新时代背景下事业单位档案管理模式的优化对策

陈 乐

(秦皇岛市卫生和计划生育委员会，河北 秦皇岛 066000)

一、事业单位档案管理模式变革的时代背景

(一)经济发展体制的转变

伴随改革开放的不断扩大，我国经济成就举世瞩目。在计划经济体制时期，员工的流动性比较小，人事档案管理相对简单，通过手动整理即可完成，档案管理的作用较为有限，档案管理的所有权归单位。但是进入市场经济体制时期，档案管理所面临的环境发生了很大的变化，所有制经济占比发生了显著变化，国有经济的占比降幅较为明显，集体经济、私有经济的成分逐渐增多，员工的流动性相比以前逐渐增多，人事档案管理变得愈加复杂，仅依靠手工难以满足发展需要，档案管理的所有权发生改变，人事档案资料使用的不便性，严重制约了经济的快速发展。因此，在经济体制的转变下，档案管理模式须顺势而行，方能更好的发挥自身的价值作用，为经济快速发展贡献力量。

(二)社会公众的共享需求

以往，由于经济成分较为单一，工资是主要的收入来源，大部分人的收入相对平等，人们并没有感受到不公平，也没有形成一定的心理反差，当时对档案管理并非十分迫切。但是，随着改革开放的逐渐深入，经济成分构成的日趋多样化，人们的收入也较以往多样，政策允许一部分人先富起来，人们之间的收入差距愈来愈大，在心理上也产生了显著的变化，体制内的员工时有辞职下海经商，事业单位员工队伍的流动日渐增多，对档案管理提出了新的要求，须引入现代化的信息手段规范档案管理，实现档案管理的异地检索审核。除此之外，事业单位员工的离职、异地升迁、跳槽等也要求档案管理更加便捷、省心，他们迫切希望事业单位能够积极推动档案管理模式的变革，并共享档案管理的信息化成果，实现档案管理问题的一站式解决。

(三)现代信息技术的发展

现代通讯和网络技术的飞速发展，对事业单位档案管理产生了深远影响，事业单位只有以创新作为档案管理的驱动战略，才能更好地满足社会公众对档案管理的共享需求。在事业单位的传统档案管理中，档案管理部门仅仅是一个对档案材料保管的部门，纸质档案是当时档案材料的主要类型，然而随着现代网络技术的发展，档案的类型也在日趋丰富，比如有图片、文字、视频、音频等类型，但是电子档案是主要的档案类型，传统的纸质档案难以满足公众的需求，为此事业单位只有把现代信息技术和档案管理进行有效融合，才能顺应新时代背景下社会公众对档案管理的需求。

二、新时代事业单位档案管理主要问题分析

(一)档案管理理念较为落后

传统档案管理分为收集、整理、保存和利用四个阶段。在档案资料保存前，先要对档案材料的价值进行研判，再结合档案管理制度和价值水平，确定档案材料的保存年限和手段，此时才正式进入档案材料的保管阶段，只有客户提出服务要求才进入利用环节，而在新时代大数据背景下的档案管理，传统的管理流程已被彻底颠覆，如果继续沿用以往的管理模式，必难以适应事业单位的发展要求，也难以满足社会公众的需要，在云技术和大数据不断普及的当下，不能被动等待客户提出要求才去满足，而是要主动挖掘客户的需求及档案的利用价值，并在最短时间以最快的速度、最高的服务满足之，因此新时代适时的转变档案管理理念显得尤为迫切。

(二)档案管理手段依旧老套

档案管理的发展要经历人工管理、计算机化、电子化、数字化和智能化等阶段。档案管理的最初阶段是人工阶段，所有档案资料的收集、整理、分类、保存和检索全部由人工完成，效率低下，效果差，随着计算机的普及，档案管理实现了计算机化，比如通过计算机实现检索、存储，而后随着云计算和大数据技术的兴起，档案管理又迈入了数字化阶段。但是，现在有不少事业单位并没有进行档案管理信息化建设，有的单位虽然引入了一定的信息化技术、软件并配备相应的硬件设备，但是并没有达到一定的规模，所以档案管理的效果并没有完全显现出来。因此，事业单位档案管理的信息化，不能只是说一说而已，要大胆创新，求真务实，只有敢于下大力气解决这一问题，档案管理的信息化建设就会早日实现。

