关于航空企业档案管理系统安全保密策略的研究

李南杰

摘要：航空企业中档案保密工作是档案管理的重要内容，其关系到企业的商业机密和档案工作的安全，对维护企业的安全，保障企业能够长久的发展下去，提高企业市场竞争力都有很重要的意义。基于此，下文通过对航空企业档案管理系统安全保密所存在的问题进行论述，提出相应的解决策略，希望对相关人员有所帮助。

关键词：航空企业；档案管理系统；安全保密；策略

引言

随着信息技术的广泛应用，社会信息化程度也越来越高。航空企业档案资源的安全成为了影响企业安全和利益的重要因素，因此要做好企业的档案保密工作，保护好企业的核心商业机密，维护企业的安全和利益，从而推进企业安全、稳健、和谐的发展。

1航空企业档案管理系统安全保密所存在的问题

1.1航空企业档案管理系统的保密管理力度不够

涉及信息系统的保密管理力度不够是档案管理安全保密问题的突出表现。一些航空企业的档案管理部门经常出现保密管理松懈，保密纪律松弛，保密制度形同虚设的现象。首先，保密管理队伍不健全。保密管理人员大多是兼职或者缺乏专业素养，导致对电子档案保密工作无法进行有效的管理；其次，保密管理制度不健全，有的形同虛设，没有执行力。如网络划分不正确，对本部门的网络属于涉密内网还是非涉密外网的定位不清，从根本上导致混乱；最后，对于保密检查督促不够。对于工作中的违规操作缺乏日常检查，以及没有落实赏罚机制。

1.2缺乏对档案安全保密的管理意识

有部分航空企业只知道谋取经济效益，认为档案工作只投入不产出，从而忽视对档案安全保密的管理。比如，企业的业务文件分散保存到各个部门或者个人手中；工作人员的调离或者辞职，没有办理清退、交接手续，而是直接放行；在不符合保密要求的载体、场所处理涉密信息；工作人员在开会、出国等情况下，擅自将文件、电脑、移动存储介质携带外出，从而造成丢失泄密；没有建立严格的上网信息保密审查制度，使工作人员在网上发布消息后造成泄密。因此，缺乏档案安全保密的管理意识，不仅会造成失密泄密事件的发生，更会带来管理上的漏洞，给企业的安全带来威胁，使不法分子有机可乘。

1.3档案过程控制和网络措施不到位

部分航空企业只注重对档案保管方面的控制，而忽略了对档案形成过程的控制。很多文件材料从其开始的计划、规划、草案、草图、原始数据、程序、方案、工艺等未得到有效的重视，不是记载在专门的笔记本和专用的存储设备上，而是随意地记录在不同的载体上，这种忽视档案材料形成过程的控制，如果出现非正式图纸、原始数据等文件材料的丢失，很可能影响到企业的可持续发展。另外，网络监管力度不够也是造成档案泄密的原因，第一，对涉密网络没有按照国家有关保密管理法规和技术标准，未能做到涉密信息系统与保密设施同步规划、同步建设；第二，对存储、处理涉密信息的电脑缺乏有效管控手段。

1.4档案安全保障不到位

传统的档案管理是以纸质为载体，而随着市场化趋势的不断加深，涉密面越来越广，出现了大量的档案信息，而这些信息大多存储在光、磁介质中，有一部分会通过网络进行传输，稍有不慎就会造成泄密失密，从而对企业的安全产生隐患。同时，存储、处理涉密信息的电脑，一旦连接网络就会被植入木马病毒，造成与之相连的其他计算机的交叉感染，进而使泄密失密的范围进一步扩大。另外，航空企业的工作人员有的时候会采用手机拍照、传输信息材料，使得大量的文件材料、图表、档案、个人隐私和商业秘密的泄露风险进一步加剧。因此，要强对档案管理的安全保障，否则失泄密事件一旦发生，后果极其严重。

