企业重要业务平台电子文件归档与电子档案集成利用研究

王 华 王 瑾/浙江省能源集团有限公司

冯萍萍/浙江浙能电力股份有限公司萧山发电厂

企业重要业务平台电子文件归档与电子档案集成利用项目，是浙江省档案局推荐、国家档案局与国家国国家发展和改革委员会联合发文批准的项目，也是浙江省唯一一家列入国家“企业电子文件归档和电子档案管理”的第一批试点项目。该项目对浙能集团和全省档案工作的意义十分重大，得到到国家档案局、省政府、省档案局、浙能集团等各方的政策支持与相关保障。

该项目主要解决浙能集团重要业务系统中办公OA系统、合同系统、CAD系统通过接口与SEAS档案管理系统的归档集成问题，着重解决业务系统电子文件归档与电子档案管理问题，并通过四性检测、CA认证等解决电子文件与电子档案安全性保障问题，同步开展基于大数据技术的电子档案开发利用与研究，最终形成可推广的规范性文件，以期为集团型企业电子文件归档和电子档案管理的研究与推广起到示范作用。

1 业务系统与档案系统归档集成

合同系统、OA系统、CAD系统与档案系统的归档集成通过接口方式实现。在档案管理系统数据归档集成中，平台针对结构化数据和非结构化数据的特点，分别采用Web Services接口和sFTP接口，其中元数据、指令消息、路程数据等结构化数据使用Web Services接口进行交互，电子文件、影像、图纸等非结构化数据使用更为高效和安全的sFTP协议进行传输。通过调用档案管理系统提供的Web Services和sFTP接口，数据被收集、保存到档案管理系统中。数据交换通过标准的XML文件格式进行交互，实现业务系统电子文件在线归档。下面笔者以合同系统为例，描述业务系统与档案系统的归档集成。

1.1 接口描述

用户在合同管理系统中办理流程，流程结束后会形成一些结果性文件，用户选取需要归档的电子文件及元数据（XML格式），通过接口归档到档案管理系统预归档库，进而归档到档案管理系统档案库，由档案管理系统对电子档案进行管理与利用。

1.2 接口技术开发原则与技术要求

接口技术开发原则与技术要求主要包括以下几点：第一，需支持多语言和基于规范的平台，不受限于特定的操作系统或硬件平台；第二，通信方式（访问协议）需使用国际标准；第三，编码采用UTF-8编码传输数据；第四，能支撑高并发且运行稳定；第五，需网络化，无需任何插件等。

Web Service使用标准技术，应用程序资源在各网络上均可用。这是因为Web Service基于HTTP 、XML和SOAP等标准协议，所以即使用不同语言编写并且在不同操作系统上运行，也可以进行通信。因此，Web Service适用于网络上不同系统之间的通信。

1.3 接口字段对应关系

在综合档案管理系统中建立具有三层结构的“合同预归档库”与“合同档案库”，分别为合同项目级（相当于案卷级）、合同文件级（项目所包含的文件条目）、合同电子文件级，档案系统默认将合同系统的选定字段信息全部接收，以保证合同档案信息的完整性。合同系统与档案系统案卷级字段对应关系如下：公司代码—全宗、合同编号—档号、合同名称—案卷题名、公司名称—立卷单位、公司名称—主要责任者、相对方全称—次要责任者、履行期限—履行期限、签订日期—日期等。

2 四性保障

电子档案的四性即真实性、完整性、可用性和安全性，档案系统必须具备四性保障的功能。根据国家档案局要求，该项目对档案系统进行了进一步开发，着重对电子文件归档的四性保障进行有效检测。制订了OA系统、合同系统、CAD系统接口归档电子文件元数据标准，根据元数据项制订详细的四性检测项目。

