群众查档“就近跑一次”——杭州市余杭区闲林街道加强档案信息共享工作侧记

高建华/杭州市余杭区档案局

“现在家门口就能查档案，不用再跑到临平了！”日前，杭州市余杭区闲林街道万景村腿脚不便的李大伯抱着试一试的心态来到村档案室查询婚姻档案，没想到很快就办成了。按照原先惯例，查阅档案需要到50多公里外的余杭区档案馆，但自从闲林街道档案馆利用余杭区智慧档案信息共享平台，将区、街道的档案数据逐步延伸至村（社区）后，村民们切实体会到了查档用档带来的巨大便利。目前，闲林街道档案信息共享工作在全区领先，如查询2000年之前的档案，余杭区闲林街道的群众不用跑到区档案馆办理，利用区智慧档案信息共享平台在家门口就能解决问题，群众查档“就近跑一次”，档案服务更加贴近基层群众。

乡镇档案馆服务群众精准发力

2017年，余杭区闲林街道档案馆通过省、市乡镇（街道）档案馆创建验收小组验收，成为杭州市首家乡镇档案馆，也是全区唯一一家乡镇档案馆。街道档案馆积极为群众提供查档服务，目前馆藏档案达3万余卷，包括民政婚姻、建房审批、土地承包等涉民档案。早在2010年，档案馆就着手实施数字化项目带动战略，把馆藏档案数据库建设作为一项基础性工作，将原来的镇史镇貌搬进了电脑，实现了纸质档案向数字档案的转变，完成了一次庞大、复杂的数据转型；共上转数据2.6万条、全文30余万页，建立起室藏档案目录数据库和全文数据库，实现档案实体与电子目录一一对应；应用计算机检索，切实提高档案的查全率与查准率。

在档案数字化工作中，档案馆优先对涉民档案进行数字化加工，涉民档案数字化率已达100%，建立起覆盖人民群众的档案资源利用体系，初步实现了民有所呼、档有所应。档案馆还将数字档案上传至余杭区智慧档案信息共享平台，群众在进行查档服务时，只需登录档案共享平台，完成查档人身份验证，便可直接查询档案并打印凭证，整个过程仅需5分钟。而在此之前，档案查阅是一件极为耗时的事情，有时候查阅一份上世纪80年代的老档案，需要找上半天时间。

2017年以来，档案馆利用区智慧档案信息共享平台提供档案查阅150余人（次）、在馆内查阅大厅提供档案查阅300余人（次），既满足了群众查档利用需求，也为街道参与“三改一拆”“项目建设”“环境综合整治”“基层公共治理”等中心工作、重点项目提供了大量的档案资料。

村级档案数字化工作提质增效

2012年以来，闲林街道加强村级档案数字化建设，由此村级档案管理得到了规范，镇村干部日常工作的效率得到了提高，村民查阅档案、利用档案更为便利。一是加强村级数字档案室建设，变“纸质存档”为“一档双存”（即纸质档案与数字档案共存）。目前万景村、闲林村、里项村和孙家坞社区的档案室成功创建浙江省规范化数字档案室，其余村（社区）的档案室为余杭区规范化数字档案室。二是建立村民动态信息库，变“人脑记忆”为“电脑管理”。随着新农保、新农合等一大批惠民政策的实施，村干部在日常工作中需要大量查阅村民信息。囿于一直以来没有系统、全面的数字档案信息库，村干部查阅档案需要耗费大量时间与精力，工作效率不高。为此，街道党工委、办事处协调民政办、计生办、社保办等部门对村民基本信息特别是五保户、低保户、残疾人、特困户的信息进行全面摸底与登记，经村民签字确认后录入电脑，将信息汇总后建立村民信息库并进行动态管理，确保信息随时更新。三是各类档案接入余杭区智慧档案信息共享平台，大事小情变“面对面”为“面对键”。档案信息和村民动态信息库接入区智慧档案信息共享平台后，村民如查询档案，持本人身份证到村委会便民服务中心即可办理，极大地方便了村民办事，2015年至2017年闲林街道共为村民提供查询服务500多人次。

近三年内，余杭区将建成“区档案馆—区级机关、镇街综合档案室—村（社区）便民服务中心”三级虚拟档案集中统一管理的区智慧档案信息共享平台2.0。同时，闲林街道着力推进村（社区）档案数字化建设，目前村（社区）存量档案数字化已达80%，并计划在两年内完成增量档案电字化。街道始终坚持以“就近办”为目标，与区智慧档案信息共享平台建设对接，做实做细做深档案信息共享工作，不仅要让群众查档“最多跑一次”，而且还要是“就近跑一次”。