户籍档案规范化管理刍议

陈小青/永康市公安局

户籍档案是户口登记机关在户籍管理活动中直接形成的有保存价值的历史记录，事关群众切身利益，且一旦损毁或丢失就很难有弥补，因此有必要进行规范化管理。户籍档案管理由户口登记机关负责，2002年开始永康市要求将所有户籍业务移交市公安机关办理，各乡镇不再单独办理户口管理事项，全市户籍档案管理逐步走向规范化。笔者以永康市为例，介绍如何实现户籍档案规范化管理。

1 户籍档案管理存在的问题

一是档案保管随意性较大。2002年以前，有些单位由于人力、财力的限制，没有安排专人保管档案，致使档案遗失现象较为严重，如在提供档案查阅利用后，查阅利用人缺乏主动归还意识，而单位又没有档案工作人员督促归还，导致档案遗失。此外档案保管环境堪忧，如有些单位档案室达不到“八防”要求，不能提供恒温恒湿的环境，年代较久的档案极易毁损；有些单位档案室设在一楼，而且没有设置防潮设备，档案受潮发霉现象非常严重，若遇内涝会被水淹、若遇洪灾甚至被洪水冲走。2016年市公安局对各派出所户籍档案保管现状进行调查摸底，发现1956年至1993年间形成的100多卷户籍档案因保管不善破损严重。

二是档案管理信息化水平不高。目前户籍档案管理仍以纸质档案管理为主，提供查阅利用时只能提供原件，档案极易被人为毁损，如2014年永康市政府出台政策为精简下放人员每月补贴500元人民币，但需当事人提供身份和迁移证明，一段时期原城区江南派出所户籍档案查询量急剧上升，每天提供档案查阅达百余人（次），在工作人员不注意的情况下，有的档案被写上字、有的甚至被撕毁。另外档案分别保存在市公安局档案室、市档案馆、各派出所和办证中心，无法实现资源共享，更无法建立全市统一的户籍档案管理平台，群众查档极为不便。

2 规范户籍档案管理的若干举措

2.1 增强档案保管的规范性。一要安排专门工作人员负责档案工作、制定或完善“档案工作人员工作职责”“档案库房管理制度”“档案查借阅制度”“查档服务规范”等规章制度，要求工作人员严格按照制度要求开展工作；加强对档案人员的思想教育、提高其责任心，并制定严格的工作考核制度；工作人员如发生变动必须做好交接工作，避免档案在交接过程中遗失或损毁。二要规范户籍档案归档方法，按照《浙江省公安派出所档案管理办法实施细则》中户籍档案分类要求，结合办证中心的业务实际，统一办证中心及各派出所的归档方式，不规范的要求予以整改达标。三要加强档案库房建设，使其符合“八防”要求并定期开展安全检查，同时及时配备、升级或更换相关设施设备。

2.2 完善档案信息并修复破损档案。首先是完善档案信息，要做好户口清理整顿、开展户口核对工作，解决户口登记管理中存在的“错、重、假、漏”等问题，确保公民户籍档案的准确性。在此基础上，针对内容不全、信息丢失或错误的存量户籍档案，要通过查阅在其他地方已经记录的相关信息和调取机构原先的纸质档案补对补全，也可以走访当事人了解真实信息并及时补录。此外，如遇户籍资料变动或需增补的应及时更新档案内容，并确保纸质档案与网上档案同步进行，保证户籍档案信息的同时更新。其次是修复破损档案，要开展户籍档案质量检查，对已损坏或各种原因被污染的档案材料采取去污、去酸、加固、字迹显示与恢复、修裱等处理措施，恢复其原来面貌。如，江南派出所保管的原城关派出所700余卷户籍档案，较完整的保存了1956年至1993年永康城区实有人口居住及变更情况，由于档案形成年代久远、利用频繁，加之派出所保管不善，其中100多卷档案破损严重。2016年10月市公安局聘请专业古籍修复师，采用点补、衬补、镶补、单面补、双面补等多种修复方式进行修复，历时三个月完成修复工作。

2.3 提升档案管理信息化水平。及时对存量纸质户籍档案进行数字化加工，提供查阅利用服务时不再提供原件，而是利用浙江公安档案信息查询系统提供扫描件查阅；并做好新增纸质档案的数字化加工，确保户籍信息处于最新状态。在此基础上要实现全市户籍档案资源共享，可开发专门的管理软件、建立全市户籍档案查询的专用平台，将存放在市公安局档案室、市档案馆、各派出所和办证中心公安窗口的户籍档案实现共享，并制定户籍档案共享与利用知度，如户籍档案数据安全保密制度、户籍档案数据网上查询利用制度等。