浅论地方志的资料搜集和再加工

2018-01-25 06:29宋铭月
山西青年 2018年23期
关键词:志书资料加工

宋铭月

(天津市地方志编修委员会办公室,天津 300040)

搜集资料是编纂志书基础工作,占有大量、全面、翔实的资料,是编修志书的先决条件。一部志书的编修,一般都要经过筹备启动、制定篇目、搜集资料、撰写初稿、复审稿评审、编辑出版等程序。在篇目确定之后,首要任务就是根据篇目搜集各项资料,搜集资料是关系到志书质量的基础。根据在实际审读志稿中发现的情况,谈谈关于搜集资料的工作体会。

一、基本概念辨析

先简单辨析和理清资料几个基础概念,即资料、资料长编和志文的概念,这三个概念有一定区别。《辞海》中对资料的定义是:为工作、生活、学习、科学研究等参考需要而收集编写的一切公开或内部的资料。从范围角度看,资料应当是范围最广泛的、最基础的材料,是一个单位、一个行业所有活动所留下的所有的痕迹,通过各种方式记录下来的各种形式的资料。

资料长编就是在资料的基础上进行抽取,找到对存史资治有用的、在编修志书时可以利用的资料。资料长编是志文的基础资料,志书最后的成稿都要从资料长编中选择。形成资料长编这个程序是必须有的,不能直接撰写初稿甚至简单的摘抄基础资料,更不能直接将口碑资料写成正文。

在资料长编的基础上,再进行加工处理,才能形成最终的志书进行出版。加工处理方面,口碑资料以文字、音像的形式表现出来,实物资料以图照的形式表现出来。在资料长编的基础上加工,使文字内容具有记述性、具体性、分类编纂性、客观性、可利用性,才达到入志的要求。志文仅为资料长编的一部分,所以这部分必须是资料长编的精华。将资料筛选形成资料长编,在资料长编基础上进行再加工形成志文。

二、资料的来源

(一)资料来源和形式多元化

1.以文字资料为主体。资料包括文字资料、实物资料、口碑资料、媒体网络资料。①文字资料包括。主要是档案,还包括报刊上的报道,本单位的各种文件、章程、法规和政策、会议记录、调查报告、简报等。此外,还有一些来源:比如本部门的统计资料和编制的技术资料、本部门的专题调查报告、报刊发表的和本部门的有关报道。搜集文字资料有6个必查:一是党中央、国务院下发的文件法规和领导讲话必查。二是本部门召开重要会议的记录和形成的决议必查。三是本部门的工作总结、汇报材料必查。四是本部门统计的统计资料和编制的技术资料必查。五是本部门印发的文件、内部期刊和图书以及简报必查。六是本部门的专题调查报告、报刊上发表的和出版的本部门的有关报道与介绍必查。

2.适当搜集实物资料。实物资料指那些具有历史价值的文物,包括重要遗址、遗迹、遗物、纪念设施、基础设施、文物、地图、照片、专业仪器、奖状、证章、票据有关实物资料等。包括原有的遗址、遗迹、设施,各个时期的照片、现有的办公设施、本行业的技术设施等。

3.应当充分利用口碑资料。遇到文字资料缺乏的情况,可以采访当时的当事人或知情者,让他们进行口述,所形成的资料就是口碑资料,口碑可以予以弥补资料的不足。采访前,采访者做好各方面的准备。搜集当事人口述资料要把握“三亲”原则,即:亲知、亲闻、亲历。也可以约请有关人员撰写回忆录。但需要注意的是,由于客观和主观的原因,回忆不一定准确,所以口碑资料要经过考证鉴别后使用,如果发现有相反的证据,则不能使用。

4.适当运用媒体网络资料。利用互联网查找资料,值得注意的是,资料要从国家的官方网站下载,比如中央政府门户网站、各部委网站、省市政府网站等等。

5.进行实地调研。除了去档案部门获取资料、采访知情人,还要实地调查获取资料。对于重要的、缺少基础资料、需要抢救性编纂的修志对象,修志单位应该充分组织安排,通过实地调查获取的方式获得一手资料。

