新时期事业单位档案管理工作现状与发展前景

摘 要：社会局势的变化表示着国内多项事业正处在积极发展的阶段，而档案管理就是其中的重点项目。只是现在事业单位档案管理的环境没有达到预期的想象效果，实际还有很多尚未处理好的问题存在，在现实操作里面它们会不断抑制公司成长[1]。这篇论文就是结合了新时代环境下的事业单位档案管理情况和成长愿景所涉及的问题采取详细的研究，并在上述问题中实行。

关键词：新时期；事业单位；档案管理；工作现状；发展前景

现在的社会中，国内公司大部分处于革新阶段，并且在公司转变体系、架构、组成与形式的时候，都会出现大规模的员工协调，这时没有相关事业单位资料是不能确保高效、稳定的完成协调工作的。所以，必须要加强事业单位档案管理的完善，促进档案管理员工自身的素质与责任感的养成，融入当下先进的管理实力，让国内的事业单位创造与成长可以得到深层次优化。

1 事业单位档案管理的价值所在

这里说到的事业单位档案其实就是整合企业员工多方面资料的数据储存室，它促进了国内人力资源管制事务的稳定发展。完善事业单位档案的相关事宜，不但能优化事业单位档案资料所涉及的相关工作，还能给未来阶段的成长给予大力的支持。我们也可以这样去理解，事业单位档案的出现所起到的作用，主要是推动了人力资源工作的完成度，并加大了国内部分公司的主要竞争实力。

2 事业单位档案管理工作现状

2.1 缺乏充足的事业单位档案管理技术人员

第一，因为员工的不固定性和架构部门重新组建的多重因素，就很容易导致事业单位档案管理技术员工的工作出现变化。并且新出任工作的人员都是没有接受高级档案理论学习的，只知道把对应文件放入档案架，没有基础的档案工作的认知，更别说对于档案学、管理学和档案的一系列过程的相关档案概念的熟知了，关于档案资料的一系列流程认知甚少，使得档案管理达不到期望的水准[2]。那部分管理工作者，差不多都没有了解过档案管理的完整计划，导致该单位档案管理的成长发展。第二，因为档案管理的信息科技的革新，所属工作者应该具备当下流行的管理技能，主要是电脑使用和软件使用，这也是升级为高级档案管理者的必经之路，为后续的高效档案管理提供了技术支持。

2.2 缺少优质的事业单位档案管理体系

根据现如今的相关数据分析，很多单位缺乏专业的档案管理团队，也没有在规定时间内进行相关工作的检验与管制，也包括档案资料的审核与修改内容。并且，很少有单位会建立完善的事业单位档案管理体系，内容主要包括档案的整合、分类放置、检查更替的这几部分给予名门限定，会有些许单位建立了体系但是最终都没有将其落实，档案管理不清不楚，没有详细装订，也无法直接反映出一个人的完整信息。

2.3 缺少事业单位档案的相关严密保护观念

现在是信息科技高度发展的新时代，很多管理档案的软件都普遍走向完善与科技化，但是出现了很多管理者太过于依靠电脑科技的现象，而完全不使用傳统档案材料的方法，缺乏对于档案资料的严密保护观念。还要说到的就是，倘若该档案是非常严密或者重要的，那么就应该使用传统档案材料再进行备份，如果电脑上的档案信息因为某些因素永久性丢失，还可以找回[3]。并且，虽然现代互联网发展迅速，但是档案管理人员还是需要有严密保护的观念，才能抑制重要档案在电脑上被盗窃的现象出现。

3 新背景下事业单位档案管理工作的发展前景

3.1 信息技术的应用

随着科技的进步，信息技术的应用也渗入到档案管理中，人们已经不再像以前一样翻阅档案，而是利用电脑登来实现对档案的查阅。所以，作为管理档案的工作人员必须有一个技能要求，那就是熟练掌握信息技术，在保留纸质档案的同时，也将档案信息录入电脑中，这样就体现了多元化。

