“大档案”视角下高校文化馆群协同创新管理研究

林 林 张苏媛/福州大学档案馆

“大档案”理念主张将所有具有保存价值的档案纳入归档范围，采用“多档合一”的管理方式提升档案工作的管理水平与服务能力[1]。高校档案管理是高等教育发展和高校科学管理的基石，是高校工作的重要内容。高校“大档案”理念是在《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》）颁布后提出的，《办法》强调应征集与高校有关的各种档案史料。有学者认为《办法》突破了传统管理理念，体现了高校“大档案”思想的萌芽[2]；还有学者指出“大档案”理念将高校档案馆功能向校史馆、博物馆等领域拓展，实现高校档案功能的整合发展[3]。据悉，北京已有高校采用“大档案”理念开展工作，但多数高校仍沿用传统档案管理模式，档案工作参与学校管理的程度不高[4]。

不同管理模式对高校文化发展有一定影响，因而探讨高校档案馆、校史馆、博物馆等文化馆的管理很有必要。国内对高校文化馆管理模式的研究较少，仅有2篇文献探讨了高校文化馆、资源馆的一体化管理，且多从实践角度进行总结，缺乏对管理模式内涵、特点的提炼，理论性有待加强。综上，笔者以“大档案”视角作为研究背景，分析国内外高校文化馆的现状、问题及成因，提出高校文化馆群的协同创新管理模式，以促进高校文化资源科学配置，提升高校文化服务水平。

1 高校文化馆建设现状

1.1 国内外高校文化馆建设历程

20世纪以前，国外高校很少设立档案馆，多由图书馆手稿部门负责档案工作。至20世纪中期，哈佛大学、耶鲁大学等高校纷纷着手建立档案馆，负责高校档案工作[5]。我国高校档案馆多于1989年《普通高等学校档案管理办法》颁布后建成。与国外相比，由于建馆历史短、功能定位不同等原因，我国高校档案馆更注重保管、利用职能，在存史资政、文化交流等方面有缺位现象，且未能很好地提供档案服务。

高校博物馆历史悠久，1683年创建的牛津大学阿什莫林博物馆是世界上首座高校博物馆。19世纪后，各国高校迎来博物馆建设高潮，剑桥大学菲兹威廉博物馆、哈佛大学赛克勒博物馆等均于这一时期建成。研究显示，欧美一流高校普遍每校拥有3—4座博物馆，建馆比例高。据不完全统计，我国现有普通高等院校2630余所，高校博物馆仅有270余座，建馆比例只有10.3%，而十年前美国高校博物馆的建馆比例已达27.5%[6]，可知我国高校博物馆在建设历史和建馆比例上与国外存在较大差距。

校史馆作为校史、校情的展示交流平台，是高校文化宣传与校史研究的重要阵地。调研显示，我国不少高校尚未设立校史馆，仅在博物馆、图书馆下设校史机构或以展览形式开展校史编研和宣传工作，机构设置有待完善。

在“大档案”背景下，现今高校文化机构设置向精简方向发展。如上海交通大学、华东师范大学在档案馆内成立校史馆，开展校史研究与服务；东南大学吴健雄纪念馆由校档案馆管理。由此可知，协同管理已运用于高校文化馆的工作实践中，具有较高的实用性。综上所述，与国外相比，我国高校档案馆、校史馆、博物馆在建设历程、文化服务等方面仍存一定差距，我国高校文化馆的管理和服务水平有待提升。

1.2 国内一流大学文化馆发展概况

1.2.1 我国一流大学文化馆建设概况

为深入分析我国高校文化馆建设现状，笔者选取了42所“双一流”建设大学进行调研，发现42所大学的建馆率达100%，总体建设情况良好；档案馆作为基础职能机构，既承担档案行政管理和保管利用职能，又肩负存史育人、文化宣传职能，是建馆率最高的文化馆之一。因此，高校档案馆的高建馆率与服务利用职能为实现“大档案”背景下文化馆群的资源协同、创新管理打下了坚实基础。

