档案社会化服务的概念与特性探析

孙芳芳 计大敏 徐林娟/杭州远大档案技术有限公司

档案社会化服务作为新时期档案工作的重要内容，近年来有了飞速的发展，表现为服务领域不断扩大、服务水平不断提高、经济效益和社会效益显著提升。为了更好地促进档案社会化服务工作的发展，有必要明确其概念以及基本特性。

1 档案社会化服务概念

档案社会化服务可被简称为档案社会服务或档案服务，其概念从承担主体上来看有广义和狭义之分。从广义角度来说，档案社会化服务指的是各级各类档案部门利用专业知识和技能面向社会组织和公众提供档案服务产品和服务项目的服务活动，这里各级各类档案部门包括档案行政管理部门、档案馆、档案室、档案教育与研究机构、档案社会化服务机构等。这些档案部门都可以在条件允许的前提下面向社会提供档案原件、复制件和编研成果等档案服务产品，或者提供档案展览、档案实体规范整理及数字化加工、档案业务培训、档案咨询服务等社会服务项目。从狭义角度来说，档案社会化服务指的是档案社会化服务机构接受委托，利用专业知识和技能面向社会组织和公众提供档案服务产品和有偿服务项目。这里的档案社会化服务机构也被称为档案服务机构或档案中介机构，其服务范围包括档案咨询、文控、整理、保护、鉴定、评估、寄存、利用、编研、数字化、业务培训、档案信息系统开发、驻点服务、监理等业务。本文主要研究狭义的档案社会化服务。

为进一步搞清档案社会化服务的概念，我们还需要分清档案社会化服务与档案服务社会化、档案服务社会这些术语之间的区别。档案服务社会化指一种发展趋势和演化过程，表现为各级档案馆通过改善馆藏结构、拓展服务范围与方式（如作为政府信息公开场所与现行文件中心）以及淡化官方色彩、拉近与社会公众的距离；机关和企事业单位档案室也在逐步努力摆脱“仅仅作为内部档案保管机构”的传统定位，实现有限开放；与此同时，档案行政管理部门积极推进职能转变，为多种市场主体与创新力量的“自由发挥”提供了空间。在此背景下，企业和非营利组织作为新型档案服务主体获得了新的发展机遇，在为社会提供档案服务方面逐步发挥积极作用。档案服务社会化从本质上看是一个演化过程，从信息流动的过程来看它是一个信息由半封闭走向全面开放的过程，从服务对象来看它是一个从主要为党和政府服务向为社会、为民众服务的过程，从服务主体来看它是从档案行政管理部门、档案馆室服务主体分化出档案社会化服务机构并产生新的工作内容的过程。而档案社会化服务的属概念是“服务活动”，“服务”按照《现代汉语词典》的定义，是指为集体（或别人的）利益或为某种事业而工作。所以档案社会化服务概念从本质上来说是一种工作或活动，而不是一个演化过程。档案服务社会是指一种档案信息资源的开发利用，实现这种开发利用的可以是档案馆，也可以是拥有档案的机构或个人。

2 档案社会化服务特性

上述定义揭示了档案社会化服务概念的内涵和外延，也明确了档案社会化服务的基本特性，即服务性、专业性、社会性、商业性和保密性。

2.1 服务性

上述定义明确指出档案社会化服务是一种服务活动，因此服务性是档案社会化服务的本质属性，是与农业生产活动、工业生产活动等非服务行业相区分的重要标志。具体体现在以下几个方面。

第一，档案社会化服务在活动方式上具有服务性。服务业指在流通、生产生活、科学文化教育、社会公共需要等领域提供各种劳务的部门或行业。档案社会化服务属于现代服务业，它不仅提供如档案整理、驻点服务等单纯的劳务输出服务，还提供涵盖策划咨询、代理监理、技术开发、业务培训等全方位的能力、智力服务。

第二，档案社会化服务在需求上具有服务性。文件运动有一生命周期，档案管理需要对文件生命周期的各个阶段进行管理，需要对各阶段的各项业务进行管理，开展这些管理工作对档案社会化服务提出了现实要求，比如针对文件的完整形成提出文控服务的要求，针对归档文件的有序化提出规范化整理服务的要求，针对档案的有效保存和利用提出数字化服务和档案寄存服务的要求，针对科学划定档案的保管期限提出鉴定咨询服务的要求，针对档案信息的有效开发提出档案编研服务和档案文化开发服务的要求，等等。

