智慧城市背景下城建档案工作发展方向思考

文/王静岩(四平市城市建设档案馆 )

一、背景和意义

2017年12月8日，习近平总书记在中央政治局第二次集体学习时发表重要讲话，强调“大数据发展日新月异，我们应该审时度势、精心谋划、超前布局、力争主动”。习近平总书记在主持学习时，深刻分析大数据发展现状和趋势，结合我国实际对实施国家大数据战略、加快建设数字中国作出部署要求，为用好大数据、赢得新时代发展的战略主动指明了方向。抓住大数据发展的时代机遇，开创发展新局面，也是我国必须解答好的时代课题。作为信息化发展的新阶段，大数据对经济发展、社会秩序、国家治理、人民生活都将产生重大影响。

智慧城市基于海量的数据作为基础，同时在这些数据上通过云计算、物联网、移动互联网、大数据等很多技术的融合以及信息架构的植入，来对用户在城市工作和生活当中的很多需求提供意见和建议。解决影响企业和群众办事创业的难点堵点，进一步激发社会和市场活力；以运用现代信息技术创新行政审批和公共服务能力为手段，强化顶层设计，注重资源整合，优化和提升各地、各部门网上大数据服务建设，不断简化优化办事流程，促进网上大数据服务运行规范、程序严密、过程透明、结果公开、监督有力，切实增强大数据服务的主动性、精确性和便捷性，为推进政府治理创新提供有力支撑和保障。而城建档案管理即是智慧城市建设的一个缩影。

城建档案作为指导工程实施、工程完工后查证以及工程项目案例知识学习的重要依据，在整个建设工程项目生命期内乃至以后类似工程项目的管理中都有着重要的作用。但是，传统的档案管理系统的信息检索效率低，往往只能沉淀于企业或项目内部，知识重用不足。

BIM 技术对现存的数字化档案和电子档案，包括已有的CAD 与GIS 等数据在内，可与BIM 模型中相应部位进行整合、链接。对档案和信息进行搜索、查阅、定位，并且操作在可视化模型的界面中。对于原有的档案数字化管理可以得到对接和延续。把传统建设项目经数字化形成的信息与今后运用BIM 技术的项目信息整合起来，同时，运用大数据技术提高对城建档案分析利用的智慧化和高效性，适应未来“智慧城市”发展需要，把城建档案管理水平提升到现代化的管理当中。

运用BIM 技术进行城建档案管理，使得其管理水平提升到“智能化”管理。查寻信息不再需要查找原始信息进行分析，而是可直接再现建设项目某一阶段的结果。前后相似的建筑在建造过程中，可以借鉴，以提高建造的效率。使得城建档案机构从档案资源信息的“仓库”转变为档案信息资源利用的“基地”。使得城建档案为城市规划、建设和管理提供决策方案。

利用大数据技术，挖掘和分析各类城建档案资源，构建决策模型、预警模型，把握档案管理部门真实需求。同时，运用科学管理、预测、监测的方法，增强政府和委办局的业务协同调控、决策的定量分析，减少人为主观臆断，提高城建档案数据的“智慧化”。

二、目前城建档案工作存在的问题

1.尽管当前计算机辅助已经得到了广泛应用，但是传统的纸质文档管理仍然是现今建设项目文档管理中信息储存、交流的主要形式。计算机制表、复印、递送等人工操作，造成了沟通时间长、效率低，信息反馈周期长及程序繁冗，造成极大的资源浪费，影响计划、决策和分析，耽误工期，并且文档生成的及时性和准确性也得不到保证，直接影响建设项目的顺利实施。

2.目前大部分研究仍然只是着眼于从不同数据类型、结构的角度进行系统设计，寻找结构化、非结构化等数据结构，或者视档、图档等异构类型数据的管理方案。这样最终只能实现问题的局部解决，且会导致项目实施过程中不同文档管理系统之间不兼容，不利于档案信息的交互与共享，造成相同档案信息的重复输入与储存。

3.城建档案作为城市建设的历史记录，存贮了庞大的城市建设基础数据，但是传统的档案管理系统的信息检索效率低，往往只能沉淀于企业或项目内部，知识重用不足。

4.目前档案管理系统的检索方式还主要是依靠系统自身的检索功能，只能是基于文字匹配功能的关键字/词检索，对于不同项目参与方创建文档的表达、写作方式的不同，以及拥有专业知识的差异，可能存在一词多义、一义多词现象，甚至存在检索词未必包含在相关档案中等情况，导致检索效率低下，检索结果不尽如人意。

