高校二级学院档案资料信息化管理对策分析*

翟云会

(西安文理学院化学工程学院，陕西 西安 710065)

当前，多数高校办学重心逐步向二级学院下移，这使得各二级学院在教学、科研、管理等各项工作中发生和需要存档的资料逐渐增多。档案资料记录着师资、教学、科研、学生以及高校各项工作发展历程等内容，其管理质量与学院发展有着直接的关联。

一、高校二级学院档案资料信息化建设的必要性

专业建设是教学工作的核心，是提高人才培养质量的关键，对高等学校的改革与发展具有深远的影响。专业建设既包含课程教学资料，也有各种档案资料的存取和使用。现阶段，高校各类统计性资料和电子档案多集中在职能部门，如教务系统、学生管理系统等，其数据具有特定性。对二级学院来说，因学校数据库系统的共享性和开放程度受限等原因，存在更多需要针对自身范围的综合数据和材料。目前，多数二级学院还未建立符合自身特点的信息系统，所谓资料的信息化管理，只是将过程中生成的资料和数据统计和保存于各部门电脑。对于资料的使用，多数仍采用“索要—传输—查找(筛选)”模式。专业建设的各种资料不能真正共享，教师和管理者之间的信息不对等造成许多人为因素导致的管理效率和水平低下的问题。在学校办学重心向二级学院下移的背景下，信息管理的师生共建共享意识、多元化满足师生快速增长的信息化需求，使得建设和优化综合性的二级信息化资料管理系统尤为必要。

二、档案资料信息化管理的不足之处

(一)建设进度比较落后

目前，多种信息化技术及设备已经在校园中得到了运用，档案资料信息化建设对数字化办公模式和效率具有极大的促进作用，但目前数字化办公大多只停留在文件和资料的上传下达方面，对于资料的保存、提取与综合使用，各学院所做工作并不一致。学院内部在档案资料建设工作上不系统，导致手工管理和重复性建设工作大量存在。

(二)资金投入不足

档案信息化建设与管理应用，需要在硬件和软件方面投入保障性资金。目前高校及其二级学院均投入大量资金用于学科和专业建设，但对于管理方面的档案资料数据库系统建设资金投入数额有限。又因该项工作并非直接显性考核性工作，从而在思想和资金上均对档案资料的信息化建设造成影响。

(三)网络安全状况必须保障

高校的档案资料信息按照保密程度分为高度保密和普通保密两种，其中普通保密资料多以学生方面资料为主，是老师对学生进行全面性了解的重要途径。由于档案信息会涉及到保密协议以及知识产权等相关问题，所以也会增加网络安全管理的难度系数。

(四)档案数据库建设水平有待提高

目前高校档案资料信息化管理没有统一标准，现阶段的建设工作缺乏科学性和实时性，信息不够完善，不能及时更新和补充，软件之间的不兼容等使得系统的整体功能不能发挥出来。当前二级学院档案资料建设本身及其与学校职能部门数据库对接和查阅方式还有着诸多不足之处，老师无法及时对资料进行调阅与利用，致使资料价值没有得到有效使用。

三、档案资料信息化建设实践

(一)重视档案资料信息化建设工作

学院领导应重视档案资料信息化建设工作，充分利用信息化办公模式构建学院级别的综合性档案资料系统，将档案管理与办公系统结合起来，构建出一套完整、科学的资料管理体系。实施岗位责任制，明确每位人员的权责范围，保证各项管理工作和资料建设能够及时进行，以此避免手工管理和重复性建设工作，确保档案资源的使用效率。

(二)增加资料信息化管理投入资金

经费预算应包括信息化管理系统的日常建设和运行维护费用，同时设立一定数量的研究经费，增加管理人员对档案资料建设工作的精力投入。另外，也需要不断加强工作人员的在职培训，改变思想观念和工作模式，从而保证资料管理的信息化基础水平，以确保各项信息化管理手段的顺利开展，为档案资源的合理运用与管理做好铺垫。

(三)增强数字资料安全研究力度

应加大对数字存档资料安全管理的研究力度，要对资源开发与利用范围进行严格管控，从细节入手对所有环节的管理质量进行完善。要对资料的归档时间、使用范围以及使用权限等内容作出详细规定和仔细核查。此外，要做好信息备份以及文件地址保密工作，从源头入手对电子档案进行保护。要按照档案保密程度以及其他相关规定，合理对档案数据进行共享与保密分类，并设置不同权限的查询功能，以供学校管理人员进行调取与查阅。

(四)提高数据库建设水平

高校目前使用的数据库建设模式大都是购买专业公司产品或依据自身要求由专业公司进行开发，进而对数据资料录入以及存储等处理，形成档案数据资源库，库中资源能够灵活地被调取和使用。应根据具体情况不断提出问题，总结经验，会同专业开发人员针对问题本质制定出科学化的建设和优化方案。同时要构建资料管理网络，保证用户可以在网络中灵活操作，比如在多任务环境中能够对数据库内资源进行提取与阅读，使网络资源共享方案落到实处。