建筑工程竣工文件档案的整编与管理探索

王 珺

投资北京国际有限公司，北京 100031

在建筑工程建设施工中，工程竣工资料能够真实反映出各个环节施工，直接影响到建筑工程整体质量。随着市场经济的不断发展，建筑企业面临的竞争压力也越来越大。企业要想在激烈的市场竞争中取得胜利，必须重视工程管理。竣工资料管理是工程管理的重要组成和关键部分，其管理水平和管理质量在很大程度上关系到企业经济效益。因此，建筑企业应当重视建筑工程竣工文件档案的整编与管理，认真分析竣工文件档案管理中存在的主要问题，并且采取有效措施进行解决，确保竣工文件档案的准确性、完整性以及齐全性，便于真实反映出工程竣工验收状况，确保建筑工程施工质量。文章主要探讨建筑工程竣工文件档案的整编与管理。

1 建筑工程竣工文件档案整编与管理现状

1.1 建筑工程竣工文件档案整编与管理存在的主要问题

第一，建筑工程竣工文件档案不齐全。调查研究表明，目前大多数建筑工程普遍存在文件资料不齐全现象，包括投资审批文件、施工许可证、质量证明文件以及验收合格证等。施工单位不重视建筑工程竣工文件档案管理，将文件资料随意放置，导致文件丢失。工程资料在进入施工现场后，由于管理不善造成丢失，从而导致文件资料不齐全。在建筑工程建设施工阶段，竣工图纸与施工图纸必须保持一致，在正式施工之前，施工图纸应当确保完整、齐全、干净，竣工图纸需要科学合理。目前，一些施工单位尽管在实际施工过程中修改了部分项目工程，但是修改之后的竣工图纸无法做到有效归档[2]。

第二，建筑工程竣工文件档案缺乏真实性。经过调查发现，部分工程联系单的签字属于代签，分部分项工程的质量评定资料有修改、涂抹等问题。除此之外，文件的不真实还表现在以下方面：在编制建筑工程竣工文件时，其规范性与统一性存在很大不足；部分项目工程的施工图存在替换现象，也没有详细表明图纸的更改部位；设计图纸的归档和变更通知单的归档需要分别进行，部分竣工图纸尽管根据设计变更有所修改，但是在标识的修改上存在不统一现象；在特殊情况下，部分竣工图需要重新绘制，但是一些施工单位并未做到这点。

第三，建筑工程竣工文件档案缺乏统一性与规范性。这方面问题主要表现为以下几点：部分施工单位用竣工图纸代替施工图纸，并且没有对图纸变更状况进行标注与说明；部分竣工图纸尽管在图纸上标注和说明了变更部位，但是其标注存在不规范、不统一现象。在书写方面，建筑工程竣工文件档案还存在书写材料不统一的问题，笔记颜色存在较大差异。

第四，建筑工程竣工图纸变更不符合实际情况。没有对部分变更通知单进行编号处理，无法明确建筑工程变更情况；在竣工文件中纳入部分未执行变更、已作废变更，导致建筑工程竣工图纸的真实性大大降低。

1.2 影响建筑工程竣工文件档案整编与管理的因素

第一，对于日常项目资料无法做到规范管理。在工程建设阶段，施工单位需要考虑到建筑工程实际情况，并且投入必要的人力以及物力，以确保资料管理有序。然而，在实际工作过程中，许多施工单位不重视竣工文件档案的整编与管理，导致竣工资料与工程建设缺乏同步性，从而造成管理混乱、管理不到位。

第二，没有一个较为完善的工程资料管理制度。许多施工单位尽管针对竣工文件档案管理制定了相关制度，但是这些制度不够完善，无法对建筑工程竣工文件档案的整编与管理工作起到有效的指导作用。对于文件资料以及技术通知等无法做到统一管理、统一编号，因此在管理上较为混乱，大大增加了竣工文件档案的整编与管理难度。在移交和保管竣工资料上，企业也没有制定专门制度用于规范管理。众所周知，工期长、人员流动性大是建筑工程施工的主要特征，一旦没有做好工程资料交接工作，很容易出现资料丢失现象，为竣工文件档案的归档管理带来许多难题[3]。

