工程项目管理中电子文件管理的探讨

索 毓

中国寰球工程有限公司北京分公司，北京 100012

工程项目是一项系统且精密性较强的工作，在工程项目管理中，科学的电子文件管理，能够有效提升工程项目管理的质量，优化工程项目管理的水平，同时还能够保障工程合同等要素的完整。相比纸质文件，电子文件在管理实践中，因网络安全及存储安全等因素，往往会出现电子文件失窃、篡改等风险。因此，在工程项目管理中，必须着重优化电子文件的管理水平，全面提升电子文件的整体管理质量，确保工程项目管理的效益。

1 工程项目管理中电子文件管理的目标及要求分析

工程项目管理中电子文件的管理具有其特殊性，为优化管理水平，提升管理效益，必须全面落实科学的电子文件管理制度，以规范科学的制度来约束管理人员，提升管理意识，树立安全意识，以此来全面提升电子文件的整体管理水平。

1.1 工程项目电子文件管理的目标

工程项目管理中电子文件的管理是至关重要的，为提升电子文件的整体管理质量，优化电子文件的整体管理水平，在管理实践中，要努力探索适合公司制度和特点的工程项目管理制度，制定科学的电子文件管理方式，以便全面科学地提升电子文件管理的整体效益。同时，在电子文件的管理中，科学的管理目标除制定需要完成的任务及把握管理的方向外，更要充分结合当前工程项目管理中电子文件管理存在的突出问题，充分利用自身的优势资源，制定出未来的管理建设目标，从而为公司打造一个标准化、制度化的电子文件管理体系。实践证明，科学的电子文件管理体系，能够规范工程项目电子文件管理的标准，为电子文件的管理树立标杆，以便实现规模化、标准化的电子文件管理。

1.2 工程项目电子文件管理的要求

工程项目管理中电子文件管理是相对严谨的工作，为全面优化电子文件管理效益，充分提升电子文件管理质量，应该明确电子文件管理的要求，全面提升电子文件管理的水平。首先，在运用科学的电子文件管理办法，在电子文件的建设方面，应该遵循计划、审核、发布、归档等程序进行严格管理，利用电子文件的管理办法可以为公司的管理标准起到一定的借鉴作用。其次，总结归纳出电子文件的管理经验。工程项目管理电子文件的管理仍处于空白，在实践的管理过程中，需要充分结合企业的发展形势及自身的特点，也应该积极借鉴国外先进的管理经验，有效提升管理的成效，更要形成制度化的管理办法。最后，在工程项目管理电子文件的管理中，还应该积极学习计算机信息技术，掌握纸质文件管理和电子文件管理的异同，针对性地开展电子文件的管理。

2 工程项目管理中电子文件管理的优缺点分析

在工程项目管理中，电子文件管理取代了传统的纸质文件的管理，这不仅能够提升文件管理的效率，同时也能够提升电子文件的整体利用率。但与此同时，电子文件在管理实践中也存在着自身的缺陷，若缺乏对电子文件的安全保护与管理，那么极容易造成电子文件的丢失、失窃以及被篡改。

2.1 电子文件管理的优势分析

在电子文件的管理实践中，它并不是纸质文件管理的一次升级，而是文件管理中的一次实质性的飞跃和发展。在工程项目管理实践中，电子文件的管理具有独特的优势。

2.1.1 占用空间小，存储能力大

工程项目在建设与管理中，会产生大量的数据资料，传统的纸质文件管理，需要占用专门的空间，还需要专门人才的管理与维护，以避免纸质文件的丢失、发潮、发霉等，这不仅会造成空间资源的浪费，也会造成人力资源的浪费。较之于纸质文件，电子文件的管理具有独特的优势。电子文件是以磁带、光盘、数据等为载体的，它所占用的存储空间非常有限，特别是在电子存储不断扩容的今天，电子文件的存储更加便捷。

2.1.2 快速化检索，利用效率高

在工程项目的建设与管理中，传统的纸质文件以纸质的形式存在，在人们利用文件的过程中，需要耗费大量的时间来进行文件的搜索，同时还需要现场搜索和利用。但电子文件出现后，人们在利用电子文件的过程中，可以通过系统内部的平台来快速检索所需要的文件，同时人们也无需亲临现场，借助于PC端和移动客户端，都可以实现文件的检索和利用，这本身能够提升文件的整体利用率。与此同时，在电子文件的归档管理中，借助于系统平台的分类功能，可以快速化对电子文件进行分类管理，这同样便于后期人们的检索利用。

