民国档案如何取标题

韩李敏/浙江省档案学会

民国时期，国民政府沿袭了我国的历代传统，公文起草一般都用“事由”代替标题。“事由”毕竟是文件的内容提要，与标题相比文字冗长，不利于阅读，更不利于传播。在档案整理和编研中，给民国档案拟写标题是一件很具体的技术活儿。标题拟写的好坏，不仅反映了一个档案部门的业务水平，同时对于档案信息的传播和回溯检索带来重要影响。对于如何给民国档案拟标题，理论上国家都有规范，比如，一般的公文，要求所拟标题由四部分所组成，即发文者、事由、受文者、文种。但在实际操作中，要让所拟标题与历史文件相贴切，还不是一件容易的事。

第一，我们来看发文者和受文者。发文者和受文者是文件的责任者和办理者，一般都在文件的头尾，很容易辨识。如军政部第四防疫中队工作队的公函（图1），其发文者即军政部第四防疫中队工作队，受文者为义乌县政府。由于民国规定，落款必须署上发文单位法人代表的名字，所以与现代公文不同的是，该文件落款还有“队长钱璈”四字，这在一般拟写标题时可以省略。在发文者和受文者的拟定中，有几种情形是必须注意的：一是发文或受文者名称很长，如何化简的问题，如“三民主义青年团浙江支团直属第三分团部”等，一般采用通用简称，“三民主义青年团”简称“三青团”即可；又如“中国国民党浙江省执行委员会”也可以简称为“国民党浙江省执行委员会”。但是，一般不提倡随意简称，以免影响他人阅读。二是发文、受文者是个人。因民国公文程式许多地方承接了清及以前的做法，一般呈文、报告、电报等都要求以个人名义制发，所以，发文者和受文者都变成了个人。发文者个人名字写全名，受文者只标明姓氏。但是，发文者和受文者前面都有机关的名称。对于这种情况，一般拟标题时，可以只写机关的名称，省略个人。当然，另一类纯粹是个人之间的往来信函，仍然应按信函上的作者和收信人来确定发文者和受文者。如容启荣致陈万里的信，发文者是容启荣，受文者就是陈万里（见图2、图3）。民国档案还有大量的存档发文，只存抄件，不保留发文正本（这是民国档案管理的一大特点）。对于存档的发文抄件，落款一般都是发文单位的法人，并简称xx，不写其名。在拟写标题时，宜直接写发文单位的名称。如图4、图5落款为陈xx，陈万里是当时浙江省卫生处长，所以拟写标题时，发文者仍宜写“浙江省卫生处”。发文者和收文者一般情况下都应按照文件上的实际名称抄录，但是，遇到抗战时期汪伪政府下发的文件，就应该引起特别重视，应在原来的发文者或受文者后面添加括号，注明“汪伪”二字，否则不加注释会与国民政府文件产生混淆。

第二，民国档案文种与现在不同，也是一个特点。民国时期，文种是不断变化的，不同的文种，表达了不同的应用场合和行文对象。民国初年虽然出现了许多现代文种，如“令”“呈”“咨”“函”“布告”等，但同时还保留了许多清代的文种，如“批”“状”“封寄”“交片”“详”“饬”“禀”等。1916年，民国临时政府曾规定公文种类为13类，即大总统令、国务院令、各部会令、任命状、委任状、训令、指令、布告、咨、咨呈、呈、公函、批。直至1927年，国民政府正式发布公文条例，规定10种公文样式，即令、通告、训令、指令、任命状、呈、咨、咨呈、公函、批答。1928年再作修订，删去了“咨呈”，改“通告”为“布告”，改“批答”为“批”。从此，民国的文种基本稳定下来。拟写标题过程中，公文原来有明确文种的，一般就保留原来的文种，不作更改。对于许多特殊的公文或档案，文件中原来就没有明确的文种，拟写标题过程中可以自定。如电报、电话记录等，当然可以根据实际情况确定文种。

