浅谈大数据时代下的企业档案信息化工作

文·荆冰 刘秀

大数据时代的到来意味着信息高速流通、快速获取，企业通过云计算，可以搜索到相互关联的档案信息，并对其进行关联、提取，通过挖掘和分析加以利用，对企业科学管理有着决策性的作用，极大的提高了企业经济效益和社会效益。

一、数据时代企业档案信息资源的基本内涵

企业档案信息资源是企业发展过程中形成的较完整的真实记录，也是企业在长期发展中文化、技术沉淀积累的结果，凝聚了企业几代人的智慧结晶。在大数据时代，企业档案信息源类型多样，根据信息的来源大致可分为企业内部信息资源，包括人事、财务、销售、设备、新产品开发、日常生产、荣誉及企业会议记录等信息；企业外部信息资源，包括政府各部门文件、客户、市场竞争对手及图书资料等信息。其中，人事、财务、销售、设备、新产品开发、企业会议记录、政府各部门文件属于企业档案范畴。由此可见，企业信息源的主体是企业档案，企业档案是以科学技术档案为主体，生产经营档案为重点，是同企业人、财、物具有同等地位和意义的一项管理财富，它的储备实际上已成为企业技术储备的一种形式，其丰富程度常常是企业技术潜力的大小和发展后劲的一种标志。国外企业家都把自己的档案资料看作企业存在和发展的财富。

二、企业大数据的特点

（一）数量巨大且内容丰富

人类任何的生产经营活动都可能用电子媒体记录，通过计算机传播、复制，人类每时每刻都在制造海量信息，数据量以PB级甚至ZB级来计算。据估算我国档案正在以每年40%的速度增长，被档案馆保存的只是冰山一角。绝大多数信息未被归档，但却起着重要作用，它们应进入档案工作的视线。

（二）类型多样且传播范围广

传统档案不外乎纸质档案、声像档案、实物档案等几大类，档案数据库也是结构化数据库。而随着互联网络与传感器的飞速发展，种类繁多的非结构化数据大量涌现，非结构化数据没有统一的结构属性，难以用表结构来表示。在记录档案信息资源数据的同时还需要存储数据的结构，增加了档案信息资源数据存储、处理的难度。

（三）数据价值高

一是电子文件的应用能有效地保护档案原件；二是大量的电子文件可以通过大数据分析，再现企业档案的生产管理的全过程，为企业发展提供智能决策的档案利用服务。

（四）价值密度低

大数据时代需要从浩瀚无烟的数据库中从不同的侧面、不同的渠道提取有价值的信息，企业档案信息的质量是非常重要的。数据价值密度的高低与数据总量的大小不成正比，数据质量是最难控制的，企业档案数据需要经过反复一层层的分析萃取有用的信息，企业档案数据的收集、存储、传递等所有环节都会影响到数据的质量，高质量的企业档案数据是管理创新的源泉。

三、企业档案实施大数据管理的积极作用

（一）把静止的档案变成“活信息”

传统档案管理模式以纸质和电子文档为主，档案长期处于被动利用状态，更多的只是存储安放的作用，缺少分析利用的过程，难以体现其本身价值。大数据通过云计算，可以搜索到相互关联的档案信息，并对其进行关联、提取，通过挖掘和分析加以利用。将被动变为主动，让静止的档案变成“活信息”。这就是大数据时代相较传统档案管理新机遇的体现。

（二）提高档案管理运行效率

档案的信息化管理运行，需要一套成熟的档案管理流程和方法来确保信息化管理的顺利实施。由于企业档案电子文件数据量巨大，无论是海量的企业档案电子文件的存储、长期保存还是海量企业档案电子文件的可用性均面临巨大的挑战。解决这一问题的关键所在是运用大数据技术来进行处理，降低各种信息化流程管理和运行中的难度，确保信息化的管理和运行能够顺畅。

（三）为企业生产管理提供智能决策

企业档案电子文件记载了企业在生产和管理的每个历史时期的所有事情，通过大数据的整合和可视化分析，对某一时期历史档案数据的还原，可以再现企业的生产与管理的全过程，并按照用户需求，逻辑分析，形成报告，为今后的企业生产管理提供智能决策。

（四）保护实体档案安全

传统的档案管理，大部分实体档案是以纸质的形式保管起来， 档案利用也是通过人工去查借阅档案。这样的物理的存储方式及人工服务，利用起来既费时费力又不利于档案保护。电子文件通过云存储的方式，存储在企业档案的档案大数据中心，用户在权限范围内方便地利用电子文件的同时，实现了档案的用、管分离。 用户查看的信息镜像，纸质档案或电子文件将长期保存，可以很好地保护实体档案的安全。

