名医档案建档管理的实践思考

黄玉增

金华文荣医院

1 建立名医档案的意义

1.1 建立名医档案，避免资源散失

名医档案是知名专家在医疗实践活动中形成的，记载其生平历史、专业成就、社会贡献等方面内容的档案。名医档案是参与医疗等社会活动和所获成果的详细资料，是编修史志、学术研究的可靠材料，是加强档案文化建设的宝贵资源。

1.2 有利于名医资源的开发利用

“名人效应”决定了名医档案具有很高的开发利用价值。名医们的临床经验总结和医案原稿、科研成果都是宝贵财富，及时收集整理开发利用，能为后人留下可资借鉴的档案资料。名医档案工作使流散在个人手中的资料、科研成果世代相传，医方和医术得到继承和发展，同时也能够比较系统地展示名医的成长过程、生活历程，还可为编史修志提供丰富翔实的材料。

2 名医档案的整理

2.1 名医档案的归档范围

名医档案的归档范围可分为以下几类；

（1）纸质材料（主要材料）。①生平材料类：自传、回忆录、日记等；②学术成就类：科研成果、著作、学术论文等；③业务考核类：技术职务评审表、业务考绩档案、年底考核表等；④社会活动类：重要社会活动的文字材料，国内外各种报纸、杂志新闻报道、活动的介绍和评价，等等。

（2）声像材料。如照片、录音录像、新闻、网络媒体的传播资料等。

（3）实物材料。①聘书证书类：国内外医疗机构、学术机构、学校、社会团体组织发来的聘书、资格证书等。②荣誉类：各类荣誉证书、奖状、奖章等实物。

2.2 名医档案的整理

（1）建立名医档案的对象。主要有：院学科带头人；具有正高级职称的医务人员；经国家、省表彰嘉奖的医务人员；国家级学会会员；其他在社会上有名望的医务人员。

（2）名医档案整理的原则。以档案整理的方法为依据；遵循名医档案形成的客观规律；保持名医工作学习和生活的原貌。

（3）名医档案的整理方法。在整理过程中应根据实际情况采用不同的整理方法。第一，文字材料参照文书档案立档要求组成保管；第二，声像材料参照声像材料的要求及有关规定组成保管；第三，实物应根据不同形式按时间顺序组成保管。第四，利用扫描和拍照等技术，以图像的形式将各种材料存入计算机系统，形成电子文件册。

3 建立名医档案中的困境

纵观各地名医档案工作现状，不容乐观，在数量和质量上都存在着一些不足，主要表现在以下几个方面。

3.1 制度不健全

没有出台国家层面的名人档案管理办法。各级各类医院档案管理部门有关名医档案管理的规章制度不健全，对名医档案的界定、归档范围划分不够明晰。如现存的多数名医档案只是“名医”学历和荣誉的简单记录，大多带广告性质，主要用于医院宣传，而反映这些专家医疗学术水平、科研成果等方面的重要材料却没有得到及时、完整的归整。

3.2 归档意识薄弱

名医档案有些是在公务活动中形成，有些是在其私人活动或个人生活中形成，大部分人都认为这是个人财产，多数保存在名医自己手中，因归档意识薄弱，他们不愿或不主动将这些资料交由档案部门保管，使名医档案的建立更加困难。

3.3 沟通不力，重视不够

一是名医档案具有“私有”的特点，档案管理人员如果工作不主动，或缺乏沟通能力，往往得不到名医档案持有者的积极配合，造成工作无法开展。

二是领导没有给予足够的重视，档案部门在人力、财力、设备上捉襟见肘，往往心有余而力不足。

4 推进名医档案建档工作的若干措施

4.1 创造良好的管理条件，建立健全管理制度

创建标准的档案保管库房、完善机构、建立各项规章制度是做好名医档案工作的前提。首先，对名医要有一个清晰界定，对归档范围、征集方式、所有权保护、利用权限等做出明确规定，以解除名医档案持有者的思想顾虑。其次，档案部门要增加投入，提升硬件配置水平，科学设置名医档案，制定规范的管理制度，提高名医档案工作的成效。

4.2 加大宣传力度，提高做好档案工作的自觉性

一是利用各种宣传媒体，大力宣传建立名医档案的意义和作用，提高做好名医档案工作的自觉性和责任感；二是充分利用已归档的名医档案做好示范工作，让人们认识到名医档案材料集中管理的好处，让对归档的作用持怀疑和曲解的名医及家属了解并支持这项工作，也让更多人参与和支持名医档案工作。

4.3 采取灵活的征集方式

由于名医所取得的成果和荣誉来之不易，是他们非凡的生命历程的印证，有些重要的档案材料是个人珍藏，属私人所有。因此，仅靠传统的一纸行政公文的收集方式是行不通的，必须采取新的灵活性方式收集。

一是与名医建立一对一联系，直接征集。对老年名医，要抓住时机，用重点抢救的办法开展收集工作；对年轻名医，以跟踪了解为主，在不影响他们工作的前提下，有计划地上门收集。征集时，要多向征集对象宣传法规，还可以邀请他们到档案管理现场参观，使他们对档案部门的安全性、保密性及保管条件有充分的了解，从而消除内心疑虑，不断提高认识，增强其将名医档案资料归档管理的主动性和自觉性。二是要疏通渠道，多方收集。

首先，负责征集工作的人员，平时应多关注有关名医的信息，注重与名医或其家属的联系和沟通，适时宣传有关的档案政策规定，说明建立名医档案的意义，耐心解答其提出的问题。

其次，征集人员要根据具体情况，讲究工作方法和技巧，要有耐心和毅力，认真听取征集对象的意见，让名医及其家人消除顾虑，增加信任度，以确保名医档案安全进馆。

最后，征集工作要抓典型，以点带面。在本医院选一两位影响力大的名医作为典型，为他们建立一套完整的名医档案，起到引领和示范作用，以此推动名医档案的良性发展和规范化建设。

4.4 加强名医档案的开发利用

一是为医院编写院志提供丰富的材料。名医档案不仅仅记录和见证了一位名医诞生的过程，同时也见证了某一医学领域从无到有、从弱到强逐渐壮大的发展历程；不但是名医专家学术方法、学术精神和学术思想的总结和记载，同时也系统地展示了医院历届领导的管理思想，是书写医院历史沿革、编写院志不可缺少的历史材料。名医档案的集中管理，能够为编史修志提供丰富翔实的档案资料，有利于医院档案资源的充分开发与高效利用。

二是积极发挥名医档案的经济价值。名医都在医学某一领域有较深的造诣，他们勤奋敬业、敢于创新的精神，严谨的科学态度，认真负责的工作作风影响教育了年青一代。可以说一位名医能带动一个临床学科的医疗、教学和科研工作。因此，我们应继承开发名医档案，充分挖掘名医档案的价值，使名医档案为医院及社会各方面充分利用。

三是推动医院文化建设。名医档案蕴含着医院的办院宗旨、院训等文化理念和核心价值观，延续着医院自然形成的文化精神，是医院文化的特殊载体，所以将名医档案运用到医院文化建设中，能够凸显它的时代精神、历史精神和人文精神，有助于医院文化的传播创新和发展。