一是真实性保障。主要通过IT技术和管理相结合的方式，保证电子文件在收集、移交、检测、整理和电子档案保管、利用、迁移、移交进馆等过程中操作的不可抵赖性、数据存储的完整性、用户身份的真实性，保证电子文件和电子档案信息不被非法更改，并保证电子文件和电子档案的内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后与形成时的原始状况相一致。检测方式是检查电子文件的背景信息以及打开文件并查看其内容，技术上通过“数字签名”使系统自动监控和发现文件是否被修改，并结合人工方式判断内容是否完整、是否真实。

二是完整性保障。主要是确保电子文件的内容信息、背景信息、结构信息等没有缺损。档案系统检测可根据电子文件归档和电子档案管理要求进行设置和调整，可自行定义档案名称、类别、编号、适用范围等文档库的属性信息，还可自定义哪些字段可以为空、哪些字段不可为空。管理员根据不同的档案门类设置好相应的必输项，系统在接收时会进行自动检测，并提醒管理员元数据是否完整。

三是可用性保障。主要是保障电子文件和电子档案的长期保存。一是采用PDF/A的格式作为电子文件存储格式，通过格式转换后进行数据封装；二是对各种类型电子文件的浏览编辑软件环境进行备份。其检查主要是检查电子文件是否具有可理解性和可利用性，包括软件的完好性、信息的可识别性、存储系统的可靠性、软件的兼容性等，可采用档案管理员人工检查结合软件系统自动检查的方式进行。还要进行有效性检查，即在技术上判定文件是否可读并加以提示。

四是安全性保障。主要是对电子文件的安全性采取保障措施。对于安全性的检查主要体现为检查文件是否感染了病毒，因此在公司网络内部署查杀病毒软件是一个较好的方式。此外，建议由企业科信部定期给出查杀病毒报告。

3 大数据分析

当前，企业已不再局限于对信息进行保存和检索，而是重视依托新时代的信息技术实现对信息的分析和加工重组，由此衍生出大数据概念。档案是信息资源的重要组成部分，档案工作更需要适应新时代社会的要求，从传统的“重保管、轻利用”的模式向“重保管更重利用”的模式转变。档案的“重保管更重利用”模式，是在遵循档案管理规范和保管要求的同时，对档案进行分门别类的开发利用，并作为全新的档案管理模式，为企业进行大数据分析提供必要的决策支持。

尽管目前集团档案数据还达不到大数据的规模，但集团所拥有的数据来源广泛、格式众多，并且随着集团下属单位档案系统的部署，档案数据量快速增长。在此情形下，集团迫切要求对海量海量档案数据进行分析，挖掘其中的信息价值。该项目除了应用大数据技术对电子档案信息开发利用进行研究、针对档案数据与不同属性字段进行分组统计外，还对档案数据进行大数据研究和分析，以OA系统、合同系统文件审批流程中流转速度的快慢、审批所需时间的多少为研究对象，通过对单个样本进行分析，以及与整体样本的平均速度进行比较，分析出单个样本的工作效率，进而分析集团的管理效率，从而提高管理效率。

4 数字认证

根据国家档案局电子档案试点项目的要求，对纳入档案数据库的归档文件实现数字签名与电子签章数字认证，同时考虑后期将数字认证在全集团进行推广。数字认证能够满足对数据的完整性要求，防止数据被篡改或抵赖，确保数据私密性并实现身份认证，从而保证网上交易数据的完整性和可信性。该项目虽然可采用MD5的方法进行数据真实性校验，但为保证数据的真实性，应采用数字签名技术进行验证。

该项目鉴于三个接口系统具有复杂性，选择OA办公系统归档到档案系统的电子文件进行跨系统传输的数字认证，主要包括CA认证与电子验签、CA认证对电子签名与电子签章的有效性问题、电子验签对电子文件各种格式的有效性问题。CA认证应用跨系统传输，档案系统接到文件后不再做可视化（改变源文件）处理，以避免归档后的文件对CA仍有依赖。

[1]李向前.论档案工作中电子文件的“四性”保 障[EB/OL]. http://www.docin.com/p-699637273.html.