2.1.3 展示方式多，传播效果强

在工程项目管理中，传统的纸质文件管理，其展示和传播都大打折扣。特别是一些影像类的资料，人们在使用时，还需要借助于专门化的影像设备，才能予以播放和呈现。但电子文件的管理则无需如此复杂，相比纸质文件，电子文件的展现方式是丰富多彩的，既可以展示文字类的信息，也可以展示音频、视频、动画、数据等综合性的信息。这种丰富的展现方式，极大程度地提升了电子文件的传播效果。

2.2 电子文件管理的缺陷分析

工程项目是系统且复杂的，这决定了它的文件类型、文件数量、文件内容等也是繁杂的。电子文件管理虽然占用存储空间小，但也具备一定的缺陷。一方面，电子文件的来源较为复杂。传统的纸质文件可以落实到工程项目的某个部门，以部门为纸质文件的呈送单元。但电子文件却更加细化，工程项目各个部门、各个人员都会产生大量的电子信息，这使得电子文件的来源特别繁杂。另一方面，电子文件的信息容易损毁，且容易被篡改。在电子文件的管理中，因管理人员的信息意识淡薄、网络安全漏洞等问题，经常容易造成电子文件的损毁或失窃。

3 工程项目管理中电子文件管理的策略

工程项目管理中电子文件的管理需要遵循科学的要求，需要树立科学的目标，同时也需要分析电子文件管理的优缺点，以此来优化管理方式，全面提升管理效益。为全面提升电子文件的管理水平，应该运用科学的策略，从鉴定、归档、管理等多方面入手。

3.1 电子文件的鉴定

在工程项目管理中电子文件的类型及内容是多样化的，为从基础上提升电子文件管理的水平，应该做好电子文件的鉴定。一方面，电子文件的管理人员需要对电子文件做好严格的审核与检查，以确保文件管理前的完整性和精准性，避免后期电子文件管理中的诸多问题。同时，对于电子文件的审核与检查，并不是随便委托行政人员就可以，一定要具备工程技术资质的专业人员。通过他们的专业检查，能够及时发现电子文件中存在的问题，能够在电子文件归档与存储前，就解决其中存在的格式问题、内容完整与否等问题。另一方面，在电子文件的管理过程中，信息技术人员的作用也不容忽视。信息技术人员是电子文件的技术“把关人”，他们能够精准判断电子文件的格式是否与系统内要求的格式保持一致，这直接关系着后期电子文件的归档、分类及检索。在实践过程中，因电子文件格式错误，造成电子文件无法被读取，无法被检索，直接影响着电子文件的利用效益。因此，信息技术人员应该确保工程项目电子文件的可存取性、可处理性和可操作性。

3.2 电子文件的归档

在工程项目电子文件的管理过程中，电子文件的利用基础在于它是否得到了有效的归档和分类。因此，在审查结束后，工程项目电子文件将进入存储阶段。管理人员需要对存储的电子文件进行归档处理，以提升它的检索能力，便于利用者快捷检索和利用。一方面，在工程项目管理部门应该建立局域网，这便于电子文件在项目各个部门之间的传输。同时，规定各个部门的使用权限，这样能够针对性地提升电子文件的利用面。另一方面，工程项目各个部门在利用电子文件或者传送电子文件时，必须树立科学的归档与保存意识，遵循各自的使用权限，在使用过程中，要做好修改备注，要做好保存。此外，为提升电子文件管理的安全性，工程项目人员在使用电子文件时，要采用局域网，禁止外网访问行为。

3.3 电子文件的管理

工程项目电子文件的管理是一项严谨精密的工作，虽然电子文件具有独特的优势，但仍然不能舍弃纸质文件管理。电子文件的归档及检索使用应该区别于项目部门经常使用的网络系统，而应该单独运用新的局部系统，避免外网访问行为。电子文件归档系统，指利用再生系统与并行系统相结合的方法对电子文件进行归类整理。此外，在电子文件的管理中，还应该做好时间备注，优化电子文件的检索系统，为每一份电子文件录入关键词。同时，关键词要能够精准反馈电子文件的类型及内容，这样能够提升电子文件的利用效率，便于电子文件的检索。

4 结语

工程项目管理中电子文件管理是非常严谨的工作，在电子文件的管理实践中，应该结合电子文件管理的要求及目标，理清电子文件管理的优势及劣势，同时采用科学的管理方式，有效提升电子文件的管理效益，全面优化电子文件的管理质量。

[1] 潘磊，董萌然，工程项目管理中电子文件管理的探讨[J]，消费导刊，2017（11）.

[2] 周敏，陈秀芬，建设工程电子文件管理的实践与探讨[J]，档案与建设，2013（9） .