“互联网+”形势下的职业卫生档案管理探析

文·吴静 陈艳芹 秦占霞

进入21世纪以来，我国互联网的发展速度已超出预期，基于此各行各业发生了翻天覆地的变化，互联网已成为生产建设、经济贸易、科技创新、公共服务、文化娱乐及生活的新平台，谁利用并更好地掌握互联网技术，谁就能在竞争中占据主动权。伴随着“互联网+”时代的到来，网络技术和信息技术得到普及和发展，数字化、信息化、网络化逐渐成为引领这个时代的潮流。作为一名职业卫生档案管理员，笔者认为“互联网+”形势下的职业卫生档案建设问题也值得我们探讨。

一、职业卫生档案的定义及内容

职业卫生档案，是指职业卫生监督执法、职业卫生技术服务、职业卫生防治、管理以及职业卫生科学研究活动中形成的，具有保存价值的文字、材料、图纸、照片、报表、录音带、录相、影视、计算机数据等文件材料。它是职业病防治过程的真实记录和反映，也是卫生行政执法的重要参考依据。根据《职业卫生档案管理办法》的要求，职业卫生行政及监督机构、职业卫生技术服务机构、承担职业健康监护和职业病诊断的医疗卫生机构、用人单位都应当建立职业卫生档案，并指定专（兼）职人员负责。

二、传统职业卫生档案管理模式

（一）传统职业卫生档案的归档时间与方式

传统职业卫生档案的归档，要求在所有档案资料办理完结后，由档案工作人员或兼职档案工作人员进行统一完整的收集，行政类文件一般为第二年上半年归档，科技类文件项目结束后即可归档，归档周期较长。传统职业卫生档案的归档，要求全面、系统、完整，在归档的时候注重整体性和完整性；归档的所有案卷，都要依照一定的次序进行系统排列，并保持卷与卷之间的历史联系；归档的档案材料，都必须有完备的归档手续。传统的文件归档方式都是采用繁琐的人工手工劳动，不仅浪费时间和人力，而且工作效率十分低下。

（二）传统职业卫生档案的保管和利用方式

传统职业卫生档案的保管主要包括职业卫生档案库房的管理，由库房选址布局、库房温湿度控制、档案装具要求、档案的防尘防光防有害气体等方面构成；职业卫生档案在流动过程中的保护，如档案在管理和利用过程中可能发生各种损毁因素的安全防护等。传统职业卫生档案的保管需要大量人力物力，且以上投入是持续性的。传统职业卫生档案的利用方式 传统职业卫生档案在查询利用时以人工编制的检索工具为主，如卡片式检索工具、书本式检索工具等，传统职业卫生档案由于物理限制， 查询翻找某份档案的工作量大， 且一份档案只能被当时借阅的人浏览。

三、传统职业卫生档案管理面临的问题

（一）对职业卫生档案重要性认识不足

传统档案管理工作的主要内容是对职业卫生档案实施收集、整理、保管、编研、查询利用等，具有明显的重藏轻用的观念，很多资源都不能发挥其价值，导致了严重的资源浪费。而且这种管理方式重点依靠管理人员的经验，没有重视科学系统的档案管理。

（二）职业卫生档案管理人员专业水平有限

职业卫生档案作为一种专业档案，在职业病防治机构长期保管。职业病防治机构主要负责职业卫生科学研究、职业病诊断、职业健康监护、职业卫生检测评价等工作，这就造成职业病防治机构的专业技术人员承担着繁重的专业任务，而职业卫生档案管理人员多为兼职，兼职档案员既缺乏职业卫生专业知识，同时又缺乏档案管理专业知识，使得职业卫生档案管理工作质量降低。

（三）传统纸质档案不便查阅

目前大多数企事业单位的职业卫生档案的物质载体都是纸张，在查阅过程中，职业卫生档案保管人员要来回抽取、翻阅档案资料，这个过程会导致档案纸张破损，缩短档案的寿命。

（四）职业卫生档案信息未实现共享机制

企事业单位的职业卫生档案在实际归档过程中由多个部门或科室进行管理，每个部门或者科室都有自己的档案管理体制和管理方法，造成信息化程度和执行方式存在不同，不能实现部门和科室之间的信息互通和共享，使得档案信息的应用受到局限，使用效率低下，在很大程度上限制了职业卫生档案信息在职业病防治过程中的作用。

四、职业卫生档案管理的建议

档案管理信息化要求我们能够充分利用现代计算机技术、互联网技术、多媒体技术对档案信息进行收集、整理，“互联网 +”形式下进行职业卫生档案管理是大势所趋，针对传统职业卫生档案管理模式存在的问题，提出以下建议：

（一）加大对职业卫生档案管理人员的培训力度，提高专业素养

单位职业卫生档案管理人员是档案规范化管理的具体实施者，其专业素养直接关系到职业卫生档案管理质量，相关部门应建立档案管理人员培训机制， 使培训常态化、持续化， 确保档案信息化工作的持续发展。在实际工作中，既要对职业卫生档案管理人员进行档案管理信息化的知识培训，如怎样由传统的“文献保管”向“知识管理”转变，信息化档案的收集、提取、分析等知识，也要针对职业卫生档案管理具体工作，进行一定的职业卫生专业知识培训，如职业卫生法律法规、标准等档案信息，不断提高专业人员的信息技术水平，增强其对职业卫生档案规范管理的意识，在“互联网+”形式下做好职业卫生档案的信息化、规范化管理，使职业卫生档案内容广泛性、专业性与计算机的标准化有机结合，更加精确地开展职业卫生档案管理工作。

（二）加快职业卫生档案信息化建设，保护纸质档案

《全国档案信息化建设实施纲要》要求要加快推进档案资源数字化、信息管理标准化的进程，促进档案事业持续快速健康发展，《全国档案信息化建设实施纲要》的颁布说明信息化是现代社会发展的重要标志之一。档案建设的重心发生转移， 要求我们改变传统手工编写的模式， 向信息化、现代化发展。档案管理信息化建设，是档案管理工作适应新形势发展的必然要求。 在“互联网+”形式下应加快建设职业卫生档案信息化、数字化，能够有效减少人为查阅的机械损伤，降低原始材料的利用率和受损速度，对纸质档案起到良好的保护作用。

（三）建立职业卫生档案信息资源平台，实现信息共享

传统的职业卫生档案管理主要是通过单一体系的管理，由档案室负责管理档案资料，各个科室、部门甚至各个职业卫生防治机构之间缺乏有效的联系，从而导致档案信息资料的共享在某种程度上受到了阻塞，难以满足职业卫生信息使用者对信息资料的需求。建议各职业卫生防治机构共同协作，建设开放的职业卫生档案信息资源平台，在互联网及信息技术的引导下，整合职业卫生资源，真正将互联网与职业卫生档案融合，不断完善“互联网+”的职业卫生资源建设，使职业卫生信息使用者能够随时了解档案数据，积极推进职业卫生档案信息资源共享，提高档案利用率。