第三，档案管理专业人才比较匮乏。现阶段，人才的缺乏是造成建筑企业档案管理水平偏低的主要原因。部分施工企业尽管拥有一定数量的档案管理人员，但是这些人员专业素质参差不齐，不了解施工技术以及工程建设方面的知识，缺乏竣工文件档案的整编与管理经验，导致工作水平偏低，影响企业档案管理工作的顺利开展。

2 加强建筑工程竣工文件档案整编与整理的措施

2.1 重视建筑工程竣工资料管理

要想加强建筑工程竣工资料管理，施工企业首先要从观念上对此重视起来，加大宣传力度，对竣工文件档案整编与管理的行为进行规范，以此增强相关人员档案管理意识。在正式施工之前，建筑企业应当积极宣传相关法律法规和档案管理规范，提高竣工文件档案管理的实效性，组织建设单位、施工单位和监理单位的相关负责人了解和学习基础档案知识，为建筑工程竣工文件档案管理工作奠定良好的思想基础。

2.2 规范建筑工程招投标流程

建筑企业应当严格按照规定流程进行工程招投标，选取综合水平较高的施工单位以及监理单位，针对建筑工程竣工文件资料提出相关要求，将竣工文件档案的整编内容、职责、特殊要求、送交时间以及资料原件在合同中进行明确，确保工程施工顺利进行，以此实现建筑工程竣工文件档案整编与管理水平的提升[4]。

2.3 完善变更后的文件档案管理制度

加强建筑工程竣工文件资料管理，对变更后的文件档案管理制度进行完善，确保资料齐全，做到定量统计、分门别类。在绘制竣工图纸时，变更后的文件资料是一项重要依据，只有重视变更文件管理，才能真正确保建筑工程竣工文件档案的真实性、完整性、齐全性与可靠性。首先，在对竣工文件档案进行编号时，需要考虑到不同档案的形成时间，防止文件在形成、移交以及保管过程中出现丢失现象。在编制竣工图时，编制人员需要确保变更资料收集齐全，在整理上要做到分门别类，并明确变更文件数目，以便在工作中迅速查阅。除此之外，还要对变更单进行逐个审查，将已执行或未执行的章盖在变更单上，确保竣工图编制科学；其次，施工单位主要负责竣工图纸的绘制，但是建筑单位、监理单位要充分履行自身监督管理职能，确保所绘制的竣工图纸符合实际施工情况，提高竣工图纸的绘制水平。在施工开始后，竣工图纸的绘制必须立即进行，并且根据实际情况进行适当修改，竣工图的编绘需要所有工程技术人员的参与，从而提升竣工图整体效果。

2.4 重视培养档案管理人才

档案管理人员的专业水平和综合素质在很大程度上决定着竣工文件档案的整编与管理水平。因此，建筑企业必须重视培养档案管理人才，加强对档案管理人才的专业培训和相关教育，确保其掌握归档整理规范、建筑知识以及档案方面的知识，提高档案管理者的工作质量与工作效率。除此之外，要想实现档案管理人员操作水平的提升，企业还要积极应用现代化管理理念与管理方式，对档案管理人员进行计算机技术方面的培训，提高档案管理的科学性。

2.5 合理运用现代信息技术

随着计算机的普及和网络技术的发展，动态化监控在建筑工程施工中得到了越来越广泛的应用。将一定数量的摄像头安装在施工现场，并连接网络平台，利用视频资料对实际施工情况进行了解和掌握，及早发现施工过程中出现的各种问题，防止损失扩大化。这些视频资料应当作为工程资料保存下来，与书面资料相比，视频资料在真实性、可追溯性以及直观性等方面具有更大优势[5]。

3 结语

综上所述，社会经济的发展带动了建筑行业的发展。近年来，建筑工程数量和规模有了显著提升，人们对工程管理也逐渐重视起来。在工程管理过程中，竣工文件档案的整编与管理是其中的重要组成，贯穿于工程建设的各个阶段，因此建筑企业必须对此重视起来。建筑工程竣工文件档案的整编与管理属于一项复杂的系统性工作，涉及多方面内容，各个参建部门需要加强沟通、交流与合作，共同努力，从而提高建筑工程档案管理水平。除此之外，在竣工文件档案管理工作中，还要对相关制度进行完善，规范档案管理行为，加大管理力度，以此确保建筑工程施工顺利进行，推动国内建筑行业现代化发展。