医院人事档案管理绩效评价的理论探讨

文·陈康

医院是具有高度专业技术性、知识密集型的单位，人才建设是医院发展的重要推动力。医院人事档案是医院职工个人成长经历和参与社会实践活动的原始记载，是对职工品行、能力、业绩、奖惩等各方面情况的集中反映，是医院选人用人、盘活人才资源所依据的重要信息资源[1]。医院人事档案管理水平的高低，直接影响着医院人才工作的开展，制约着医院总体发展战略目标的实现。医疗卫生事业的不断发展，也给医院人事档案管理提出了更高更具体的要求，医院人事档案管理的实际效果如何，是否满足了档案服务对象的需求，发挥了应有的效能，亟需对档案管理的效果进行评估和判断，并形成反馈机制。绩效评价作为一种有效的激励约束机制，已成为医院人事档案管理的重要环节。

一、医院人事档案管理绩效评价的意义

科学高效的人事档案管理，是医院进行人力资源开发、实施人才战略的基础和前提。医院人事档案管理的绩效评价意味着评价主体从档案管理的根本目标和具体实践出发，运用科学、规范的评价方法，遵循绩效的内在原则和统一标准，对人事档案管理的过程及其取得的成效进行全面、客观、公正的测量和评判[2]。将绩效评价纳入到医院人事档案管理中，对人事档案管理的优劣进行评估、判断，发现其存在的问题，为以后人事档案管理工作的完善提供方向。

（一）发挥绩效考核的工作导向作用

绩效评价是对任务执行情况的监督检查，评价方法的制定和实施实际上是将“目标分解、责任落实”的过程，具有很强的导向性和行为预期性。评价结果的反馈，将直接影响后续档案管理工作的行为以及价值取向[3]。绩效评价作为一种绩效控制的手段，进一步明确档案管理工作的工作目标和工作标准，以评价标准规范档案管理工作行为，从而提高档案管理的质量和水平。

（二）全面提升医院人事档案的服务水平

档案管理的终极目标就是为利用者提供优质的服务，医院人事档案管理部门肩负着向全院职工、领导部门甚至社会提供档案利用与服务的职责。将评价结果及时反馈可以促进档案工作人员改进工作方法，提高工作效率，从而使档案资料得到合理开发和利用，更好地发挥人事档案的作用。

（三）增强人事档案管理人员的积极性和创造性

人事档案管理绩效评价的目的是更好地产生工作激励，最大限度地激发档案管理人员的积极性和能动性。一方面，通过对档案管理人员工作业绩的认可，可以增强他们的工作成就感和获得感；另一方面，通过科学、系统的方法来评估档案管理人员的工作行为和效果，可以使他们充分认识到工作中取得的进步与存在的不足，找出与管理目标的差距，从而增强他们的责任感，更好地激发他们的潜能和主动性，促使他们主动学习，增强专业技能。

二、医院人事档案管理绩效评价的主体设置

结合医院人事档案具有较高专业性的特点，评价主体的设置应多元化，由专家团队、档案工作人员和档案利用者共同组成，凝聚各方优势[4]。

（一）专家团队

专家评价法是一种应用较为广泛的评价方法，专家团队以其掌握的专业科学知识，用专业的视角来评价档案管理的效果，评价结果更具有针对性和说服力。

（二）档案工作人员

医院人事档案工作人员直接参与人事档案的开发和管控，作为档案管理的执行者，最了解人事档案的管理情况和利用、开发价值。

（三）档案利用者

档案利用者作为人事档案的最终服务对象，其对人事档案管理效果做出的评价最具有发言权。在全院范围内形成档案利用者参与绩效评价的风气，可以提高效率，形成监管合力。

各评价主体在绩效评价的过程中能充分发挥自身的优势，但也存在一些不足，比如档案工作人员参与绩效评价可能带有一定的主观因素，因此需要各方协同参与，共同配合。

三、医院人事档案管理绩效评价应遵循的原则

在设计医院人事档案管理绩效评价的指标体系时，除了应遵循科学性、系统性和规范性的基本原则外，还应结合医院人事档案的特点遵循以下原则。

（一）结果导向与过程管控相结合的原则

对医院人事档案管理的目标完成情况进行评估固然重要，但是，档案管理工作并不是档案管理部门的“独角戏”，而是需要各部门交叉协作来完成。在实际工作中，一些考核者或材料形成部门对工作中形成的人事档案材料不负责、不按程序办事、不按时报送，甚至不清楚相关材料应交由档案管理部门归档，影响了档案收集工作的完成效果。这就要求在对医院人事档案管理工作进行绩效评价时要坚持目标管理与过程控制并重的原则。