文字资料固然重要,但也应当在注重文字资料的基础上,利用多种形式将资料呈现出来。目前来看,图片资料和声像资料未得到足够重视。还可以开发图形、动画、声音等系统,形成声像资料。

(二)搜集资料的过程中注意几个方面

1.注明报送资料人

在上报资料的时候要在每段资料后面都应当注明出处,并注明收集资料人的姓名,以便日后查找。确定负责每一块资料的部门或人员。在后面编写志书需要查证这一块资料时要有途径可寻。当发现所搜集到的资料与提示内容不符时,或者提示内容有错误的,应及时与编辑部对口责任人联系,做好修改和调整,保证在搜集资料过程中不漏不缺。

2.制定搜集资料的目录

志书全书首先定一个搜集资料的目录,将这个目录再细化,规定到部门,确定哪个部门负责搜集哪一方面的资料。细化具体分工,编制详细的分工表,让各部门、各单位所承担的全部任务一目了然。同时对搜集资料的内容、要求进行提示,让负责资料工作的人员明确资料搜集的方向和重点。②

3.制定搜集资料顺序

搜集资料可以遵循一定顺序。第一,先内后外,先收集本部门、本系统的有关资料,采访本部门、本系统的当事人或知情人,然后再搜集其他部门、其他单位、甚至其他地区的资料。第二,先急后缓,循序渐进。先收集比较容易流失的资料,以免错过时机。先搜集口碑资料,尤其是年事已高或者工作即将变动的当事人或者知情者的口碑资料。第三,先近后远,手头的资料先收集,先把这些资料抓住了,后搜集距离现在时间较远的资料。一般来讲,距离下限近的资料比较容易收集,再寻找比较难搜集的。总之,通过广泛走访当时对这事情的知情者,扩大搜集范围。

三、做好资料再加工

资料通过提炼筛选成为资料长编,在资料长编的基础上还需要经过再加工的过程。在编纂志书中,需要按志书的体例要求,在确保资料描述事实不变的基础上,用志书的要求来梳理、抽取甚至重构这些已有资料。这就要求在搜集资料的基础上,对资料进行深加工。总的来说,对资料长编处理需要经过选择、鉴别、对比、归类、加工、编写、总纂等环节,最后成为志书。③资料加工可以不必等到全部搜集齐了再去做,在资料搜集的同时就可以进行整理和再加工,这样既省时间,也比较稳妥。

(一)资料长编中易出现的问题

资料加工中常见到原始资料中出现一些问题。第一,反映内容空泛。反应内容单一,用局部代替全部。用概况性的资料来代替具体的资料,都是概况性的语言。如果不能提供给读者关于所记事物相关有用信息,没有任何意义。第二,缺少对文字上的推敲。在文字上多数没有经过再加工,有两种倾向,一种是过于口语化,另一种是总结和报告的口气。工作报告和工作总结提供的资料虽然很有价值,但不能把志稿写成工作报告或工作总结的汇编。不要把工作总结或工作报告简单地复制过来。

(二)合格资料的特征

资料工作要经过广收、精取和加工三个阶段,特别是要对志稿进行深加工。合格的资料具有以下特征:

1.资料具有具体性。具体性就是要对具体过程、做法、具体特征等加以叙述。反映一项工作,要有不同时期的做法,起始和过程,效果以及有关机构人员等,有成绩也要有不足和存在的问题。要有机合理地组织资料,避免简单的资料堆砌或机械组合。要通过一条一条梳理过堂反复推敲,扩大资料搜集的视野和范围。④

