加强高校学生档案管理为大学生就业服务工作实践思考

翟雅媛

(乐山师范学院教育科学学院，四川 乐山 614000)

学生档案是学生成长的重要记录，其包括心理健康情况、体检表、奖罚情况、社会表现、党团材料以及学籍档案等，是学生在校表现的集中反映，其作为高校档案管理的关键组成部分，对调动学生学习热情和竞争意识具有积极作用，并且可以为学生未来就业提供服务。因此，高校要给予学生档案管理以高度重视，采取有效措施提升管理水平，发挥档案的价值和作用，为学生就业提供服务。

一、高校学生档案及其内容

高校学生档案主要是指学生在各项活动、生活和学习中形成的、具有保存价值的档案材料。学生档案与干部档案存在本质区别，也与学籍档案有所不同，其以学生为独立保管单位，是具有较强独立性的实体档案。学生档案集中体现了学生在校的各种表现，体现了学生的学习经历和成长经历，可以为国家任用和社会选拨人才提供重要参考，是用人单位聘用、任用、选拨以及了解人才的关键依据。

学生档案的来源主要分为以下三个阶段：

第一、中学阶段的主要材料包括：会考成绩、体格检查表、社会活动证书、体育达标证书、中学毕业证书以及党团档案等。上述材料是学生档案的基础内容，同时也是学生在中学阶段的重要记录，是档案的关键组成部分。

第二、高考阶段的主要材料包括：艺术专业成绩单、高考成绩单、高考政审表、学生登记表等。当前，我国高校在录取生源中主要通过网络录取，很多材料都要将电子档案变为纸质档案，进而为学生建立完整而系统的个人档案。很多高校在建档中通常只是简单地对电子档案备份，导致学生档案中存在纸质档案不完整的情况，对学生未来就业具有一定的影响。

第三、高校阶段的主要材料包括：第一，体现学生健康情况的材料，例如健康登记表、年度体检表、高考体检表等；第二，学籍材料，例如退学休学通知和决定、跳级留级记录、转生本记录、大学录取审批表和登记表、转专业和转学证明；第三，奖惩材料，例如处分通知和决定、处分调查材料、个人处分决定、荣誉称号以及荣誉证明等；第四，党团材料，例如党员转正通知和决定、预备党员登记表和考察表、入党申请书、个人自传、入党志愿书、党校毕业书、团员注册表、入团申请书以及入团志愿书等；第五，学位学历证明材料，例如第二学位证书、毕业论文、毕业论文答辩材料、综合素质成绩、计算机等级合格证、专业考试成绩等；第六，履历材料，例如实习鉴定、学年鉴定、学生登记表等。

二、高校学生档案的积极作用

(一)真实反映、同步记录

学生档案与学生的未来就业具有密切关系，其记录了学生在求学期间的方方面面和点点滴滴，利用学生档案能够帮助用人单位详尽了解学生的毕业时间、入学年份、学习状态、奖惩情况以及品行道德，同步记录了学生在校的相关信息，是学生求学状态的真实体现。

(二)为学生就业提供依据

学生档案是毕业生进入社会的重要履历，在就业和求职中具有关键作用。用人单位通过学生档案可以了解学生的综合素质、品行好坏以及知识能力，是录用和选拨人才的关键依据。当前，大学生的就业形势更加严峻，优秀而亮眼的档案履历可以为学生增添竞争优势，为学生未来的职业发展提供帮助。

三、当前我国高校在学生档案管理中出现的几点问题

(一)档案信息不完善

当前，随着我国高等教育的不断深化改革，各种档案新内容层出不穷，例如社会实践信息、技能竞赛信息以及心理测试信息等，但是部分高校在档案收集中，依然收集老内容，例如体检表、党团材料和学习成绩等，反映学生成就、能力和素质的信息很少，难以全面体现学生的学识技能和精神面貌，同时也不能展示学生的知识和技能，用人单位通过学生档案不能掌握学生的实际情况，对学生未来的就业和职业发展十分不利。

(二)学生缺乏档案意识

当前，毕业生的就业观念和就业方式出现巨大变化，以自主择业为主要就业途径，很多毕业生都选择进入民营企业或者外资企业，一些企业并没有人事档案保管权，进而导致“人档分离”的情况出现，学生也不关心档案的保管，容易导致档案遗失。同时，毕业生的弃档行为不断增加，也为高校增添了一定的管理难度，加之当地的人才交流中心、人才市场以及人事部门在档案管理方面不完善，进而导致档案丢失。同时，档案在转递中，由于转递流程较为复杂，可能会导致档案丢失的情况出现，为学生未来就业造成负面影响。

(三)管理手段落后陈旧

很多高校缺少独立的学生档案管理部门，学生档案由各个院系管理，存在严重的管理混乱情况，没有对学生档案进行集中而统一的管理。同时，部分高校依然沿用传统的人力管理手段，没有引入现代信息技术，管理水平低下，难以满足学生就业需求。