（二）多维度评价的原则

医院人事档案管理的目标体现出与医院发展战略目标相一致的特点，人事档案管理工作不仅包含人、财、物等基本要素，还与档案管理部门的机构设置、管理条件、部门职能、管理基础工作及对内对外的关系有关。因此，绩效评价的内容不仅包括档案管理任务方面，还要包括管理者自主选择行为。注重“执行者行为”因素,不仅要评估档案管理目标任务的完成情况，而且要重视关系绩效的考核，同时也要考虑档案管理人员的合理需求和利益表达。

（三）平时考核与定期考核相结合的原则

绩效评价贯穿于人事档案管理的整个过程中，为了更好地发挥评价的作用，对医院人事档案管理效果的评估要落实到平时的实际工作中，与日常档案管理相结合，同时，平时考核为年度考核奠定基础。

四、医院人事档案管理绩效评价指标体系的构建

作为评判的主要依据和标准，评价指标体系的构建显得尤为重要。我们利用关键指标考核法（KPI）来选取评价指标，然后根据各指标的重要程度来确定权重系数，一般，利用层次分析法（AHP）来确定评价指标的权重[2]。

（一）人事档案的安全性和形成的及时性

医院人事档案是医院职工个人履历及档案形成部门在工作中所形成的原始记录材料，人事档案的安全性和形成的及时性是档案服务功能得以实现的基础和前提，这就要求人事档案管理人员对档案进行妥善保管，被考核者或者人事档案形成部门及时将符合归档要求的材料移交档案管理部门。对人事档案的安全性和形成及时性进行评价主要涉及到档案泄密次数、档案的归档率、档案的按期归档率等。

（二）人事档案材料的完整性和归档有序性

人事档案的完整性和有序性主要是指档案材料的完整齐全、档案实体的有序性和档案内容的有序性。要求人事档案编制目录规范，卷内排序井然有序、清晰条理。人事档案在医院各相关部门形成以后在制度规范的控制下汇集到人事档案管理部门，分门别类形成有序体系，在这一环节中，容易出现错送、错放档案甚至未送、丢失档案的现象。主要涉及的考核指标有档案的损坏率、档案的丢失率、分类组合正确率、档案材料的错归次数等[5]。

（三）人事档案的服务效用

档案管理是一项服务性工作，为利用者提供优质的服务是档案管理的终极目标。完整的人事档案体系不仅要包含覆盖职工的档案资源体系、档案安全体系，还应包含方便职工的档案查询与利用体系等。绩效评价指标体系中能反映人事档案服务效用的有档案管理系统的利用率、档案的利用率、查找档案所需的时间、档案服务对象的满意度等。

通过对人事档案服务效用的测评，一方面有利于档案管理部门正确对待“保管”和“利用”的关系，从过去 “重保管轻利用”，转向更重视档案的开发和利用，为医院的人力资源管理服务，充分发挥档案的服务价值；另一方面有利于打造方便利用者查阅、利用人事档案的渠道，优化档案的服务路径。

（四）人事档案管理效能

不仅要关注档案管理任务方面的绩效，也要涉及档案管理者自主选择的行为。档案管理效能主要是指档案管理者在管理档案过程中的行为表现，包含档案管理人员的业务能力和专业素养等，如人事档案管理系统的基础设施建设，管理人员的专业素质、职业奉献精神、职业道德，人才创新及学习能力。

作为一种监督手段和激励手段，绩效评价在人事档案管理工作中的作用日益凸显。但是目前所采用的评价方法仍以定性为主，可量化的指标较少，加之绩效评价是一项动态的、系统性的工程，医院人事档案管理的绩效评价体系建设还需要不断完善和探索。结合医院发展战略目标，优化绩效评价体系，同时形成有效的反馈机制，真正发挥绩效评价的监督和导向作用，适应医院人事档案管理发展的新趋势。