3.2 档案信息电子化

信息技术很大程度上方便了人们的生活和工作，提高了人们的工作效率，解放了一定的劳动力，并且节约了成本，工作人员只需要有一台电脑即可完成工作，只要将文字，图片等录入到计算机中就可以了。

3.3 档案文件一体化

一般文件都需要进行四个步骤，第一是制作，第二是对其的使用，第三是对其进行短暂性的保存，最后就是永远的保存。发达国家对档案的管理有一个值得借鉴的地方就是他们会将文件和档案进行整合，这样就可以节省很多的精力财力和人力。事业单位也不需要再增加相关的部门。

3.4 对档案的查阅和使用范围的增大

随着现代技术的不断发展，新的技术手段也在不断增加，这也体现在对档案的阅读和使用上，人们可以以更多的方式对档案进行了解和使用，而且会有更多的人可以接触到档案并且使用档案的信息内容。

4 促进档案管理工作提高效率的措施

根据上述的论述，特提出以下建议：

4.1 创建档案网络体系

将事业单位的档案及时输入系统，并且根据情况及时更正信息，使档案呈现出一定的体系。并且还有随时将竞争对手的信息进行了解，也将其录入系统，这样可以让事业单位及时地调整竞争战略。事业单位要想在市场中得到长远的发展，最首要的就是要掌握大量的信息，无论是单位内部，还是外部，要建立一整套的数据库。有了数据库，事业单位才能把市场的动态都掌握，才能为事业单位的发展提供决策依据。

4.2 有效配置资源

有效配置资源的方法就是实现档案的分级管理，这样就使得档案的管理趋于结构化，一旦要查阅使用信息，就会显得十分方便，提高了效率[4]。并且要让档案的整体结构更为简单，不能太繁琐，这样也能方便检索。

4.3 增加服务内容

现在对档案的管理呈现出很多新模式，并且在这过程中，档案的现代化管理也实现了创新。举个例子，现在网络社会十分发达，网络让世界连成一体，足不出户就可以掌握世界动态，所以事业单位可以利用网络的优势掌握世界最新发生的事件，并把这些事件通过分析后列入档案，这样日后若事业单位出现类似情况就可以借鉴经验，事业单位也可以因此得到发展。与此同时，还可以创建事业单位的相关网站，网站的设计不能一味地模仿，要融入本事业单位的特色，可以定期将档案管理工作信息放置在网站上，以供查阅，这样还可以提高社会群众对档案管理的关注，有利于档案管理工作的进行。

5 小结

事业单位档案管理的主要特征便是全面性、现代性与技术性的，不管是在任何一个单位里面，领导与高层都需要加强对其的认知，这种做法可以提升事业单位档案管理后期的稳定发展与给单位带来的价值。并且，对相关的管理部门给予充分的人员、物品与金钱的帮助，促进事业单位档案管理的专业提升，促进后期工作的稳定完成。现在社会中人事革新体系持续变化，不管是内部、互相还是之外的员工都出现了不停的离职，因此就要加强对于事业单位档案管理事宜的重视度。并且，要明白怎么样才可以将单位关注人员的主要信息进行存档与使用，是每一个档案管理者需要考虑的。其实我们应该不断创新，有一颗探索与开拓的真心，并运用到实际操作中，相信未来的事业单位档案管理肯定会越做越好。

参考文献

[1]刘智勇；张学文；；对我国现行档案行政管理体制的反思与完善[J]；档案学通讯；2008年03期

[2]钟素英；；浅析企业档案管理信息化[J]；兰台世界；2012年S1期

[3]司臻；；现代企业档案管理的信息化建设与发展[J]；中国管理信息化；2012年09期

[4]张学利；；事业单位档案管理存在的问题[J]；才智；2013年09期

作者简介

冉桂仙（1975-），女，土家族，重庆市酉阳人，大学专科，档案馆员，重庆市酉阳自治县统筹城乡户籍制度改革办公室，研究方向：档案管理。endprint