谈高校教学秘书在基层教学管理中的角色定位及素质要求

曾利华

（广州南洋理工职业学院，广州 514000）

1 引言

教学秘书是高校管理的重要组成部分，在教学管理中起着关键性的作用。教学秘书是高校基层管理人员，要想提高管理的成果需要做好教学管理中的角色定位，并且要提高综合管理素质，只有这样才可以进一步地突显教学秘书的管理价值。

2 高校教学秘书在基层教学管理中的角色定位

我国大部分高校的管理模式都执行的是分级管理模式，是由学校总体负责管理，院级责任管理的方式，教学秘书是院级管理的重要组成部分，也是各项管理制度的实际执行者和落实者，在教学管理中发挥着至关重要的作用。教学秘书只有做好自身角色定位，牢记自己在教学管理中的使命，通过不断的学习提高自身综合素质，才能在基层教学管理中履行好岗位职责，这样才可以提高教学管理的质量和效率，进而使高校各项管理工作能够有序推进[1]。

2.1 执行各项教学管理任务

教学秘书是院系管理队伍中的一份子，高校的各项教学任务和管理目标的贯彻和落实都依赖于院系教学管理去完成，教学秘书是院系管理中基层管理人员，在执行和落实各项教学管理任务中具有重要作用。教学秘书在基层教学管理中的职责主要有2个方面，一方面是协助领导做好教学管理工作，另外一方面就是要处理和教学活动有关的行政事务，也就是通常所说的教务工作，包括教学任务落实、学校调课计划和通知、补考通知和教学检查通知等，同时还要及时地向教师和学生通知考试安排[2]。教学秘书服务的对象较简单，大多只涉及院系的教师和学生，但工作内容却十分繁杂，需要协助领导做好教学计划、教学质量、教学协调和教学监督等方面的管理工作，还要负责档案的管理和考试管理等工作，这就要求教学秘书必须涉猎到各个方面的知识，也就是说需要良好的知识结构，同时还要具备较强的协调能力和处理各项事务的能力，只有这样才能高效地完成基层教学管理工作[3]。

2.2 协调好各方关系

教学秘书在基层教学管理中起到了纽带的作用，这是由其特殊的工作性质所决定的。学校教务处不管是和教师还是学生都很少有直接接触，教学秘书要和教务处接触，辅助教务处做好行政管理工作，还要及时了解上级领导和教学管理部分的各项规章制度，然后将其原原本本地传达给院系全体人员，除了肩负上传下达的职责以外，教学秘书还要做好各个部门和师生的协调工作，将院系的教学管理情况以及实际运作中出现的问题及时反馈给教务部门，包括教师和学生对教务活动的意见和建议，这样就能帮助院系做出更为科学的决策[4]。

2.3 树立服务意识

高校教学秘书的工作内容决定了其具有管理和服务2种性质，教学秘书在实际开展教学管理的过程中，要认真履行为教学工作服务的角色，这也是教学秘书从事教学管理的核心思想。教学秘书要学习和研究高校制定的教学目标和任务，全身心地投入教学管理工作中去，要时刻树立着服务于教学，服务于教师和学生的意识[5]。教学秘书要协助好领导开展各项教学工作，做好各项工作的统筹和安排工作。教学秘书需要随时掌握高校在执行已制定教学计划时的情况，发现教学过程中存在的问题和不足，将一些好的教学方法在院系内推广和宣传，还要做好教学资源的优化配置工作[6]。教学秘书要深入教师和学生中间去，要听取各方声音和意见，最后要将教学管理和教务工作存在的问题反馈给上级领导部门，以便管理层根据基层意见作出教学计划和管理任务，并进行有针对性地调整。教学秘书管理的事务比较多，需要处理好各个方面的关系，要有良好的知识结构和沟通能力作为支撑，才能提高基层教学管理的效率，教学秘书的价值也就能最大化地发挥出来。

3 高校教学秘书在基层教学管理中的素质要求

3.1 思想道德方面

教学秘书是高校基层管理人员，不管是对教师还是对学生都有一定的示范带头作用，教学秘书要以身作则，在平时的教学管理过程中，要严格要求自己，只有这样才能起到榜样的作用。另外，教学秘书要提高职业道德素质和思想道德素质，要以从事教学管理工作而感到自豪，要积极主动地投入到教学管理中去，根据教学管理的实际需求不断调整管理方法，只有这样才能达到预期的管理效果，进而保证教学工作的顺利开展[7]。

3.2 专业技能方面

信息技术在教学管理中具有很多的优势，其在高校教学管理系统中的广泛应用不但提高了管理效率，还提高了管理的质量，使高校教学管理朝着高效化方向发展。教学秘书作为高校基层管理的实际执行者，需要加强自身的计算机应用能力，确保能够熟练应用计算机处理教务工作。另外，现在上到学校、院系，下到教师和学生获取信息都是计算机上，教学秘书要利用计算机发布各种信息，以便于更加快速地将领导层的各项规章制度传达给院系教师和学生。

3.3 专业素质方面

教学秘书要想提高教学管理效率，需要具备专业化的知识，这样在教学管理的过程中才能胸有成竹，进而科学合理地部署各项工作，协调好各方的关系。教学秘书要全方位地掌握教学管理工作，明确教学管理规律和工作中需要注意的事项，了解各种问题的处理方法，并且能够应对突发状况，这样才能保证教学管理工作的有序开展。也就是说，教学秘书只有掌握了专业知识，在从事教学管理工作过程中才会得心应手，不但能够提高工作的效率，还能更好地为教师和学生服务。部分教学秘书没有接受过系统化的教学管理学习，自身的知识储备无法达到要求，这就要求教学秘书通过不断地学习来提升自身的专业素质，要充分了解所在院系教学管理工作的特点，然后创新教学管理方法，全身心地融入教学管理工作中去，树立主人翁的意识和自觉性。

3.4 组织协调方面

教学秘书除了需要做好教学管理工作，同时还要和各个职能部门、教师和学生打交道，这就需要教学秘书具有良好的沟通能力，并且要有极强的应变能力，进而协调好各个群体之间的关系。

3.5 创新能力方面

任何岗位的工作人员都需要有创新意识和创新能力，教学秘书也不例外。随着教育教学改革的深入推行，教学管理工作也出现了一些新的变化，如果教学秘书仍按照原来的方法开展教学管理工作，将不能达到预期的管理效果。因此，教学秘书工作要与时俱进，根据教学管理的实际需要不断地完善和优化管理方法，只有这样才能打破束缚，开拓创新。

4 结语

高校教学秘书在基层教学管理中发挥着重要作用，在实际工作中需要找准定位，不断提升自身的综合素质，从而提高工作效率，保证各教学工作的高效运行，更好地为教学管理工作服务。