了跟上新形势的发展，将事业单位的档案管理工作推向一个新台阶是当前的一个紧要任务。通常我们所说的档案指的是各种对于单位职工的个人信息与工作方面的信息记录，具有比较高的机密性与专业性。事业单位文书档案管理的工作主要分为两个主要内容，一是要聘请专业人员对其进行管理，要科学合理地进行搜集、整理与分门别类，防止信息出现错误，对一个单位的整体决策造成影响；二是，对于文书档案信息的机密性一定要严格把控，就是不能对外泄露档案信息，进行保密管理，否则对于个人信息的安全有重大影响，甚至影响到整个单位的发展。

1 事业单位做好文书档案管理工作的重要性和必要性

事业单位的文书档案是非常重要的信息资源，对于事业单位的发展与决策有着重要的影响，所以对于文书档案的管理要引起高度的重视。

（一）填补国家档案的空白

我国在文书档案管理工作方面基本的管理原则是：为了维护档案资料的安全性与完整性，要集中对全部档案进行管理，为国家的各项工作提供便利。事业单位在国家的发展中占据着重要的地位，在政治、经济、文化的领域中显得尤为重要，事业单位的文书档案真实反映了事业单位的发展历程，是国家档案中不可或缺的构成部分。因此，建立与管理好事业单位的文书档案，才能达到档案管理的目标，保存完整国家的历史性资料。

（二）提供具有法律效力的凭证

事业单位的文书档案完整地记录了事业单位一系列的活动，比如事业单位的设立、变更以及注销、重大事件等等，是历史资料的真实反映，这些原始的信息是重要的依据，在涉及到事业单位的诉讼或者对于事业单位违法行为的查处时，都可以作为重要的凭据。

（三）为社会公众提供查询服务

伴随着社会主义市场经济体制的逐步完善，市场体系逐渐建立，事业单位作为市场的主体，在社会经济生活中起着重要的作用。事业单位的文书档案对于事业单位的各项资料及活动都有着真实的记录，这些相关记录资料可以在依照有关规定的前提之下，进行合理开发并加以应用，为社会各界的提供信息服务。

2 当前文书档案管理工作中存在的问题

（一）对文书档案管理工作不够重视，收集不完整

由于文书档案的日常管理工作不太容易出成绩，所以导致事业单位的主要管理者也不太重视这项工作，没有太多的关注与投入，只是要求对文书档案资料保管好，能够在需要的时候可以调出数据资料来就可以了。在这种思想的影响下，有些部门对于文书档案管理工作比较忽视，不太重视资料的搜集与移交，还有一些部门认为自己保管资料比较便于查询，所以影响到文书档案管理工作资料的完整性。

（二）文书档案管理不够规范

规范文书档案管理，对于进一步提升新一轮事业单位档案管理水平有重要的作用。但从目前我国事业单位档案管理的现状看，还存在不够规范的的问题，主要表现在组卷没有条理、案卷的标题不统一、档案编号不统一、没有设卷内的目录等。

（三）文书档案管理人员专业素质有待提高

在当前，一般事业单位设置了档案管理人员，但是，档案管理人员大多不是文书档案管理的专业人才，他们的的文化水平与专业程度普遍不高，甚至还有一些是兼职人员，缺乏对档案信息进行深入理解与研究的能力，这与新时期的发展不相适应，将大大降低事业单位文书档案管理的效率和质量。

（四）信息化、现代化程度不高

信息化、现代化是档案管理工作未来发展的重要方向。从当前我国档案信息化的建设情况来看，有些事业单位不仅建立了办公自动系统，而且配备了现代化的设备，为实现档案管理信息化、现代化提供硬件设施，还有些也配备了软件系统。但是，随着档案信息的范围不断扩展和变化，有的事业单位仍然使用传统的工作方式，或者介于传统与现代信息化两种工作方式间，制约了档案管理信息化、现代化的发展。

3 新形势下做好文书档案管理工作的对策和措施

（一）加强文书档案管理意识

加强事业单位文书档案管理需要管理者提高思想認识，重视文书档案管理工作。管理者必须要立足于单位事业发展全局，认识到文书档案管理工作不是简单的抄写，存档，更关系到单位的长远发展，要把档案管理工作纳入事业发展的长远规划中，保障文书档案管理工作的有效进行。

（二）文书规范管理是做好档案管理工作的基础

文书档案管理工作是否规范与公文的格式、种类与处理的程序是否规范密切相关，特别是在办公自动化得到广泛运用的新时期，对于类似的要求更为重要。所以，要注意文书的处理与档案管理的衔接，将档案的管理与文书的处理工作结合起来。

（三）提升文书档案管理人员的专业素质

为了进一步提升文书档案管理水平，首先要提高文书档案管理人员的专业水平，所以，对于现有管理人员的岗位培训是当前急需加强的一项工作，鼓励他们参加单位组织的各项岗位培训，尤其是在电子档案的更新与管理方面，使自己的专业知识变得更加丰富。与此同时，要加强管理人员对于新技术的学习，更新自己的观念，使用档案管理的新方法，拓宽思路与扩大知识面，以适应新时期对于文书档案管理工作的新要求。

（四）加快推进文书档案管理信息化和现代化建设

随着计算机技术与网络技术的大力发展，事业单位的文书档案管理也要朝着信息化与现代化的方向发展。将网络、计算机技术与文书档案信息资源的处理结合起来，从而促使文书档案管理的网络信息化。主要从以下两个方面入手：一是在文书档案资料搜集、整理与资料录入的过程当中，要引入计算机管理的方式，从而使得档案资料实现自动化管理。二是要重视各种类型的纸质档案的数字化建设与信息数据库的建立工作，从而保障信息数字档案格式的规范与数据的安全性、可靠性，适应长期性的需要。

4 结束语

总而言之，在上文中，对于事业单位文书档案管理工作的重要意义作出了全面的阐述，并对新形势下现存于文书档案管理中的问题进行了深入的思考并提出了相应解决的办法，为加强事业单位文书档案管理工作提供了借鉴。

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作者简介

陈盛丹（1989-），女，汉，宁德市古田县人，本科，助理馆员，研究方向：档案管理。endprint