中小型医院档案工作亟待加强

刘文杰

【摘要】随着医疗制度的不断改革，对医院的管理工作也有了更高的要求，特别是医疗机构中中小医院的后勤档案管理工作薄弱，需要加大对后勤档案管理的力度，结合现代化的先进技术，根据医院的工作流程和规章制度引进电子档案管理手段，提高中小型医院管理水平，促进医院的和谐、可持续发展。本文根据在小型医院中普遍出现的问题，对此提出解决方法。

【关键词】后勤档案管理；优化途径；中小型医院

在普通医院里，后勤工作是医院管理的重要基础，能够让医院正常运行的重要组成部分，在医院的方方面面的环节均能够涵盖到，因此，医院后勤工作的质量直接关系到整个医院的工作质量，关系到医院的可持续发展。失去了医院后勤管理工作的有效支持，医院将无法正常运行，因此，提高中小医疗机构的后勤保障，能够提高中小型医院的核心竞争力，从而创造出更高的医疗价值。

在医院中，后勤档案记录着医院的各种信息，这些信息涵盖了医院规划、日常运营管理等，是保证医院运行的第一手资料，作为医院档案及其重要的一部分，后勤档案能够保证医院的安全高效运行。医院后勤档案工作能够促进中小型医院的可持续发展，对医院的建设、维修、管理等服务，以及促进医疗事业发展有着极其重要的意义，应加强对于中小型医院的档案管理以及建设意识。

一、中小型医院的后勤档案管理工作简述

在确保医院的正常运营中缺少不了对医院的扩建、维修等项目，同时也缺少不了引进先进的设备设施，物资供应以及水电气等供应，因此，医院的后勤保障涵盖了医院的方方面面，没有了医院后勤保障的支持，医院将无法正常运行，提高对医院后勤保障的管理能够为医院带来高效的运营，是医院一个非常重要的组成部分，在医院的后勤管理中包括行政管理类档案、物资管理类档案、日常运营类档案以及基建类档案等等。

二、在中小型医院中出现的问题

（一）人员整体素质不高，管理意识不强。在我国大多中小型医院中普遍存在着个人素质不高、综合素质参差不齐等情况，部分科室还存在着人员流动大、人手短缺等情况。在医院中由于进入后勤部门工作的门槛低，因此许多医院的后勤管理人员是由其他行业改行进入的。在医院的总体管理中，对后勤管理以及相关的培训少，资金投入少，因此就造成了员工的整体素质普遍偏低的情况。在我国中小型医院的管理中，大部分管理人员的管理意识不强，还有部分在医院后勤管理中做兼职工作，相对而言，这部分人员对医院进行后勤管理时，相关的知识、技能等均不高，特别是医学方面的基础知识以及管理的常识。在目前中国经济高速发展中，医疗事业也进行了大换血，对设备、技术、人员等均进行了提高，与滞后的后勤管理工作之间形成了巨大的反差。后勤管理人员作为医院后勤人员的一部分，管理人员的综合素质间接影响着整个后勤工作的管理质量，影响医院的发展速度。在目前的部分中小型医院中，后勤档案管理者自身定位不清晰，对档案的管理意识相对薄弱，不了解档案工作对于医院的重要性，导致医院的后勤档案收集不全面；资料缺乏完整性，管理不到位，常常会出现资料流向不清，内容不全等状况，对医院的后勤档案管理工作造成了很大困扰，影响了后勤档案工作的正常有序进行。

（二）医院领导不够重视，管理不当。在医疗机构中，主要工作还是进行医疗保障服务，在医院中普遍存在着“重临床，轻后勤”等情况，在中小型医院中，领导往往对后勤管理工作不够重视，对后勤人才以及培养等不够重视，因此中小型医院的后勤档案管理工作意识普遍偏低，如果用人不当，可能会造成后勤工作的管理不科学，使医院的后勤档案管理工作停滞，影响到医院发展历史资料的完整性，对医院的整体运行造成严重的影响。

