信息时代职业院校人事档案管理服务模式创新分析

摘 要：进入新世纪以来，信息化已经成为社会发展的一个重要标志。在信息化发展的推动下，职业院校人事档案管理工作正逐步由传统的管理模式转变为现代管理模式，档案管理工作的发展中心也开始向着信息化与数字化发展。本文基于网络信息化背景，对职业院校人事档案管理服务模式进行创新研究，并提出针对性的建议。

关键词：信息时代；职业院校；人事档案管理；服务模式

一、 信息时代与人事档案管理

信息社会的一个显著特点是潜力无穷的信息索取与信息交换，而且信息交换活动多发生在互联网环境下，这使得基于互联网的信息具备了综合性、竞争性、开放性与渗透性的特征。信息网络化发展改变了传统的人事档案管理模式，其将传统纸质形式的档案“搬到”了互联网上，以数字化形式存储与传播，这极大地提高了人事档案管理的效率与水平，并且也在一定程度上拓展了人事档案的利用服务范围。信息时代使人事档案管理产生了新的特点，比如档案管理的信息化，档案管理人员的信息技术专业素养等，但同时信息时代也给人事档案管理提出了新的挑战，比如对管理人员技能、业务素质提出挑战，对管理理念与管理制度提出挑战，对管理技术提出挑战。

二、 职业院校人事档案管理存在的问题分析

（一） 缺乏重视，工作不规范

对当前职业院校人事档案管理工作进行实践调查分析可知，多数职业院校并未重视人事档案管理工作，对人事档案管理意识淡薄，多数只将其作为个人信息的存储，缺乏足够的利用服务意识，大多数院校只是将人事档案作为教师工资、职称、人事调动的资料进行利用，缺乏现代管理意识。此外，多数职业院校没有专门针对人事档案管理的工作制度和标准，导致人事档案管理工作不规范，比如人事档案材料归档不准确，人事档案用纸规格不一，人事档案的隶属比较混乱等。

（二） 档案管理人员结构不合理，管理素质不高

一是多数职业院校的档案管理工作人员数量不足，导致没有专门的人事档案管理人员，而且档案管理队伍的结构不合理，影响人事档案管理的质量；二是职业院校档案管理部门的人员构成多样化，人员的流动性较强，甚至有些职业院校的档案管理人员是由其他部门工作人员兼职，使得他们在人事档案管理中的业务不熟练，档案管理素质不高，无法满足日益增长的人事档案管理需求；三是人事档案管理人员的整体素质不高，尤其是在信息化时代，档案的数字化、信息化发展需要管理人员不仅具备较高的档案管理知识与技能，而且还需要他们具备一定的数字化、信息化知识与技能。

（三） 未实现信息化管理，档案应用不足

在实践调查中发现，虽然多数职业院校档案管理工作随着数字化校园建设的推进，而开始了档案管理的信息化与网络化建设，但多数院校人事档案管理的信息化程度不高，多以纸质档案管理为主，纸质档案向数字档案转换的进程较慢，这在一定程度上影响了职业院校档案管理的信息化开发。由于对人事档案认识程度不高，档案管理的信息化、网络化发展进度较慢，导致人事档案的开发利用率不高，人事档案管理部门与人力资源部门的配合不合理，人事档案的应用功能单一。

三、 信息时代职业院校人事档案管理服务模式创新设计

（一） 创新人事档案管理的多元模式

一方面，职业院校应建立适应信息时代要求的人事档案管理多元模式，构建体现职业院校特色的独特管理模式。在人事档案管理中，应坚持传统档案管理模式与现代档案管理模式相结合，对于一些重要的人事档案资料可采取纸质档案进行备份，以数字档案进行开发利用，以确保人事档案的完整性与准确性。要加强人事档案的开放式交流，将开发与整合人事档案信息资源放在突出地位，充分发挥人事档案的作用。另一方面，职业院校及其主管部门应加强对人事管理的监管力度，拓展人事档案管理服务职能，完善向公共服务的人事档案管理制度。

（二） 建立人事档案服务职业院校的管理模式，加强人事档案的开发利用

职业院校人事档案管理首先要满足自身的实际需求，要体现出为院校服务的功能特色，这就需要职业院校结合自身实际情况建立服务自身的管理模式，为院校自身的人力资源管理工作提供基本支持。比如建立基于校园网的人事档案管理系统，开发人才测评软件系统，构建人力资源信息系统等。职业院校人事档案管理不仅要体现人才信息的存储功能，更要充分发挥人事档案的利用服务功能，比如建立职业院校人事档案开发利用及服务平台，使信息需求者可以通过检索获取所需求的信息，进而提升了人事档案的开发利用程度。

（三） 强化人事档案信息化与网络化开发

职业院校结合实际情况筹建信息利用开发中心，并将人事档案作为重要的信息资源，在网络的信息开发中心筹建中，积极寻求院校之间的合作开发，采取纵向联合横向的模式，提高人事档案信息共享的程度。在人事档案利用开发中，积极开展“产学研一体化合作开发”模式，加强校企合作，积极建立校企合作模式的人事檔案信息共享平台，使职业院校与企业能够在人事档案管理上相互提供更加专业的指导与服务。此外，职业院校还应加强对人事档案管理信息化与网络化的推广和建设，建立人事档案管理信息数据库，加强人事档案信息化与网络化的安全性、保密性建设，进而提高人事档案的开发与利用效益。

参考文献：

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[4]黄柳飞.论高等职业院校人事档案管理创新体系建设[J].黑龙江史志，2013（13）：105-106.

作者简介：

王筱，山东省临沂市，临沂市职业学院。endprint