2.2 专业性

专业性是档案社会化服务的重要属性，是其与旅店服务、会计服务、审计服务、法律服务等区分开来的重要标志。档案社会化服务具有很强的专业性，主要表现在以下几点。

一是档案社会化服务机构具有专业性，它是档案事务的专业代理机构，由专业的档案人才组成，有专门的业务。

二是服务活动过程具有专业性，需要利用专业知识和技能。档案社会化服务是全方位提供档案专业服务的活动，在档案收集、整理、鉴定、保管、编研和利用的各个环节中需要运用有关的专业知识和技能。如在收集过程中需要制订文件材料归档范围的规定；档案整理需要制订档案分类、排列、编号规则；档案著录需要依据档案著录规范；档案鉴定需要运用档案价值理论；档案数字化需要对档案文件进行前处理；文档一体化管理系统设计需要依据文件生命周期理论；等等。

三是服务活动的成果具有专业性。档案社会化服务过程的专业性最终将凝聚到服务活动的成果之中，使档案服务活动的成果具有专业性，如档案编研工作会形成大事记、组织沿革、全宗介绍、年鉴等编研成果，档案著录和扫描工作会形成档案条目数据库和全文数据库等，这些成果都具有很强的专业性。

2.3 社会性

档案社会化服务还具有社会性的特征，主要表现在以下两点。

第一，档案社会化服务机构具有社会性。档案社会化服务机构是依法设立和开展档案社会化服务活动、实行独立核算的经营实体,是档案事业发展过程中新成长起来的一股独立的社会力量，具有很强的社会性。

第二，档案社会化服务对象具有社会性。档案社会化服务的定义指出，档案社会化服务是档案社会化服务机构面向社会组织和公众的服务活动。从一般意义上来说，现代社会的任何领域和机构都会产生各种各样的档案，凡是有档案产生的领域或机构，都有可能需要档案的社会化服务。因此档案社会化服务对象极其广泛，具有社会性。

2.4 商业性

社会性和商业性使得档案社会化服务与传统的档案工作区分开来，也与档案局、馆、室的档案服务区分开来。档案社会化服务的商业性具体表现在以下两个方面。

一是档案社会化服务机构是营利性社会组织，属于商业性机构，需要按照国家有关企业登记管理的规定依法设立，取得营业执照，主营营业执照范围内规定的档案服务业务，并自负盈亏。

二是档案社会化服务是有偿服务，其运作要按照市场规律进行，每一项档案服务项目的获得需要以客户需求为核心，根据市场情况合理定价，并通过招投标等方式实现委托；档案社会化服务机构与档案服务外包单位之间是承包方（服务供应商）和外包方的交易关系，在完成合同规定的服务任务后按合同规定收取费用。

2.5 保密性

保密性是档案社会化服务特有的属性，是区别于图书馆服务等公益性文化性服务的一个特性。档案社会化服务的保密性由两点决定：一是委托单位的档案文件是委托单位的原始记录，由于政治原因或商业原因，具有一定机密性，需要安全保管，未经委托单位同意不能对外公开，也不能销毁；二是档案社会化服务机构在接受委托后提供的服务产品或服务项目是委托单位管理体系的有机组成，从知识产权角度出发具有一定的机密性。

充分认识档案社会化服务的概念和特性，对于推动和发展档案服务业具有积极意义。档案社会化服务的服务性，要求从业人员具有服务意识，要有客户至上的意识，要以客户满意为标准，积极主动、真诚友好地为各种类型的客户服务。同时要积极探索供给侧改革，创建服务品牌，提升服务质量。档案社会化服务的专业性，要求从业人员不断学习业务知识、提高业务能力，确保服务工作的高效率和高质量，增强核心竞争力。档案社会化服务的社会性，要求从业人员具有宽阔的视野和对自己工作岗位的正确定位，踏踏实实地做好各项服务工作。不同的服务对象有不同的个性化需求，为此应在通用设计的基础上加强个性化设计。档案社会化服务的保密性，要求从业人员具有安全保密意识，妥善保管委托单位的档案文件以及服务成果。档案社会化服务的商业性，要求从业人员有市场竞争意识，积极探索在市场背景下的运作机制创新、工作流程创新和工作环节创新，以创新带发展，推动档案服务业健康有序地发展。