（三）管理流程不清晰，责任划分不清。在许多中小医院中，由于后勤管理工作不受重视，工作不严谨，没有制定相应的规章制度以及管理办法，导致后勤档案工作较为混乱，没有一个统一的标准与体系，例如：没有规范档案文件的分类，没有对后勤档案管理工作的内容进行有效划分，没有分类管理责任人制度，没有完善后勤档案工作的划分范围，没有调阅权限等，以及部分工作人员对需要纳入管理的工作内容不清楚。前文的原因经过总结后得知，在许多中小型医院中，后勤档案管理工作不严谨，相关问题的职责落实不到位，部分后勤档案资料未登记或保管并移交给上级档案部门，随处丢放。由于管理制度以及监管不力，管理疏忽，造成了许多档案未有效归档，最后导致档案缺失，无法找回。在部分中小型医院档案工作中，相关人员忽视档案收集归档等工作，监督指导不够重视，导致许多文件资料缺失，造成不必要的损失，在医院日常管理的过程中，不能得到有效的数据以及资料进行支持，即不利于医院后勤档案的管理，对医院工作的顺利开展也会造成影响。

（四）注意档案分类。在普通中小型医院中，由于受到场地、空间等因素影响，很少设立专门的后勤档案室，许多相关的后勤档案资料没有一个固定的存储场所，大多都存在办公室里，办公室也存在多用途使用的情况，不能做到对后勤档案的分类管理。往往在后勤档案中，有许多的合同、协议等各种信息资料，这些资料都需要以原始的形式存档，基本都是以纸张的形式进行存档，这种方式适合对少量的资料进行管理，但在后勤资料中往往都是数量庞大、种类繁多的形式存在，即使使用计算机辅助录入管理也会影响工作效率，在实际的工作中不但费时、费力，还会造成错误，影响整个后勤档案管理的效率。

三、提高中小型医院后勤建档管理

（一）提升各医院后勤管理人员的整体素质。加强后勤管理的关键在于对后勤的人员进行管理，管理效果直接影响到医院档案工作的工作质量，后勤人员不仅需要人员具有很强的专业性，还需要有极强的责任心，对严格复杂的管理程序做到一丝不苟，建立一支专业的档案管理队伍从而提升医院的管理效率，应用到医院后勤管理的各个环节中，因此，建立一支专业的档案管理队伍是非常必要的。

（二）加强领导的重视。在医疗改革不断深入的过程中，医院领导作为管理者应该转变思路，加强医院后勤档案管理工作，在医院中，应该建立一支专业、高素质的后勤档案队伍。同时医院应对现有的后勤管理人员加强培训，让后勤管理人员提高专业知识，提升自身素質，并应用于工作中，同时还要加强对医院后勤管理人员相关法律规章制度的培训，能够让后勤工作事半功倍。

（三）规范完善管理制度。在现代医院中，都是追求科学化、精细化的管理，在后勤管理中也是如此，作为保证医院正常运行的重要组成部分，在后勤管理中应加强对后勤档案流程以及规范进行管理，在人员或者资料交接的过程中，对整个流程都进行细化，避免由于管理疏忽造成管理失误。在资料归档的时候，需要明确归档时间，及时对资料进行处理，避免由于长时间未处理造成的资料缺失或损坏。

（四）加快后勤档案信息化建设。在现代社会发展中，电子信息技术的发展推动了档案管理的进程，以往传统的管理方式已经很难满足当下医院的发展了，利用信息化技术可以直接将档案编辑后放入电脑中存档，通过网络平台能够随时调出查看，查找时也更加方便。借助相关软件以后能够方便系统将档案进行录入、新建、归档、二维码打印、借还统计等进行管理，不但可以快速查找，还能对档案进行跟踪，备份还能防止丢失、遗漏等，对档案进行全面的管理，减少出现差错的几率，同时还能提升对档案的控制与管理。

四、结束语

综上所述，医院的后勤档案是医院必不可少的财富。受限于中小型医院的规模、经费、人员等问题，医院的后勤档案管理相对较为薄弱，还有待提高。在现代社会高速发展中，医疗改革也不断深化，应加强对各中小医院后勤档案管理的领导重视程度，增加后勤管理人员的专业知识以及自身素质，建立一个高效的后勤档案管理团队，完善后勤档案的管理制度，利用信息化的手段进行处理，使医院能够健康、高效地运行，实现医院的可持续发展。

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