关于做好档案管理现代化工作的研究与探索

张磊

摘要：档案管理从工作实际出发采取现代化的技术设备、工作方式，走档案管理工作现代化的道路是历史发展的必然趋势。

关键词：档案管理；现代化；研究与思考

一、信息时代对档案管理提出了新的更高的要求

随着信息时代的到来，对信息的需求是日益增多，快速全面地信息的要求也日益迫切，档案是最可靠的信息源。如何使档案工作满足时代的需求，实现档案工作现代化成为我们档案工作者当前和今后相当长时期内面临的重大课题，成为我国档案工作发展的方面和必然趋势。档案工作现代化即采取现代化的技术设备和工作方式，管理档案工作。具体表现为档案自动信息处理，更确切地说就是由计算机辅助人进行档案管理工作。

人类在社会实践过程中，一方面不断产生档案，另一方面不断需要利用档案，双方互为条件而存在着，然而档案产生的分散、零乱、质杂、量大等状况与档案利用所要求的系统，质段、专指、准确、快速之间存在着矛盾。

我们要使档案工作手段、方式与客观需要相适应，就必须采用现代化的技术设备、工作方式，走档案工作现代化道路。科学技术的迅速发展使人们思维习惯和工作方式起了变化，人们不再受时间、地点的限制进行办公研究等工作，这使档案的生成方式发生很大变化，如文件的起草、签发、催办、归档运作过程在计算机中进行。这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，才能有利于档案工作发展。

二、档案业务实体管理必须实现标准化

档案管理工作的标准化是提高档案管理水平，实现档案管理秩序化的基础，而实现档案工作自动化不可替代的前提条件是档案业务技术的标准化。即档案专业名詞术语、种类划分、档案收集、编目与检索、档案统计、档案鉴定等方面的标准化，它能减少档案管理的重复劳动，合理的与信息统计标准接轨。档案工作是管理档案和提供档案信息为社会实践服务的一项业务系统，现代档案工作是运用现代科学理论、方法与技术管理各类档案，积极开发档案信息资源，广泛输出档案信息为社会发展服务的一项复杂的业务系统。这一系统可以划分为档案实体管理、档案信息开发和档案工作反馈信息处理三个子系统。

档案实体管理是整个档案工作系统的基础工作，是档案信息开发和反馈信息处理的前提，是对档案原件实行集中、有序、质量和安全管理，档案实体管理分收集、整理、鉴定和保管四个环节：

其一，档案的收集工作。档案的收集是丰富馆藏的重要工作环节，是实现档案集中管理的前提。科学技术的发展，使档案的载体记录方式出现了多样化趋势，越来越多的社会活动记录不再采用传统的纸张形态，而是缩微型、声像型、机读型等新型载体和记录方式而存在，增加了档案收集工作的难度。档案通过各种方法存入计算机，作为机读档案数据库，完成档案收集工作，确保档案收集的完整性。

其二，档案的整理工作。档案的整理是将零散文件分门别类的组成档案的有机体的过程。将文件由杂乱状态转化为系统状态。对档案原件实行有序管理。计算机利用WPS、WORD等软件参与整理编目工作。当分类、组卷时计算机随时可以迅速的对电子档案中的单份文件从任何角度进行分类组合，可以尽可能的表现文件之间的在来源、内容、时间、形式等方面的历史联系。在档案整理工作中，应根据计算机技术的特点，简化档案的整理工作。

其三，档案的鉴定工作。档案的鉴定是鉴别档案的价值大小，确定档案的保管期限，决定档案保存和销毁的一个工作环节。将档案由庞杂状态转化为优质状态，使档案存贮优质化。

其四，档案的保管工作。档案的保管工作是保护档案安全，延长档案寿命的一个工作环节。保护档案的完整与安全，保证档案存储井然有序，提高档案传递效率，及时提供利用。

从档案的收集——整理——鉴定——保管四个环节中，计算机都或多或少的参与档案的实体管理工作，我们要根据发展的需要，合理的开发或采用高质量的计算机系统，保证档案信息资源合理集中、完整系统、存贮质量高、安全无损为开发档案信息资源创造条件。

三、档案管理现代化必须坚持走信息开发之路

档案信息开发在信息社会中越来越重要，是档案工作存在实力的关键，是对档案承载的信息，由静态转化为动态为用户所接收的过程，是使档案的价值充分发挥作用为社会各项实践活动服务。信息开发系统可由档案信息加工和输出两部分组成。

其一是档案的信息加工。

电子计算机能对档案文件的内容进行自动的查找和自动编制所需的各种目录和索引。并能注出档案文件中有检索价值的信息进行自动标引。在手中编目的情况下，对一条目录条目来说，编多少种目录，就要准备多少张相同的目录卡片。例如，当我们要编专题目录、人名目录和地名目录时，涉及单位的一份有关文件就要添写三张目录卡片，并分放在这三个目录盒中。用计算机自动编目，只要输入一张注录条目卡片，计算机就可以自动编上三个目录条目。开发利用档案信息资源重要的方式，是档案编研工作，要为利用者提供实际上效性强、价值高的信息，档案工作者必须突破手工编研模式，使档案编研电子化，以存贮档案资料为主要物质对象，以提供或报道档案信息内容为主要目的，在深入研究的基础上，围绕一定的题目范围，用计算机对档案文献材料进行收集，筛选和加工，使之成为电子出版物，缩短了档案工作周期，提高工作效率。

其二是档案信息输出。

计算机能在很短的时间内把以前要很长时间才能查找到的文件材料快速的档案检索，检索档案目标可缩到文件一级，这使检索更加准确、灵活。计算机还可沿用常用的检索途径，分类号、全宗号、作者、时间、标题等快速查出所需的档案文件。在档案工作的几个环节里，最终目的只有一个提供利用。随着社会发展，利用次数的增加和利用范围的扩大，增加了档案工作的复杂性。我们要逐步把档案信息输入计算机，存储到光盘上形成信息库，编制检索程序，以达到迅速、准确、全面提供档案信息。计算机给档案工作者带来了高效率，高质量的服务日益显露出来，档案工作的管理面临一场深刻的变革。随着计算机迅速普及，计算机在档案工作中有了更多的应用，功能也不断增强。

探索档案管理现代化的途径和方法，必须立足现在，着眼未来，才能更好地服务于社会主义现代化建设。endprint