第三，给民国档案拟标题，事由是最难把握的一项内容。原来的民国档案文件已经有标题的，在拟写标题时，一般照抄即可。民国的规章、法令、文告、会议记录等规范性材料，一般都有标题。民国时期文件有个特点，一般下发或上报的正式公文，都要套个文头。文头自身没有太多实质性内容，主要内容都在附件中。而附件，一般都有正式的标题。图6是浙江省卫生处关于发送《吾人对敌机在金华空掷物品检验结果的说明》给遂昌县政府的函。其文头中既无事由，也无标题，但是它的附件标题鲜明。对于这样的文件，拟写标题时，只需将附件中的标题作为事由予以表达即可。原民国档案已经具有“事由”的，在拟写标题时，除了找出发文者、受文者、文种之外，就是分析事由，抓住事由中的主要内容，搞清楚责任者发此文件的真实意图，将这两层意思表达清楚，所拟标题的目的就达到了。从图7可以看出，发文者是“浙江全省防空司令部”，受文者是“龙泉县长”，文种是“指令”，都非常明确。内容为“敌机掷下之橡皮球”，也比较明确；较难的是该文的意图。实际是浙江省防空司令部收到了龙泉上缴来的敌机投掷的橡皮球，现将其转送到航空委员会去检验，特意给龙泉一个回复。明确了文件的内容和意图，拟写标题就有底了。可以给该份文件拟写这样的标题：《浙江省防空司令部关于敌机所掷橡皮球已经转呈航委会检验给龙泉县长的指令》。此外，就是民国档案中的大量无事由、无标题文件。一类是密级文件和电报，规定是“密不录由”的。一类是转发规范性文件，一般也不加事由和标题，但其附件都有规范的标题。这类文件，虽没有事由，但受文者一目了然。对于无事由、无标题文件，无疑都需要重新拟写标题。但是，拟写标题的规范和要点还是相同的，公文标题的拟写，一般都由发文者、受文者、事由、文种四要素组成，事由的提炼，除了把握全文的主要内容外，还要掌握发文者意图主旨，要注意发文者与受文者之间的行文关系，从而确切地表达当事人的发文意图。

第四，标题拟写是一项实践性很强的工作。在具体的操作中，如何把发文者、事由、受文者、文种等四部分从历史文件中提取出来，有机地组合在一起，仍然需要大量的实践。下面，我们选择两则案例，来分析一下拟写标题经常容易出现的差错。案例一：图8是一份最为常见的民国公文，是永康县历山乡公所给永康县赈济会的一份呈文。为编辑抗战史料，有人拟制了这样一个标题：《历山乡公所关于补报18人被日军杀害等敌灾调查呈永康县振济会的报告》，显然，此标题与档案实际存在一定的差距。其一是对“事由”的概括超出了文件本身。原文事由很明确：“为本乡被灾灾民未蒙受赈请求补赈由”，即本乡灾民没有得到救济，要求补赈。现将原附件中的“18人被杀”一事单独抽出来，纳入标题，与原文本意并不完全相符；再则，敌军窜扰包括了日军和伪军，将18人定义为日军所杀，缺乏严谨性。新拟标题的另一个问题是文种的表达。“呈”是民国的一种主要文种，在民国时它与“报告”并列，但不通用。作者将“呈”改成“报告”，与原件和历史都有一定的出入。案例二：图9是永康渠溪乡公所关于因受灾严重，请求豁免捐税粮赋并予救济给县政府的一份呈文。为编辑抗战史料，有人给出这样一个标题：《渠溪乡公所关于第二保遭敌灾巨大申请豁免捐税粮赋并救济呈永康沈县长的报告》。该标题的问题，一是受文者和文种的表述存在不足，受文者文中写的是“永康县沈县长”，但实际是呈报给永康县政府的，所以正确的表述应该是永康县政府。如果一定要落脚到个人，则必须考证出县长的全名。文种则犯了与案例一同样的错误。该标题的另一个问题是对事由的概括存在缺陷。文件事由的主要内容是受灾后请求豁免捐税和救济。作者在编辑抗战史料时，将其作为日军罪行的史料予以收录，给出了灾害主体为敌寇的倾向性意见。事实上，文件内容已经写得非常清楚，该次灾难是“难别敌我之军队”造成的。如果乡公所明知敌寇所为，申请敌灾救济是不会如此含糊其辞的。之所以遮遮掩掩，其中定有难言之隐。因此，县政府要求各地上报敌灾损失，渠溪乡公所在编写事由和起草文件时，始终没有用“敌灾”概念。作为整理编辑者在拟写标题时，加入了“敌灾”概念，就会产生误导，尤其是编入日军罪行史料，会产生选材不当的后果。

文件标题相当于文件的双眼，只有表达准确，才能真实全面地反映档案的内容。同时，文件标题又是打开文件宝库的钥匙，检索查找文件和引用文件都离不开目录标题，所以拟好标题也是档案工作者一项基本功和技能。