浅析信息时代下档案管理工作的创新

摘要：21世纪以来，我国正式进入了信息数据时代，大数据挖掘的普及也给我国各方面的工作都提供了便利，尤其是一直以来都较为繁琐的档案管理工作。档案管理工作指的是将国家各方面的文件分门别类进行总结整理，并且制作备份良好的保存。总的来说，档案管理工作是一门需要进行大量的数据处理和文件归纳的工作，在传统的工作方法下，往往需要花费大量的人力物力，投入大量的时间才能完成。而随着我国综合实力的提升，需要管理的文件也越来越多，光靠传统的方法，似乎已经行不通，迫切的需要寻求新的道路。因此，在本文中，笔者将着重探讨在新信息数据时代下档案管理工作的创新问题。

关键词：时代发展；信息数据时代；档案管理工作；创新

档案管理工作比想象当中要重要得多。它管理着一个国家最基本的文件，也把握着国家发展最重要的脉络，信息时代下的档案管理工作，相当于将一个国家的过去，未来都通过档案连接起来，必须做到高效准确，才能够有利于国家的发展和时代的进步。接下来，笔者将论证，在信息时代下档案管理工作创新的必要性。

1 信息时代下档案管理工作创新的必要性

（1）顺应时代的发展。信息时代下的档案管理工作之所以需要创新，有很大程度上是顺应时代的发展导致的。众所周知，现代社会发展越来越快，如果不能顺应潮流，则会马上被淘汰。而传统的档案管理工作，通过人工计算，整理等等一系列的工作手段达到目的，既浪费了人力物力，又占用了大量时间，在当代快节奏为主的社会，是没有必要将如此多的人力物力和时间花费在这样重复而繁琐的工作上的。因此，改革和创新工作方法就成为了必然。

（2）提高工作的效率。当代社会，工作效率的高低就决定了一个工作，甚至行业的存废问题。如果工作效率达不到要求，就需要做出改变。而创新，就是改变的基础。创新档案管理工作，通俗来说，就是去发掘一个更好更快的方法，来代替现有的工作方式，往往能够大大的节省时间和人力物力的消耗。笔者认为，为了档案管理工作的长久存续，也为了国家资金和人员消耗的减少，工作效率的提升必不可少。

（3）技术充分的自信。在目前大数据时代下，对于档案管理工作的创新，是具有充分的技术保障的。无论是数据挖掘技术，还是大数据分析技术，都已经达到了一个比较高的水平，可以应用于档案管理工作，并且促进档案管理工作水平的提升。在现有的技术支持下进行创新既然能够改变现有传统的档案管理工作的尴尬现状，又何乐而不为呢？

2 档案管理工作的创新

全面分析一个问题，需要站到许多层面上来看。笔者将档案管理工作的创新分为以下几个层面：

2.1 宏观上来看，观念转变

观念转变是笔者认为档案管理工作创新的前提，当然也是相对来说最基础，也最重要的一个部分。试想，若所有进行档案管理工作的人员，都未确立良好的，接受转变的心态，或者所有与档案管理有关的人员都在有形或无形的阻挠创新制度的形成，那么，档案管理工作的创新，又如何继续？这样来看，工作人员的观念转变对于档案管理工作创新的成功是十分重要的。笔者分析认为，从观念上来看，许多人员之所以无法认同创新改革理念，是与其思想的慣性和惰性有关，习惯了传统的方式，即使明明知道传统方式是不顺应时代发展的，效率也低，却无法说服自己去接受新的改变。因此，心态问题是首先要克服的。

2.2 内容上来看，方式转变

方式转变指的就是档案管理具体手段的改变，也就是最为直观，最为具体的创新。笔者认为，方式上的创新应当具体包括各个方面，从电子技术的运用，到工作手段的改变，再到工作效率的提升，都需要考虑到。具体来说，有以下两种方式。

第一，电子技术的运用。这是信息时代，大数据被广泛的运用于社会生活的各个方面。而档案管理的手段同样也包括在内。建立电子档案管理，用大数据挖掘技术进行分门别类的分析，可以有效的减少人工投资和时间消耗，将专业人才放在更加有用的地方，发挥他们的专长，而不是被埋没在冗长繁杂的非技术活动上，消磨时间和心智。

第二，管理机制的改变。在传统意义上，档案管理工作是无所谓管理机制的，大多是建立一个档案室，将相关的人才，甚至是无关紧要的人员调配到档案室，进行繁琐的文案整理和分类工作。笔者认为，档案管理工作的管理机制需要被重新确立，通过完整的分工，将每一个相关人员的任务安排得当，只有这样，才能够促进档案管理工作的高效率。

2.3 规模上来看，扩展范围

档案管理工作，一直以来都是幕后的工作。档案管理人员只需要通过对现有的文案，进行整理和总结分析，最后将文件分门别类的放在该放的地方进行妥善保存，就算是完成了工作。但是，笔者认为，在当代的快速发展环境下，任何工作都需要讲究灵活和变通，档案管理工作也是一样。从规模上来说，档案管理工作，可以不仅仅局限于幕后，而是应当走向台前，主动扩张自己的工作范围，或者建立一个资料库，共享平台等，将与档案室有关的资料放在上面进行探讨和分析，当然保密工作需要做好，这样才能够促进我国档案管理工作越做越好。

3 档案管理工作的创新途径

3.1 电子档案的普及

在前文中，笔者提到电子档案的普及问题，是确实可行用在档案管理工作上的。既有创新的模式，又能带来现实的效果。电子档案指的就是，将纸质的档案建立一个对应的电子档进行备份。在这样的基础上，文件更加容易保存，也不容易丢失。并且提高了工作效率，减少了工作时间和人力物力的支出。

3.2 大数据收纳的构建

档案管理工作的创新途径还需要与时代相结合，而在大数据时代，大数据收纳的充分条件便已经初步建立。接下来，只需要建立起必要条件，也就是将档案管理工作与大数据收纳进行结合，即将数据挖掘和数据分析等先进技术进行使用，将档案管理工作中相关的文件和文案中的数据提炼出来，进行相对应的具体分析并且形成新的文件报表，进行纸质档和电子档的相应备份，在运用大数据收纳的同时，不忘记传统方法中的精髓。

参考文献：

[1]杨鲜.新形势下基层单位档案管理标准化建设的思考[J/OL].现代交际，：1（2017-06-27）

[2]邓红.信息时代档案管理工作的实践与创新[J].企业科技与发展，2017，（02）：125-127.

[3]徐辉.浅议信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].黑龙江科技信息，2012，（23）：124.

作者简介：刘芳（1984.06）档案馆员，中级。endprint