2.资料具有全面性。各个部门的主要资料必须齐全,既要有面的资料,也要有点的资料,既要有概况的资料,也要有具体的资料。

3.多种体裁方式并用。注重述、记、传、志、图、表、录,多种体裁并用。大量记述数字,具有统计性的文字资料建议用表格、示意图体现出来,使读者更加直观地感受到事物的发展变化。一些不宜在正文中体现的资料,可以放入附录中。

4.资料前后保持一致性。这也是主笔工作的一项重要内容。审阅大事记、综述、内文的叙述不能有矛盾的地方。如果发现有矛盾,可以采用如下几种方法。首先,行文中遇到统计数据,采用国家和地方统计部门公布的数据,统计部门没有统计的,采用业务主管部门数据。其次是书证,即将同一问题的不同文献进行对照比较,从中求得准确结论,这是以文献证文献的方法。三是人证,即用口碑资料来补充和验证文献资料,使用这一方法时必须以多人的口碑为依据。四是物证,即以实物资料考证文献资料。用以上四种方法如实在考辩不出,需要放弃这段存疑的资料。

(三)资料加工应当注意几个方面

1.把握好入志资料的取舍

决定入志资料的时候,不能完全依赖于资料长编,要把握好对其进行取舍。一是舍弃空洞的堆砌的资料。要在资料入志第一关把繁杂的资料滤掉,把精华留住,这有利于以后集中力量抓要点、重点,减少把编纂力量耗费在无价值资料上。二是要重视保留数据。资料要具体,不能空泛。用数据说话,舍弃没有说服力的空泛议论的文字。三是要明确记述的重点、要点,在相互比较中把握资料的取舍。不要在资料上畸轻畸重,内容安排不平衡。要把握好比例,主体业务的资料要多,其他资料要少。四是突出整本志书要反映的主体,大力压缩铺垫资料、背景资料在各篇章中所占的比重,能舍则舍。对搜集到的资料要认真分析对比,在比较中分清本末轻重,决定资料的取舍,有限的志书篇幅要用来反映主要的方面、本质的特性及具体实在的东西。

2.编写要详略有度

资料应当记录准确,不能缺少要素。应该有基本的统计数据。起始年、下限年的统计数据。搜集到的资料的记述要素要齐全,理清事物的来龙去脉。具有特色的人、事、物要多搜集资料。对空话套话适当做删减。不要过于繁冗。尽量选用那些能够反映当代时代风貌的事项,反映本单位特点的事件。比如一些学习教育活动,如果需要可以记述,但不宜记述过多的内容。

3.避免交叉重复

志书不是原始资料的汇编,要有编写和编纂的工作在里面,全志的总纂将前后不一致的地方统一起来,将资料按照篇章节目分门别类的统一起来,这是总纂的重要作用。将资料按逻辑系统性归类。资料在广纳博采,去伪存真的基础上,要基本上按照已经确定的志书的篇目进行归类,每个门类的所属事物也要系统化。这样可以避免交叉重复。比如历任领导名录,已经在第一篇组织机构中出现过,就不要在后面人物表中重复出现。

总之,资料搜集、整理和运用,是志书编纂的基础和志书质量的重要保证,对提高地方志质量至关重要。在第二轮修志工作中,修志工作者应充分做好资料工作,对历史负责,为现实服务,更好地发挥地方志存史、育人、资政的功用。

注 释:

①杨文鹤.论编辑工作中的资料鉴别与应用.编辑学报,2001(6):330-331.

②王国启.做好编撰企业志的资料搜集工作.中国石化,2014(3).

③邱信廷.方志资料性探论.黑龙江史志,2001(5):10-13.

④梁燕鸣.从资料的可利用性谈志书质量.广西地方志,2006(2):71-75.

猜你喜欢
志书资料加工
认识“超加工食品”
后期加工
自治区地方志办公室召开特色志书编纂专题会议
Party Time
PAIRS & TWOS
JUST A THOUGHT
试论地方志书质量与市场的关系
复杂三维微细加工技术创新与研究
浅谈提高第二轮志书的可读性
看,塑料制品是这么加工来的