美国档案保护原则及启示

叶文玲/广东工程职业技术学院

档案是人类文明的重要见证，档案保护是一项实践性非常强的工作，尽管国内相关著作详细介绍了档案保护的基础知识，但是对这项工作的指导原则并没有进行详细阐述。档案保护原则的完善有利于档案的长久保存，当前因时制宜地制定档案保护原则有利于档案工作的顺利开展。笔者试图详细介绍美国档案保护原则，并分析其对我国档案保护工作的启示。

1 美国档案保护原则阐释

美国的档案保护原则分为三部分，第一部分为保护的背景和目的，第二部分为一般性原则，第三部分为特殊原则[1]。

1.1 保护的背景和目的

第一，档案保护是确保人类文明可持续发展的重要组成部分，这是一项超越国界工作。美国档案工作者协会认为，古代的档案保护主要是为了服务权力阶层，而在今天，档案保护是为了维护人类的利益。因此，档案工作者应为了全人类保存更为广泛的档案资源。第二，档案保护行动必须要考虑用户的需求，档案保护的目标是为了确保档案信息的可持续获取，如果由于档案保护行为导致档案信息减少或获取受到限制、对信息资源造成浪费，那么这样的档案保护是没有意义的。美国档案工作者协会认为：“利用是保存档案的根本原因。档案工作者要积极主动地促进档案的开放和获取，使档案利用的限制最低、使获取最为便捷。档案工作者要保证所有格式档案信息的可持续性利用。”[2]另外，数字档案信息的保护与其他形式的档案信息保护并无区别，均强调获取与利用。第三，任何一项保护活动必须保持文件的真实性，对“真实性”的定义，最常用的是“保持最初的原始目的”。确保真实性是任何档案保护行动的首要要求，对于纸质档案来说，保持其真实性即是保持其初始状态，令用户确信他们看到的或利用的是原始的客体。对于数字档案来说，虽然其承载信息内容的介质随着时代的变化而变化，其真实性仍然是必须保证的。第四，保护是所有人的责任，从文件的创造者到文件的使用者都有保护的责任。这一原则更适用于数字档案时代。当前档案工作者意识到数字档案保护是需要多方合作完成的，包括文件形成者、收集者、分类者、保存者、保护者、利用者，并积极付诸实践，加强多方合作。而在纸质档案时代，保护的责任者主要是档案的保护单位或具体的保护者。

1.2 一般性原则

一般性原则共有8条，用于强调或者重新解释数字时代档案的保护策略。一是致力于创造“长寿”的物体和材料，减少未来由此产生的不必要的损失。如在制作文件或印刷图书时采用可以长久保存的纸张，如采用弱碱性的或韧性强的纸张，确保文件或图书的长久保存。对于电子文件来说，当生成一份电子文件时，应采用具有良好支持性、稳定性和开放性的文件格式，数字化的图像符合推荐的标准等，确保电子文件长期可用。二是注意加强合作，当前相关专业的学者们越来越认识到在档案保护中进行合作的必要性，如档案保护者需要同温控、防火、防虫等其他领域的专家进行合作。上文中已经提及档案保护是所有人的责任，这一点已经得到了广泛认同，并且在工作中付诸实践。三是注意进行宣传，上文提到档案保护是所有人的责任，从文件的形成者到利用者都有保护档案的责任，因此要对公众宣传档案保护的重要性，让其认识到保护工作具有紧迫性。美国许多专业机构也认识到对档案保护进行宣传具有重要意义，如美国图书馆协会保护政策研究室提出了更为具体的宣传策略：“图书馆有责任告知捐赠者、用户、行政机构和当地的政府部门主要文献资源的易逝性；提供合适的照管、处理和存储这些资料的方法；推荐使用能够长久保存的介质保存文档。”[3]四是现在采取保护行动比什么都不做要好。虽然现在不知道保护过程中需要注意的方方面面，但能够根据已知内容采取相应的保护措施进行保护，如原来不知道醋酸盐胶片作为档案载体并不稳定，现在知道了就要避免再次使用，对已利用醋酸盐胶片作载体的档案要及时进行迁移。五是保护需要采取积极的、合适的策略，数字文件的产生给档案保护带来了挑战，而人们达成的共识是要制定积极的、合适的保护策略，“转移数据或者丢失数据”是在保护数字文件中形成的一个经验。目前针对档案文件采取的保护策略是使用稳定的介质、提高存储的环境、保持高质量的温湿度控制。六是理解文件材料的结构是理解保护行动的关键，因为文件材料包含了其固有的缺点，了解文件材料结构对于信息从业者来说是必需的，这些知识有助于他们了解为什么采取哪些保护行动是行之有效的。七是清楚地知道客体（介质）和它们承载的信息（内容）之间的界限。在20世纪，将信息内容拷贝到能长久保存的介质上，是一个可接受的保护行为，也是革命性的重新格式化行为。重新格式化得益于缩微技术和数字化技术，这两项技术为档案利用提供了便利，同时通过限制使用原件使原件得到保护。八是保护行动应更多地关注大批量材料，而非关注个体材料。这一原则的提出是基于经济考虑，利用有限的资金与技术人员做好档案保护工作，就要找到合适的“投入——产出”比。