5.在信息化高速发展的今天，建设工程领域国际合作项目的日益增加使得参与各方可能分布于不同的国家和地区，从而改变了传统的项目参与方之间的交流、沟通的方式，这就对信息的交互性、稳定性与及时性提出了更高的要求。作为建设信息的重要载体，传统的档案管理系统也势必要进行相应改革。

三、针对问题开展的主要工作内容

1.档案数据库。作为BIM城建档案信息平台流程的第一个阶段，也是最根本、最重要的准备阶段，其中，城建档案数据库必不可少。本阶段需建设城建档案数据库管理系统，面向档案管理部门提供档案归集管理服务，实现城建档案的电子化管理。

2.档案预处理。此步骤是核心，为了实现自动化的分类、检索和关联文本档案到项目客体，必须首先发掘文本档案的语言特征。具体包括以下三个部分：一是数据准备，识别文本档案，将基于文本的信息从其各自原始格式转换成纯文本文件，包括电子表格、电子邮件和PDF 文档等。去除原始档案中不相关的标签和标点，高频出现的停用词，无实际意义的虚词，调整同义词等。二是数据预处理，例如针对数据处理过程中，档案之间的关联匹配关系，就可通过构建频率矩阵，进行数据预处理，解决关联匹配问题。三是数据分析工具，用来开发将文本档案集成到基于模型的信息系统的框架。主要目标是提高相关项目档案的识别和分析。

3.项目模型构建。面向档案管理部门，构建基于BIM的项目模型系统，该阶段系统重点解决每个项目的客体划分问题。

4.档案分类管理。第一步定义分类系统，此步骤主要用于解决城建档案分类问题。

5.档案检索和排序。该阶段重点解决用户问题转换，并自动识别所选对象相同类的档案信息。

6.档案模型关联。复查步骤需要人工操作，主要解决上一阶段中自动进行的检索和排序结构调整问题。

7.档案应用。基于BIM的城建档案信息平台的建设，通过大数据技术，结合BIM模型可实现对城建档案资源的数据统计、质量统计及分析。例如，运用大数据对档案梳理、档案密级对比、档案移交量等统计；对档案全文数据质量的分析、档案著录情况的分析、档案资源分布点分析等。同时，通过BIM模型进行档案信息与模型的关联，以多维立体的形式对档案信息进行全方位解读。

四、城建档案工作发展方向

1. 运用BIM 技术进行城建档案管理。BIM 的发展和应用已经成为建设工程领域的必然方向，而且BIM 的参数化、模型化以及协同工作等特点也给文档管理带来了新的视角。目前，建设领域国际上较为主流的各大软件商开发和应用的商用软件主要集中于项目的多维度可视化、参数化构建建模上，还没有实现将项目文档与基于模型的系统进行集成。随着BIM 平台上各种海量信息的高度集成化发展要求，建立一个高效的适用于BIM环境的城建档案信息平台显得尤为必要。

2.大数据技术将会应用到城建档案管理工作中。通过大数据技术，结合BIM模型可实现对城建档案资源的数据统计、质量统计及分析。例如，运用大数据对档案梳理、档案密级对比、档案移交量等统计；对档案全文数据质量的分析、档案著录情况的分析、档案资源分布点分析等。同时，通过BIM模型进行档案信息与模型的关联，以多维立体的形式对档案信息进行全方位解读。

在信息化飞速发展的今天，随着新兴信息技术的出现，项目中产生的数据、信息无论是结构还是类型都呈现出越来越复杂的态势，传统的模式已经不能满足城建档案数据库信息实时交互、动态协同的需求。而BIM技术、大数据技术等新技术在城建档案工作中广泛应用，既是打造智慧城市的根本前提条件，也是提升城建档案管理水平具有现代化特质的重要基础。未来城建档案大数据库会有更好的发展空间，将完善现代化的城建档案工作，提高城建档案的工作水平，实现高效惠民的现代化服务，助推城建档案事业向智能化方向发展，为社会提供更优质的服务。