(四)管理人员水平不足

由于我国部分高校对学生档案管理工作缺乏足够的重视，也没有配置相关方面的专业人才负责管理工作，管理人员的能力水平难以满足档案工作的具体要求，其主要集体体现在以下几点：第一，很多档案管理者并非档案学科毕业，缺乏理论功底和专业知识，业务水平和专业能力普遍较低；第二，在档案管理中存在各种不规范行为，例如材料缺失、存在错别字以及书写不规范等；第三，对待管理工作缺乏认真的态度，管理流程和管理制度不完善，加之高校没有制定科学的监督制度，导致学生档案管理浮于表面、流于形式。

四、加强学生档案管理做好就业服务工作的相关措施

(一)建立完善管理机制

由于学生档案管理具有时间跨度长、涉及层面广以及工作难度大等特点，是学生从入学到毕业整个过程中在校表现的集中体现，因此，高校需要建立以及完善管理机制，保证学生档案在就业服务中扮演重要角色。首先，高校领导需要给予学生档案管理以高度重视，并且制定科学的管理制度，保证各项制度在管理过程中的全面和有效落实；其次，校内各个部门需要加强合作，对学生档案材料进行汇总和整理，各个部门要做到协调工作、相互配合，并且在相关部门设立专职管理人员，加强与辅导员的联系，保证学生信息的真实性和有效性。

(二)注重档案信息收集

首先，高校相关管理人员要对大学生在校的学习、生活等方面进行深入调查，将学生在校的综合表现纳入到档案中，多角度、多元化的收集学生信息，促使档案可以充分体现学生的精神面貌和在校表现；其次，在收集档案信息中，要注重字迹工整、书写规范，材料纸张要做到统一，保证档案材料齐全完整，档案格式要规范标准。

(三)加强学生档案宣传

档案是学生在求学生涯中形成的重要信息材料，高校要通过各种方式对学生开展档案宣传，提升其对档案的重视程度，促使毕业生更加完善地保管个人档案。首先，高校要对新生开展档案宣传和教育，促使其形成科学的档案意识，重视档案，认识档案对未来就业的重要性，进而妥善的保管和储存档案；其次，针对毕业生，高校要引导其正确保管档案，可以将档案委托人才交流中心和人才市场进行保管，如果毕业生的就业单位没有保管人事档案的权利，要将档案送到当地的人才服务机构，同时，学校也可以保管学生档案，在毕业生明确工作单位后，进行档案移交，在档案保管期间要与学校做好沟通和联系。

(四)引入现代信息技术

随着信息技术的蓬勃发展，其已经在诸多领域实现了深入应用，高校也要紧跟时代步伐，在学生档案管理中积极引入现代信息技术，提升档案管理的自动化和信息化水平。首先，要积极建立电子学生档案，将其基本信息以电子文档的形式输入到数据库，构建学生档案管理系统，利用计算机对档案进行有效整理，确保档案的规范化和标准化；其次，要充分利用校园网实现档案共享，学校其他部门如果需要对学生档案进行调阅，可以通过校园网快速获取信息，为档案的使用提供便捷。

(五)提升管理人员素质

管理人员的业务能力和综合素质与学生档案管理水平具有直接关系，因此，高校要给予政策和资金方面的支持，提升管理人员的能力和素质。首先，要对现有管理人员开展培训教育，邀请相关方面的专家开展讲座，提升管理人员的专业能力；其次，高校要为管理人员构建与同行交流的平台，对其开展素质教育，提升管理人员的服务意识、政治素质和职业精神；最后，高校要积极从社会中吸纳档案管理专业人才，提升其工薪待遇，提升管理队伍的专业素质。

(六)做好档案跟踪服务

首先，高校要定期组织管理人员对毕业生的就业情况进行调查，了解毕业生的工作表现和就业情况，其中包括创新意识、合作精神、工作态度和技能知识等多个方面，与企业开展深度合作，保证毕业生企业信息的真实性以及可靠性，建立毕业生就业档案；其次，高校需要与用人单位开展深度交流和沟通，了解企业对人才的实际需求，进而调整就业指导计划，结合企业需求进行人才培养，保证学生在毕业后可以快速融入到工作岗位中；最后，为用人单位提供档案服务，包括保存毕业生档案以及提供学生档案等服务，发挥学生档案在就业指导中的重要作用。

五、结语

总而言之，随着我国市场经济体制的不断完善，市场对人才的要求逐渐提升，学生档案作为记录学生在校表现和精神面貌的重要材料，高校需要给予其管理以高度重视，按照既定的制度和规程保证档案信息的完整性、准确性和真实性，进而学生就业提供服务。