1.3 特殊原则

第一，鉴定既是必要的（因为资源是有限的），也是值得的（为了确保高质量的保护）。为实现有效和负责任的保护，设定档案资源分配的优先次序是至关重要的。这一原则也是出于经济方面的考虑。档案工作者依据档案的来源、内容、真实性、内在价值，决定文件资料的价值。第二，保护最原始的。无论是保护纸质档案还是数字档案，都要求实现档案的长期保存。要尽可能留存住最原始的档案材料。第三，保护多种形式的复制件。这个原则通常被称为“冗余”的原则，体现了多样化的要求。一份文件材料的复制件越多，这份文件材料未来不可用的几率越低。第四，尽可能稳定地保护档案资料，尽量采用最小干预的原则，以尽量稳定地保存和保护档案材料。第五，保护行动不应超过保护者的能力。美国历史和艺术保护研究所要求其档案保护人员在个人能力范围内、在充分利用现有设备的基础上开展保护工作。第六，应确保保护行动的质量。第七，保护行动不应伤害到档案资料。档案资料的价值是无法估量的，保护者必须选择最好的方法保护档案资料。第八，保护行动应该记录在案。保护者记录他们的行为是理所当然的事情。如对需要保护的资料在采取保护行动前、过程中和事后进行拍照，以此描述资料的情况和行动的程序及过程。第九，保护行动应该符合伦理学要求。

2 对我国档案保护的启示分析

2.1 制定并完善档案保护原则

我国近年来档案保护技术发展迅速，档案保护设施设备也得到更新换代，但是在实际工作中并没有统一的指导原则来指导档案保护行动。档案保护原则是档案保护工作的行动指南，正确的、完备的档案保护原则能够指导并推动档案保护工作开展，回应社会公众对档案查阅利用的需求。因此要制定并完善档案保护原则，在此过程中可以充分借鉴美国档案保护原则，并结合我国实际情况，形成具有我国实践特色的档案保护原则。

2.2 制定积极的档案保护策略

如前文所述，现在采取保护行动总比什么都不做要好。虽然现在不知道保护过程中需要注意的方方面面，但能够根据已知内容采取相应的保护措施进行保护，并及时纠正工作中的错误、完善不足的地方。

2.3 改变传统的档案保护观念

长期以来，我国档案工作者没有真正认识清楚档案保护与档案开放利用的关系。美国的档案工作者已经认识到，档案保护的目标是为了确保档案信息的可持续获取，如果由于档案保护行为导致档案信息减少或获取受到限制，那么这样的档案保护是没有意义的。因此我国档案工作者要积极转变传统的档案保护观念，主动地促进档案的开放和获取，减少档案开放的限制。

2.4 注重档案保护中的伦理问题

美国档案保护原则中特殊原则的第九条是保护行动应该符合伦理学要求。我国档案学研究中对伦理学的涉猎较少，在档案保护行动中也很少考虑到伦理学的因素。必须注重档案保护中的伦理问题，切实提升档案保护的质量与效益。

2.5 重视档案保护人员的培养

要做好档案保护工作，需要档案保护人员具备扎实的业务技能，以及一定的学术研究能力、前瞻性的思考、与国外同行交流的能力。因此要重视对档案保护人员的培养，以开阔其眼界、更新其知识结构、提升其业务技能。

2.6 建立跨领域、跨部门的合作机制

档案保护是从文件创造者到文件使用者所有人的责任，目前国外档案工作者已经认识到合作在档案保护中的必要性，认为应当同温控、防火、防虫等其他领域的专家进行合作，也需要与社会学、伦理学领域的专家进行合作。我国在开展档案保护时也要树立起合作意识，建立跨领域、跨部门的合作机制，加强合作。

注释与参考文献：

[1]Ross Harvey, Martha R. Mahard. Wellington S. The Preservation Management Handbook: A 21st Century Guide for Libraries, Archives, and Museums [M]. Lanham, Maryland:Rowman & Littlefield Publishers, 2014:15-30.

[2]Society of American Archivists, “SAA Core Values Statement.”

[3]American Library Association, “Preservation Policy.”