企业档案管理社会化问题研究

摘要：在社会的不断发展中，各个领域的企业建设都取得了较大的提升，导致企业之间的竞争更加趋向白热化。为了控制成本，企业方面都将内部档案交付给社会中的专业机构来管理。这种管理形式不仅能够促进企业档案管理水平的提升，也能够减少成本，从而加快企业的发展步伐。企业档案管理社会化逐渐成为人们关注的重点，但是怎样将其中存在的问题解决，依然是需要做出仔细的考量。

关键词：企业档案管理 社会化 问题

在企业的发展过程中，档案是企业发展的凭证，也是见证企业成长的关键所在，能够为企业未来的发展提供参考和决策的依据。为了进一步提高企业档案管理的有效性和科学性，实现企业档案管理社会化已经是大势所趋。因此，就要将档案管理社会化中存在的问题有效的解决，才能够为管理工作营造良好的发展环境。

一、企业档案管理社会化的简要分析

自改革开放以来，企业和经济体制都得到良好的发展，不少企业已经开始了业务外包，将外部资源加以整合，减少企业生产的成本，提升生产质量和效率，为企业带来更高的经济效益。与此同时，改革开放也使得社会化分工、社会化管理等成为热门词汇，这也是企业档案管理社会化的原型。现阶段，企业档案管理社会化的内容是企业为了减少生产升本的开销，将档案管理利用业务跟报的形式，交给社会上专业的机构来进行管理，保证档案管理更加具有科学化和规范化，使得企业更具竞争优势，获取最大利益。企业档案外包业务中包括了档案数字化加工、档案管理、档案管理软件的研发等等。

二、企业档案管理社会化存在的问题分析

（一）对企业档案管理社会化不够重视

现阶段的企业档案管理工作中，企业内部对这项工作没有提高重视程度，不少企业已经开始利用电子化和数字化的管理方式来进行，但是档案社会化管理中依然没有将数字化档案交付到外包的社会档案专业机构的手中，管理也仍然利用的是自主化管理。实际上，企业内部专门管理数字化档案和工作人员在能力等方面还不够完善，就极有可能在实际的工作中导致信息化档案的建立和管理都没有达到标准的要求。企业档案社会化管理的程度没有深化，重视程度不够对档案管理的效率就会有所抑制。

（二）监管力度不够

企业在生产以及运营期间，档案管理都会与日常的工作相融合，但是档案管理不能够为企业创造任何有价值的服务和效益。而且有的企业管理人员经常认为档案管理工作是多余的，就会将企业背部档案管理交给社会外包机构来负责。企业内部侧重于生产和经营，就会对外包出去的档案管理工作忽视，没有定期进行检查和核实，使得企业档案管理存在一定的缺陷。

（三）缺乏可靠的安全保障

社会上专业的企业档案管理机构在对档案进行管理时，正常情况下都是统一来进行管理的，不会对某个企业的档案进行单独管理。而且不同企业的档案管理软件和格式都存在较大的差异，就会在管理过程中出现电子档案信息系统兼容性差，导致电子化档案信息丢失或者混乱等问题出现，数据信息安全方面也会存在一定的缺陷，给企业信息的安全性带来影响。

三、企业档案管理社会化的相关对策分析

（一）完善企业档案管理社会化体系

现阶段，企业档案管理的方式发生了巨大的转变，档案管理社会化已经在发展中成为重点。根据当前的形势背景来看，不少企业档案管理社会化存在问题。而导致问题出现的主要原因就是企业档案管理社会化的服务质量差，水平低，而且机构方面对于档案管理工作没有自律性。在企业档案管理社会化中，为了实现管理的高效性，要不断完善社会市场体系，规范社会化管理市场的建设。其中涉及到的内容比较多，范围也比较广，所以就要建立合理的档案管理运行机制，对档案管理机构的职能作出明确的划分，与此同时还要建立具有约束能力的监督制度，为企业档案管理社会化提供更好的保障。

（二）建立社会化档案管理行业协会

社会档案管理行业协会能够协助市场中专职档案管理机构提供监督和指导等方面的服务。首先，根据我国宏观调控来看，档案行政管理部门需要协助档案协會的建立和发展，在此基础上也要将自身的作用发挥出来，以此来促进档案管理协会管理的提升，为档案管理工作的有序进行提供可靠的前提条件。其次，企业档案管理行业协会在执行监督和指导的工作中，也要提升自律性，在实际的工作做好自己的分内工作，在法律法规范围内履行职责，创建良好的社会管理环境，将档案管理行业协会的作用真正的展现出来。

（三）提升档案行政部门的宏观调控作用

在社会经济的不断发展中，企业档案管理也实现了进步和发展，企业档案管理社会化已经成为主要的发展趋势。这种专职化的档案管理机构的出现，对档案管理事业的发展来讲具有实际性的意义和价值。就国家职能角度来看，为了更好的实现企业档案管理社会化更加趋向于科学化，就要不断提升档案行政部门宏观调控的作用。国家方面对于企业档案管理社会化还没有制定行政章程和法规。在立法和政策方面，各个地区的档案行政管理部门都要结合当地的情况来合理的制定行政法规和章程。地方档案法规要结合档案结构人员的综合素质能力、经营范围、档案行政监督等方面来综合思考来进行规定的制定，进而增强宏观调控的力度，提升企业档案管理社会化的水平。

四、结语

综上所述，在全新的发展形势背景下，为了更好的实现企业档案管理社会化，就要根据社会的发展来进行，将原有的档案管理模式加以改进，改变旧思想、旧理念，利用全新的管理模式。管理人员要强化对档案管理工作内容的分析，结合现阶段的工作状况以及档案管理社会化中存在的问题，明确档案管理社会化的发展方向，提出可行的对策，促进企业档案管理社会化的有效进行。

参考文献：

[1]崔娜.研究企业档案管理中的社会化问题[J].经营管理者，2017，（05）.

[2]蔡白燕.企业档案管理社会化问题及解决策略探究[J].办公室业务，2016，（15）.

[3]高晓宇.社会化问题在企业档案管理中的分析[J].黑龙江史志，2015，（13）.

（作者简介：许诺，国网浙江省电力公司台州供电公司，研究方向：民事法务、档案管理。）endprint