(三)档案管理人员素质低下

传统的档案管理模式对档案管理人员的要求比较低，只要勤奋、敬业、爱岗，具备一定的档案管理知识即可，但是在新时代大数据技术的深刻影响下，档案管理人员除了具备如上条件外，还需要掌握一定的网络技术，并能够熟练操作计算机管理系统，满足用户的需求。然而，有些事业单位档案管理人员仅会简单的日常管理，而对计算机的运用不能做到熟练自如，并缺乏专业的档案管理知识和技能，不利于充分挖掘档案资料的价值作用。

(四)档案管理安全重视不够

传统的档案管理在安全方面强调防火、防盗、防潮和防腐蚀，而在新形势下的档案管理除了做好传统的四防工作外，还要严密预防档案数据资料不被黑客攻击和病毒软件的盗取。另外，储存数据资料的电子设备的使用年限、技术条件也会给档案数据带来一定的安全隐患，储存数据资料的客户端也往往会成为网络攻击的对象。

三、事业单位档案管理模式变革的优化对策

(一)以新发展理念为指导，助推档案管理模式变革

首先，创新是档案管理模式变革的根本动力。在新时代发展背景下的档案管理，只有大胆创新，解放思想，破除阻力，方能实现蜕变。事业单位领导者首先要创新管理思维，坚持以满足客户需要为根本，积极推动档案管理模式的变革。事业单位的广大员工也要树立创新意识，以档案管理实践中的问题为导向，有针对性的提出创新性的解决方案，不断进行档案管理流程再造。

其次，开放共享是档案管理模式变革的关键。传统的档案管理所提供的服务是面向党政机关，导致社会公众对某些事件缺乏相当知情权，使得事业单位档案管理与社会公众缺乏密切联系。而在新时代背景下的档案管理，不光要面向党政机关提供服务，更重要的是向社会大众开放，接受社会大众的监督和评价，让公众成为改进档案管理的重要抓手。还有，事业单位的档案资料不能画地为牢，仅供某些机关单位的独立使用，对于一些不涉密的档案要与公众共享，在共享的过程中挖掘档案资料的使用价值。

(二)要力推事业单位档案管理的信息化建设

首先，事业单位的领导要从思想上重视档案管理的信息化，借助信息化技术手段进一步提升档案管理的效率和质量。其次，事业单位要加大对档案管理信息化的投资力度，引入先进的技术、培训专业的人才、购置领先的设备，为档案管理信息化的顺利实现提供相应的软硬件支撑。再次，要凭借先进的信息化手段实现对档案资料价值的深度挖掘。

(三)要加强对档案管理人才的培训和引进

首先，事业单位要加强对现有档案管理人员的教育培训，使他们掌握计算机网络专业知识、数据挖掘技术、二次处理技术和专业的档案管理知识，不断更新知识体系结构和管理理念，以满足新时代背景下的档案管理所提出的新要求。其次，事业单位要从高校引进档案管理专业毕业的高层次人才，使他们成为档案管理人才队伍建设中的主要力量，以专业的知识和规范化的操作改进档案管理的质量，不断提高用户对事业单位档案管理的满意度和忠诚度。

(四)要强化档案管理资料的安全保障体系建设

档案资料的安全是事业单位档案管理的生命线，置档案资料安全于不顾的信息化建设是失败的，大数据背景下的档案资料安全面临严峻挑战，档案资料安全除了确保档案资料存储的物理介质的安全性，还要千方百计的防范黑客的攻击和病毒软件的侵蚀，因为这些威胁对于档案资料的防卫是致命性的，如果一旦遭遇黑客攻击或病毒侵害其造成的损失十分巨大。因此，加强对档案管理的安全体系建设显得十分重要。