简析市政工程档案管理存在的问题和对策

吴丽珍

我国市政工程档案管理已经从传统的人工管理阶段逐步步入全新的数字化信息化的发展阶段，在此过渡阶段市政工程档案管理工作存在诸多问题。通过研究当前市政工程档案管理机制、档案管理标准化、信息化、专业化建设进程中存在的具体问题，针对问题提出健全市政工程档案管理机制、推进其标准化改革、提高信息化水平和专业化程度的具体对策。

一、市政工程档案的重要性

市政工程档案资料是城市科学规划的重要依据，是城市规划编制与调整、市政设施管养维修的基础资料。当前市政工程档案管理正从传统人工管理时期步入数字信息化管理时期，档案管理工作存在巨大的机遇，也面临严峻的挑战。加强市政工程档案管理，保存城市建设的成果，利用市政工程档案资料促进城市可持续发展和健康运行，是城市建设者和管理者应重点思考的问题。

二、市政工程档案管理工作存在的问题

近十年来，各级政府对市政基础设施的建设与民生改善持续重视，政府和民间资本对该领域的投资热情高涨，市政工程的建设规模不断扩大，工程数量逐年增加。在市政项目建设井喷式发展的过程中，“重建设，轻档案”的现象如影相随，我国市政档案管理工作中存在的问题具体表现在以下几个方面：

1.市政工程档案管理机制不健全

我国市政工程建设和管理领域，没有形成完善的市政档案管理制度。市政工程从项目前期、项目建设、竣工验收到后期管养，档案资料分别由不同的部门编制，统一收集归档难度较大。各部门之间和部门内部缺乏完善的档案管理体系和科学管理机制，档案管理缺乏细则，难以规范化管理，造成市政工程档案完整性、准确性和连续性打折，市政工程建设档案资料失真和归档滞后的现象时有发生，市政工程档案分散、不完整、没有统一归档和规范入库管理的现象普遍存在，导致市政工程统一归档接收率不高。

2.市政工程档案资料缺少统一的标准

市政基础设施档案资料内容繁多，建设周期长环节多，形成的档案数量多、种类多。市政工程资料的存档形式也是多种多样，由传统的纯文档，发展到今天包含图表、文字、图纸、多种类型的电子文档、声像和视频等各种形式并存，但是当前对市政工程何种档案资料采用何种形式并没有详细的标准进行规范。原始文件资料、表格、记录形式繁多，除竣工验收表格等少部分大资料文件外，尚未形成行业标准化格式，导致市政工程档案形式混乱、存档资料格式、表格、图例五花八门的问题，影响档案资料的收集和整理工作，客观上造成档案编制和管理工作难度大。

3.市政工程档案管理信息化程度低

档案资料的标准化、规范化是档案管理信息化的基础，档案资料标准化程度低制约了市政档案管理信息化的发展。一直以来对市政档案管理工作投入不足，市政档案归档、入库、查阅检索方式的数字化和信息化改革进展缓慢，市政档案管理方式滞后于社会发展的要求。我国城建档案资料管理中，低效的传统管理方式仍然占绝对优势，造成档案资料利用手续繁琐，查阅不方便。加上资料不完整、失真问题导致可参考性降低，造成档案资料利用率较低，服务社会的功能减弱。

4.市政工程档案管理专业化程度有待提高

市政工程档案管理具有很强的综合性和专业性，档案编制和管理人员的业务技能及综合素质对市政建设的质量和水平起着直接影响。在市政工程建设和维修管养行业，档案编制和管理人员大多非专业人员，档案管理力量薄弱，管理人员专业素养不高，管理水平不强，编制的档案资料质量良莠不齐，导致工程档案编制管理与项目建设难以同步形成，严重的还会导致工程档案失真、遗漏等现象发生。

三、解决市政工程档案管理问题的有效对策

通过认真研究目前市政工程档案管理工作的现状，为解决其中存在的问题，特提出以下对策：

1.健全市政工程档案管理机制

建立健全市政工程档案管理机制，制定规范的档案编制和管理的流程，将档案管理工作纳入单位系统化管理程序中。每个市政工程的建设、施工、监理和管养单位，都必须设置专门的工程档案管理部门，配置专职的档案管理人员。项目竣工验收后，由建设单位牵头，按照城建档案馆列出的标准化的市政档案入库清单，沟通协调各相关单位，收集该项目从前期到竣工验收的档案资料，按照档案管理规定及时将档案入库存档，并做好与管养维修部门的资料移交。

2.大力推进市政工程档案标准化改革工作

市政工程档案标准化改革工作应从档案资料编制的标准化工作和市政工程档案管理标准化工作两方面入手。档案资料标准化是市政工程档案资料规范化管理的基础，统一标准化档案是市政工程归档的基本要求，也是城市建设可持续发展和高效运行的需要。建设行政主管部门和城建档案管理部门应出台市政工程建设和管养过程中档案资料的统一标准化格式，表格形式、图纸格式、电子文档的存档形式都应统一规范，从编制、整理、入卷、归档验收到移交保管等环节严格把关，制定市政工程档案标准化目录，将大大方便工程档案存档管理和档案资料的利用。

3.提高档案管理信息化水平

利用现代网络技术实现档案各管理单位之间的资源共享，让城建档案馆和建设单位、业务单位之间进行实时动态的信息传递。构建以城建档案馆为中心，规划、设计、勘察、维修管养等档案资料利用部们和建设、施工、监理等档案收集编制管理业务部门为分支的信息交流网络，进行及时的业务指导和档案资料查询利用。利用多渠道智能检索查询档案资料，计算机贮存、云服务乃至人工智能服务，有效提高管理和服务效率，进而提高档案资料的利用率，发挥出它的技术效用和社会经济效益。

4.提高管理人员专业素质，强化从业人员业务培训

积极发挥工作人员的主观能动性和创造力，是档案管理工作的重要手段。一方面要聘用专业的档案管理人员，建立高素质的档案管理队伍。另一方面，要建立从业人员定期学习培训制度，纳入职称评聘和考核管理。档案管理、市政工程建设主管部门和市政设施管理部门要聘请专业人士对市政工程档案从业人员进行定期培训。城建档案馆等业务部门要加强业务指导，组织档案管理人员定期内部业务学习交流扎扎实实提高从业人员的整体素质和业务水平。

四、结语

在市政工程档案管理逐渐步入信息化智能化管理的新形式下，健全和创新市政档案管理机制，统筹原始资料收集、市政工程档案编制、管理、查询与利用各相关环节，畅通市政档案各相关部门衔接机制，大力推进市政基础设施建设、改扩建和维修管养过程中各种原始资料保存形式的标准化改革和存档规范化工作，抓住当前信息技术大发展的机遇，加大人力物力投入，培养兼具市政工程和档案管理学专业素养的综合性管理人才，重视发挥市政档案管理人员的能动性，提高市政档案管理的信息化管理水平，才能最大程度将市政工程档案中储存的信息转化为现实生产力，发挥它的技术效用及社会经济效益，大大提高当前市政档案管理水平和管理效率。