对高校二级院系教学秘书工作现状的思考

谢 峰 饶安举 李营营

(川北医学院，四川 南充 637000)

在目前高校的发展建设中，工作的重心是教学，抓好了教育教学工作，人才的培养才能顺利进行，因而教学管理的质量和水平直接影响到学校的教学质量。从当前各高校对教学秘书的岗位设置和工作职责来看，教学秘书在高校的教学管理中处于最基层的位置，是高校基层教学单位最直接的教学管理人员。

教学秘书是二级院系教学工作的直接参与者与管理者，具有传达指令、反映情况与沟通协调的作用，因此也是学生与教学管理者之间的桥梁与纽带，在整个教学管理活动中具有举足轻重的作用。重视高校二级院系的教学秘书管理工作，能够充分激发教学秘书工作的热情与积极性，促进二级院系教学管理效率的提高与工作的改进。

一、教学秘书的工作职责

(一)服务于教学

教学秘书的工作是以服从于教学、服务于教学为目的的综合性服务工作，具有针对性强、内容涵盖量大的特点。一方面，教学秘书工作既要协助专业的教学计划，监督教学效果和教学质量，安排课表与考试时间，收集考试试卷与评估教学效果。另一方面，教学秘书工作还要负责学生专业分流、学生档案整理、试卷整理、学籍管理及毕业事务管理等活动。

(二)协调工作

教学秘书工作是学校与学院之间、教师与学生之间重要的信息传递者，具有上令下达、下请上报的功能。所以教学秘书工作能够有效沟通与协调框架内不同主体，以保证教学目标的有效达成。

(三)监督管理教学活动

教学秘书工作通过管理与控制教学计划与活动，服务教学的各个方面，并且评估教学成果，能够发现、反馈并改进教学过程中存在的各种问题。

二、二级院系教学秘书工作存在的问题

(一)工作内容庞杂，涉及方面多，负担较重

根据教学秘书的工作职责可见，教学秘书的繁杂性可见一斑，涵盖了教学过程中涉及的各个方面，既要协调教师工作，又要做好学生指导与管理工作，就要联通学校教务处，又要沟通二级院系的管理单位。教学秘书要兼顾管理框架每一方的具体情况与切身利益，凡事协调各个方面的权重，工作量大、质量要求高、时间紧、责任重，给教学秘书工作者的身体与精神造成不小的压力。

(二)工作不受重视

随着教学秘书需求量的不断增大，越来越多的高校增加了对教学秘书的岗位需求，并且为教学秘书岗位设置了较好的工作条件，规定了享有的权利，但是教学秘书在教学管理中的工作地位仍然没有受到相应的重视，部分高校仍然对教学秘书的工作性质与重要性认识不足。部分高校认为教学管理秘书正如普通的秘书管理工作，只是简单的执行任务与指令，因而缺乏对教学秘书工作的正确使用与沟通平台，缺乏对教学秘书工作的理解，严重打击教学秘书的工作积极性。

(三)教学秘书工作者工作素质良莠不齐

部分二级院系不重视教学秘书管理工作，因此教学管理秘书往往身兼数职，或者由其他工作者或者学生担任。缺乏专业培训，导致理论知识和技能严重欠缺。同时部分二级院系学生数量或者工作量与教学秘书工作者数量不匹配，教学秘书往往疲于应付事务，没有时间进行理论学习和教学研究，导致教学秘书队伍整体素质难以得到提高。

(四)职务、责任、权力三者失衡

一般来说，教学秘书在行政上从属于二级院系，在业务上属于学院教务处。但是在实际操作上，教学秘书却常常因为行政事务耽误大量工作时间与精力，或者在实际工作中，教学管理秘书拥有一定管理权限，但是却只是从属性与附属性，单纯执行指令而非管理。[1]

三、加强二级院系教学秘书工作的对策

(一)加强对二级院系教学秘书工作的重视

教学秘书作为高校教学管理活动中最基层的管理者、服务者和信息反馈者其素质和工作能直接影响学校的教学管理水平和管理效率，因此领导者必须重视教学秘书的选拔与培养，明确教学秘书工作的职责。同时在政策导向上制定相应的教学秘书职称和职务考核的评价体系，充分肯定和评价教学秘书的工作和业绩，用优惠的政策吸引教育管理专业人才和优秀的应届毕业生，承认其教学活动中的劳动成果和业绩，给予相应的物质奖励和精神鼓励，并把教学秘书整体队伍的建设纳入到学校的师资培养计划中，充分调动教学秘书的工作积极性。

(二)组织专业培训，提供教学秘书人员的学习、交流机会

学校及有关职能部门对教学秘书开展有关教学管理方面的培训，使得教学秘书可以系统地学习到教学管理方面的知识理论，提高广博的知识结构素质，以提高教学秘书业务知识水平、更新教学管理的观念。同时教学秘书的地位特殊、角色重要、工作复杂、任务繁重，对其心理素质提出了更高的要求。要重视塑造良好的身心素质与工作能力，面对繁杂的工作要做到淡泊名利，有奉献意识，统筹规划每项工作，不出纰漏，有前瞻意识，工作方方面面要照顾周到，有全局意识，建设结构合理、队伍稳定、素质高、服务意识强的教学秘书队伍。[2]

四、结语

教学秘书工作是高校教学管理工作中的重要环节，教学秘书的工作质量直接影响二级院系的教学质量，正确认识他们在高校的作用和存在的问题，采取适当的对策，有利于提高教学秘书的能力，为高教事业的发展发挥其应有的作用。