2加强航空企业档案管理系统安全保密的解决策略

2.1强化安全保密意识

档案管理安全保密工作关乎着企业的安全和利益，所以航空企业必须对安全保密工作给予高度的重视，强化保密意识。首先，档案管理部门要不断增强档案保密工作的责任感和使命感，加强对档案保密工作的宣传力度，而且航空企业的各级领导一定要具有较强的保密观念，以身作则，严格遵守保密制度，树立“保密工作无小事”的责任意识，提高全员保密工作的自觉性和责任感；其次，提高档案人员的综合素质。第一，定期组织档案人员学习保密知识，通过关于企业失泄密的典型案列，使档案人员绷紧保密这根弦；第二，对档案管理人员进行专业素质培训，使其熟练档案工作中的各项法律法规，熟悉自己所从事的业务工作，具有把档案专业法规、政策和档案专业基本知识以及其他专业知识灵活运用于自己的工作实际，熟练完成自己的业务工作的专业能力。

2.2开展档案保密制度建设

要建立健全管理制度，加强档案保密工作的制度化建设，规范档案保密管理，提升管理服务水平。首先，针对新形势下的保密工作特点，加强对计算机网络和信息安全保密管理方面的保密制度建设，使其形成符合实际的保密制度体系；其次，建立涉密档案查阅和处理制度，如《涉密档案查阅制度》、《涉密文件处理（管理）规定》等，对档案收集归档、鉴别整理、保管保密等内容和程序进行具体规定，防止利用职权转借档案，造成档案的丢失；最后，明确工作人员的自身职责，使责任落实到人，从而提高工作人员对档案保密制度的重视。另外，档案管理人员要强化保密监督检查工作，通过监督检查，及时发现问题并消除隐患，防止泄密事件的发生，提高管理水平。

2.3加强涉密档案管理工作

2.3.1加强涉密文件的处理工作

档案管理人员要加强对机密文件的管理以及文件的印制、保管、归档、销毁工作的保密安全措施，对于在起草文件过程中产生的废弃稿纸，不准随便乱丢，要用保密碎纸机对其进行销毁；另外，对于传阅夹内的文件，不许随意抽取，不得擅自扩大文件的传阅范围，文件阅毕后，必须签注姓名（全称）及时间，并且传阅文件不得超过两天，不得任意积压与延长时间。

2.3.2加强对库房的管理工作

库房管理是档案保密工作的重要环节，而且其具有一定的独立性，但是受到条件的限制，有些航空企业没有设立专门的档案管理室，只是将库房设立在办公楼内部，因此为了确保档案管理工作的保密性和安全性，档案库房周边不能设置其他办公室，并禁止无关人员入内；另外，档案库房要符合“八防”要求，即“防火、防水、防潮、防尘、防光、防霉、防虫、防盗”等，并配备各种设备以保证档案存放条件，确保档案能够能到有效防护。

2.3.3区分涉密以及非涉密设备

为了保证设计工作和其他工作的开展有实际意义，档案管理人员要根据业务工作特点对涉密与非涉密的计算机进行区分，确定人事任免电脑、财务专用电脑、办公文件制作专用电脑、档案资料处理专用电脑等为处理内部企业保密信息涉密计算机，并且规定不准使用涉密计算机上网，以防档案资料失泄密；如果涉密计算机发生故障时，要及时查明故障原因，并联系专业的技术人员对故障机进行现场维修，从而确保档案资料不被泄密和偷窃。

结束语

总而言之，档案信息资源是航空企业档案工作的核心，信息资源的安全与保密直接影响到国家的安全和利益。因此，航空企业的工作人员要有强烈的保密意识和责任意识，严格遵守档案管理的规章制度，建立健全档案工作监管机制，从而确保档案保密工作万无一失。

参考文献：

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[2]赖秀琴.如何做好信息时代企业档案的安全工作[J].办公自动化，2009，（18）：35-36.

[3]李煜.信息公开环境下的档案保密工作[J].城建档案，2014，（05）：41-43.endprint