办公室人员时间管理的策略

林文瑞

【摘要】办公室人员每天忙于工作，经常处于“忙、盲、茫”状态，有必要制定时间管理的策略，有效利用资源，提高工作效率。

【关键词】办公室人员；时间管理；表现；原因；策略

办公室工作人员每天经常处于“忙、盲、茫”状态，每天有开不完的会，做不完的事，穷于对付上级布置的任务；做的事情很盲目，没有科学思考问题，科学安排工作，急什么做什么，重复低效的工作；一天下来没有自己的時间，不知道自己在忙什么，一天做了哪些事？一天做了哪些有用的事？更谈不上静下心来反思一下一天的工作。办公室工作人员有必要反思，是否科学安排了时间，提高了工作效率。

一、办公室工作人员浪费时间的表现

（一）效率很低的时间。做一件事之前，没有仔细想好应该怎样做，先后次序，开始前做哪些准备工作。有的人一接到任务马上就开始工作，发现遇到了困难，再停下来思考，有时要返工，边做边想边修改，效率很低。

（二）不珍惜“短的时间”。有些人做事必须有比较长的“整块时间”，需要较长时间才能进入工作状态，认为短的时间没有用，不会利用开会前、等人等短的时间做一些准备工作，收集一些资料，整理一下工作，处理一些邮件等，不会积少成多，白白浪费许多时间。

（三）情绪不佳的时间。有的人带着情绪工作，如在家里与家人争执，早上上街买东西不如意。带着不好情绪工作，许久不能静下心来进入工作状态，效率很低。

（四）不专心的时间。有的人工作不认真，不专心，工作时还在想别的事，思路不清晰，反应比较慢，容易出差错，出了差错还不能及时发现，效率太低。

（五）随意出借时间。有的人比较热情，随意出借时间，包揽应该由别人完成的工作，导致他人偷懒，不愿意完成自己应完成的任务。由于帮助别人，自己工作时间紧迫，有时勉强完成任务，也容易出差错。

二、办公室工作人员浪费时间的原因分析

（一）缺乏目标。有心人办事情没有自己的明确目标，抓不住当前工作重点、主要目标，没有关注各项工作的关联性和逻辑性，不清楚自己要做什么，有时只注意一些细小的事，专注细小的事而忽略了工作重点和时间节点。

（二）关注错位。平常工作中不是把工作重点放在要事上，而是放在急事上，穷于对付和完成急事，没有想到“重要的紧急的事”都是在干“重要不紧急的事”时没有抓紧，时间很快流失，“重要不紧急的事”变成了“重要的紧急的事”，这时去完成，时间紧，应付了事，质量差，效果差。在工作中，可控与不可控错位，没有想到“改变可以改变的方面，接受不能改变的方面”。有些方面上级机关已经定好了，不能变的，要努力做好，而还想去改变，是吃力不讨好；对自己可以改变、可以做好的方面，没有发挥主观能动性，懒于思考、懒于变动，按部就班，效率低。在工作中，不懂得发挥优势，克服劣势。不会利用优势去简化工作，搞好工作，提高效率；而花许多时间去弥补劣势，用自己的劣势去面对工作，处处感到困难和障碍。

（三）不会调节情绪。带着不好的情绪上班，不会缓解坏情绪的时间，任凭坏情绪延续并带到工作中。由于情绪不好弥散到工作中各方面，且以消极面看问题，容易与人发生争执，工作效率低。

（四）不会科学安排时间。每天应付工作，不多思考，去总结经验和教训，遇到什么做什么，错了重新再来，重复劳动，不会将工作分类，简化工作，没有养成一步做对，一步做到位的工作习惯。

三 、时间管理的策略

面对浪费时间，低效率的工作状态，我们有必要采用时间管理的策略，时间管理策略就是指“有效地应用资源，包括时间，已使我们有效地取得个人重要的目标”。

（一）提高认识。在工作中，要忙在关键处。要集中精力完成最重要的事情和与之相关的问题，多思考，提出问题，明确问题，平时个人与组织的目标尽可能一致，在解决问题时，明确主要矛盾，不要把问题复杂化，要学会把复杂问题简单处理，抓住关键点并予以解决。列个时间表，集中时间解决最重要的问题而不是紧急的事，不重要的事情少投入，或用零碎的时间解决。学会解决问题的方法。掌握方法比学会知识更重要，掌握方法能有效解决同一类事情，还能够前移解决与之有关联的事情。

（二）心情舒畅地工作。一个人工作很忙，但要忙的开心。在处理事情之前，先处理心情，不要让家里的不好情绪带到工作中，同样也不要把工作中不好情绪带回家里，从积极的方面看问题，多看事物的积极面，将快乐的钥匙掌握在自己手里。遇到一些不顺心的事，不要冲动，冲动不能解决问题，也不利于自己想办法解决问题，以积极心态面对工作，不要给自己增加压力，压力适时放下，给不良情绪找个借口，把它释放出去；减少工作难度，缩小痛苦、放大快乐，努力工作，把工作看成展示自己能力和水平的机会，多看到积极工作的社会意义，我们不是为薪水而工作。

（三）科学安排时间。一个人要科学安排时间，要忙出成效来。工作中，多动脑，多反思，多总结经验和教训。做正确的事，方向正确比具体操作更重要，先确定正确方向，做正确的事，然后再把正确的事做对，把正确的事按照科学规划予以完成；将工作分类，重要的事情花主要精力去完成，顺序在前的工作先完成，将相近的工作放在一块完成，提高效率。不要浪费短的时间，在短时间里，或回顾一下最近的工作，反思一下工作中的得失，经验与教训，理一下思路，在这些都做完以后，也可以利用短的时间去完成一些细小的事情。养成一步做对、一步做到位的工作习惯，刚开始不一定要快，要急。明确正确方向，然后把具体工作计划好，避免反复摸索，重复返工的现象发生。追求完美，不要追求过分完美，力争高水平高质量完成任务。不要为了一些不重要的事或细节投入太多精力。没有必要为一丁点改善浪费大量时间。克服“布里丹效应”，在完成任务时，不要犹豫不定，看是追求完美，实际上是贻误良机，要当机立断，迅速决策。如果犹豫不决，则会效率很低，两手空空。适时幽默。要取得好成绩，要艰苦劳动，适时幽默，调整一下自己的情绪，减少心理压力，改善与同事的关系。把精力放在工作中，要处理好事业与家庭的关系，要科学安排家务事，减少矛盾，挤出时间陪小孩，帮助小孩进步。

（四）利用关系、利用委派。善于利用关系，在不违反纪律和法律的情况下，利用“熟人好办事，熟人先办事”提供的便利做好工作，提高效率。工作中合作很重要，利用合作互补，发挥每个人的长处，提高工作效率。要勇于说“不”，对一些明确不属于自己的事，理应由别人做的事不要揽过来，因为不熟悉业务，即使做，效率低，容易出差错。大家在一起工作，利用委派，合理分工，各人承担自己工作，努力把工作做好。endprint