信息化环境下美术馆档案管理创新方案分析

李莉

（荣县美术馆（荣县柳倩诗书收藏馆），四川 荣县 643100）

1 引言

与以往档案管理工作相比，信息化环境下美术馆档案管理工作更具创新性。计算机网络及多媒体技术的应用，使美术馆档案管理更加规范，不仅提高了档案整理效率，档案资料的分类也更加清晰。档案管理人员要不断探索新型档案管理方法和思路，将美术馆中的珍贵资料完整保存下来，为后续研究工作奠定良好基础，降低档案资料查询检索难度。

2 荣县美术馆（荣县柳倩诗书收藏馆）介绍

“品读诗书之乡，吟咏如来福地”。多年来，荣县美术馆一直致力于与柳倩有关的书画作品收藏。荣县美术馆即柳倩诗书收藏馆，位于荣县首义广场东侧，原荣县文化馆内。馆内一共收藏诗书画作品128件，系柳倩本人创作及收藏的作品。其中，以歌颂祖国大好河山和社会主义制度优越性题材居多，对弘扬民族文化产生了深远影响。该馆除了收集保存柳倩诗书画作品之外，还会组织开展美术书法创作、研究、展览活动及学术交流等，涉及到的档案资料种类繁多，内容多样[1]。

3 美术馆档案管理工作现状

在美术馆档案管理工作中，由于档案资源信息化管理水平低、信息保全方法单一、检索效率低等，导致美术馆档案管理过程存在诸多问题和漏洞，甚至会出现美术馆档案资料流失、放置不合理等情况，使档案资源管理工作难度增加，日常档案管理工作质量及效率难以保证。

3.1 档案资源信息化管理水平低

当前，信息化建设已经在美术馆档案管理工作中得到了普及。然而，由于档案资料收集缓慢，信息化建设很难做到与信息收集同步，导致资源信息质量普遍偏低。据统计，我国美术馆档案信息化管理占比不足60%，荣县美术馆因属于基层文化组织，在信息建设方面存在明显的滞后性，馆藏数据无法满足档案资料信息化建设要求，甚至仍有一部分档案资源没有实现信息化管理及建设，这在一定程度上阻碍了美术馆现代化建设和发展[2]。

3.2 档案信息保全方法单一

计算机网络及信息技术的应用，使美术馆档案管理工作更趋便利，但也存在诸多风险。互联网环境相对比较开放，稍有不慎，便会出现美术馆信息泄露情况，造成档案信息丢失等，严重影响美术馆档案管理工作，为基层美术馆带来严重的经济损失，档案资料信息安全也难以保障。例如，在荣县柳倩诗书收藏馆采用信息化档案管理方法，审查公开资源时不严格，或者没有及时清除计算机网页浏览信息，产生风险，使信息资料丢失。

3.3 档案信息检索效率低

信息化环境下，人们在档案资源及信息获取方面更加主动，往往依据自己的喜好，进行针对性地信息检索。信息技术使美术馆信息检索及档案管理工作更加简单。与手工检索相比，信息检索难度小，准确率高。然而，美术馆中仍有一部分资料和档案信息化程度低，信息检索过程中，经常重现重叠情况，而且检索效率相对比较低，不利于美术馆档案管理工作的有序开展[3]。

4 信息化环境下美术馆档案管理创新方法

信息技术的发展使美术馆档案管理工作更加完善、多元、便捷，减少了档案资料丢失、错漏等情况，使美术馆档案管理工作质量和效率兼备。档案管理人员要结合柳倩诗书收藏馆实际情况及具体档案管理工作要求，制定完善的档案管理机制，使档案信息管理工作流程更加科学、有序，营造良好的美术馆档案管理工作氛围。

4.1 发挥信息化优势，完善档案管理机制

将信息化管理方法应用到美术馆档案管理工作中，效果非常好，为数字化美术档案馆建设奠定了良好的基础。档案资源的信息化发展是该项工作的前提和保障。该背景下，需要建立一套完整的制度，为美术馆档案资源信息化管理工作服务，使美术馆中各类档案资料更加齐全、真实、有效。借助制度规范对美术馆日常工作加以约束，并不断丰富和完善美术馆中的档案资源。例如，在柳倩诗书收藏馆中应用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等，将纸质书画作品、柳倩本人的采访资料等声像文件和电子档案分门别类储存到档案信息库中。无论档案目录，还是全文信息，都要实现数字化[4]。

4.2 结合档案内容，构建信息化工作流程

档案资源信息化建设需要以科学的业务流程为前提。该背景下，充分发挥计算机网络和信息技术优势，对美术馆档案资料进行精细化管理，优化地区档案信息服务工作。依据档案资源信息化建设要求，对柳倩诗书收藏馆中的档案资料加以管理。具体实施方法如下：充分发挥美术馆档案服务中心优势，对数字档案收集平台加以构建，用来对柳倩诗书收藏馆中的相关档案资料进行收集和整理；完成档案资源收集工作之后，经鉴定合格，对其进行音频、图像、视频、文字等类别划分；在实体档案馆中存储数字化及非数字化档案；对数字档案进行类别、权限划分，继而依托统一管理平台对其进行管理；建立网络与信息资源安全管理系统，对美术馆档案和资源进行保全和维护；采用科学的方法，对已收集档案信息和资料等进行类别划分，增加检索及使用过程中的便利度。组织、存储档案信息，并实现共享和创新，在该基础上构建完整的档案知识服务体系，满足用户的知识需求。

4.3 加强档案信息化硬件设施建设

硬件设施为美术馆档案信息化建设工作提供了基础和保障。该过程中，涉及到计算机、交换机、服务器、操作系统、安全系统和数据库管理系统等，囊括了档案信息化整个网络体系和硬件平台。硬件系统的优势在于使档案信息化水平得到明显提高，软件则使美术馆档案管理更加信息化、网络化和智能化，很大程度上确保了信息安全及美术馆档案信息的完整性。在柳倩诗书收藏馆档案管理工作中，构建枢纽系统，使其具备档案资源采集、管理、开发等方面的优势，结合美术馆工作需要及公众需求，对档案信息综合管理系统加以构建，使美术馆档案管理工作具备现代化特点，优化其服务功能[5]。例如，在公共信息服务平台建立档案网站，通过主页形式，为公众提供档案服务，并开展档案宣传工作。依托该网站为公众提供档案服务和交流，并对档案工作信息、档案资源信息、档案利用服务情况等进行发布。

5 结语

综上所述，美术馆档案管理工作专业性强，难度大，需要兼顾和考量的相关内容及问题比较多。档案资料管理人员要结合柳倩诗书收藏馆档案资源情况及管理工作要求，明确日常档案管理工作中存在的问题和漏洞，充分发挥网络信息化优势，使美术馆档案资料管理机制不断完善，并在该基础上构建完善的信息化档案管理工作流程，提高档案信息化硬件设施建设质量，真正实现美术馆档案资源管理工作创新及信息化水平提升。