四、大数据时代企业档案信息系统建设

（一）加强大数据时代企业档案信息系统建设

1.行业规划组织、统一标准和规范。首先，我们必须充分认识到大数据时代的企业档案信息化管理是一个功在当代、利在千秋的庞大的系统工程。电子文件的管理、数字档案建设、纸质档案的数字化、电子档案的应用等企业档案信息化应用与管理的内容应由该行业最高部门统一组织和规划。通过制定和贯彻各种标准、规范，使技术应用和分工协作有了统一的科学准则和依据，保证了档案各项工作能够有机地联系起来，并且在档案管理中取得最佳的效果。在信息化管理中，信息的共享和网络的沟通更依赖于统一的标准和规范，大大节约了企业的档案管理成本，实现企业档案资源共享，更好地在企业工作中发挥其作用，并为社会和人民服好务。

2.企业档案电子文件大数据挖掘利用层。主要包括企业档案查询服务、企业档案的生产管理重现及基于企业档案大数据分析与决策服务等。特点是在满足传统的档案利用的同时，针对海量档案信息数据，跳出专业角度，人为因素，单纯就数据而统计，找出规律，形成分析报告，提供智能决策方案。

3.加快建设云数据中心。数据只有不断流动和充分共享，才有生命力。应在各专用数据库建设的基础上，通过数据集成，实现各级、各类指挥信息系统的数据交换和数据共享。通过建立企业档案云数据中心，将企业生产、管理过程中所有的档案信息都汇聚存储到云数据中心，实现档案数据的共享共用。

（二）强化人才意识，大力全面培养，打造复合型人才

档案数字化建设是一项技术性、系统性工作，涉及融合了计算机技术、信息存贮技术、多媒体技术、数据库技术、网络通讯技术、安全技术等多项高新技术。企业除在资金、技术等方面给与大力支持外，人的素质是制约档案信息化发展的一个不可忽视的关键因素。大数据时代企业档案人员不仅要有过硬的档案专业知识，还要提高计算机操作技术能力和信息化管理素养，只有精通计算机操作和档案业务知识的档案人员，才能对于新增档案门类、载体，能够提出科学合理的管理方法，具备信息化时代地探索创新精神，方能有效避免拥有大量数据却不懂分析的尴尬。

（三）强化安全意识，加强数据收集与权限管理

尽管大数据能给档案管理工作带来诸多好处，但是这也不能掩盖大数据背后存在的风险和隐患。一个是企业档案质量控制方面的，另一个是企业档案安全控制方面的。

1.企业档案质量控制方面。加强数据收集，确保信息齐全。众所周知“巧妇难为无米之炊”。档案室是重要的信息资源储存库，档案工作的根本目的是开发利用，但库中无“粮”，何谈开发？何谈利用？档案的收集工作是起点、是基础。做好企业收集工作，一方面就是加强企业档案室建设，督促其深入贯彻国家档案局颁布的 “10 号令”以及国家有关部门制定的专业、专门档案管理规范，健全归档制度，完善归档范围，落实档案集中统一管理原则，努力提高各类档案整理编目的标准化、规范化水平，确保企业档案资源在载体和门类上的齐全完整。另一方面，加强制度建设。既要制订综合性的档案工作实施办法、细则、规定和制度， 又要对档案收集、整理、归档、保管、利用、编研、统计等各个环节， 以及档案工作目标管理、岗位职责、考核奖惩等有关措施做出明确规定， 使档案工作有章可循，有法可依， 让人们把归档变成自觉的行动， 杜绝私存文件材料不归档现象的发生，做到所有档案资料应归尽归。

2.企业档案安全控制方面。一设置访问权限。不仅要设置用户名和密码，还要根据档案资料的重要性为不同的人员设置不同的权限，为不同权限的人员设置档案资料的访问范围，并为不同人员设置不同的数据载体权限，不同的级别的人员必须使用规定的载体拷贝相关资料。二加强安全教育。加强管理人员防范意识，定期进行安全宣传和安全检查。三高端控制。限制专门服务器，专用网络，并安排特定人员通过特定计算机访问，配备专业数据安保人员来监控，不可随意将其放到公网或局域网中。四建立异地容灾机制。建立一个更为可靠和安全的档案信息化平台，同时也需要建立异地容灾机制，以便在发生各类灾害时保障数据不被丢失。

大数据时代的来临，随着大数据技术的发展和完善，大数据必有广阔的应用前景，企业档案管理在大数据时代将获得巨大的突破，档案信息资源中蕴藏着的巨大知识宝藏将会真正得以开发和利用。