1.2.2 我国一流大学文化馆职能构成分析

调研可知，我国一流大学文化馆职能可分为基础职能、行政职能、文化职能、教育职能。具体而言，基础职能主要为收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用、统计等工作。如各馆根据本科教学评估、文明校园建设、校庆等重要活动对档案史料、实物等进行征集，并策划展览。行政职能多凸显于行政管理中，如档案馆多以教学档案、文书档案等为学校行政管理提供材料支持。文化职能则通过展览讲座、科普活动实现，如上海交通大学档案馆以彭康、黎照寰等交大校长、名师校友为主题设展，向社会展示与传递交大的西迁历史、治学理念与办学精神。教育职能体现在博物馆、学科馆的嵌入式教学与互动式体验中，如北京航空航天大学博物馆网站设有特色教学、科普教育等栏位，以图文、视频形式介绍航空航天知识。

1.2.3 我国一流大学文化馆管理模式分析

调研发现，我国一流大学文化馆管理模式分为“多馆合一”“双足鼎立”“各自为政”三种，其中“多馆合一”模式指文化馆在同一职能部门领导下工作，即档案馆、校史馆、博物馆等在档案馆领导下开展工作。应用这一模式易实现校内资源、技术设备的共享，形成1+1+1＞3的效能。“双足鼎立”模式指各馆由两个机构独立管理，调查可知当前许多高校形成以档案馆主导的档案馆、校史馆合署办公，以博物馆为独立机构的管理模式，形成档案馆、博物馆“双足鼎立”的管理格局，这一模式下各馆间的内在联系被割断，难以实现文化馆的协同发展。“各自为政”模式指各馆实行独立管理，实行这一模式易降低文化资源、人力物力的交互程度，并限制了场馆服务质量的提升。统计表明，42所大学中仅有35.7%的大学采用“多馆合一”的管理模式，这与国外高度集中的文化馆群管理模式有所区别。

2 高校文化馆现存问题及成因分析

2.1 高校文化馆现存的主要问题

其一，高校文化馆的开放度与认可度有待提升。大众对高校文化馆存有封闭、独立的刻板印象，有学者对福建11所高校开展文化育人调研，结果显示70%的大学生对高校文化馆群不了解，对高校文化馆的整体认知程度偏低[7]。其二，高校文化馆的资源共享程度有限。研究可知，我国一流大学文化馆中采取“双足鼎立”“各自为政”管理模式的占比高达64.3%，这两种模式限制了文化馆间的资源共享，成为阻碍高校文化发展的主要因素。

2.2 高校文化馆现存问题的成因分析

在内容层面，高校文化馆的展陈内容具有文化专指性与技术专业性，多围绕校史校情、学科发展、名师大家等开展资料收集与内容挖掘工作，展陈内容有一定局限性。此外囿于多种原因，高校文化的传播范围受到较大限制，如校史馆多以高校发展、学科建设、科研创新为主题设展，虽具有较高的校史研究价值，但往往存在与社会文化发展脱节、不能满足大众历史教育需求的问题。此外与国家建设、区域经济发展的交叉和关联较少，高校文化的历史性、地域性特点有待凸显。

在服务层面，策展布展、技术设备、场馆设施、网站建设是主要影响因素。各馆在策展、布展中多是“单打独斗”，网上展览水平参差不齐；VR、电子墙面等技术引入迟缓，仅有少数高校采用3D技术建设虚拟档案馆和校史馆，技术上的落后限制了文化馆的服务水平；仅有部分院校文化馆拥有独立建筑体，多数院校将馆室设于行政楼内，狭窄的空间限制了文化活动的开展；在网站建设中，各馆网站以服务资讯、新闻报道为主，仅对少数馆藏进行线上展示，在线服务水平较低、用户体验不佳。

在管理层面，独立管理模式下高校各文化馆间很少进行资源共享或服务交融，一定程度上造成“信息孤岛”现象。此外由于顶层设计不一，各校文化馆的建设路径、发展程度存在较大差距。如上海交通大学已实现档案、文博、校史一体化管理与服务，成为国内高校文化馆建设的“航标”，但多数高校档案馆仍然沿用传统文化事业机构的管理模式。

3 高校文化馆群的协同创新管理模式研究

3.1 构建并完善高校文化资源链

首先，各馆应就馆藏有针对性地整合实体与数字资源，构建完整的文化资源链。如台湾大学将校内文书档案、动植物标本、地质标本、文物等资源整合起来，建立35个专题数据库，并成立校数位人文研究中心，现已是数据量最大的台湾研究资料库之一[8]。其次，各馆应考量高校在行政管理、文化教育、社会服务等不同方面的需求，征集相关档案、文博资源，也可通过联合办展、校企合作等形式完善资源链建设。最后，文化馆群应创新档案与文博工作，协同开展校史编研、文创开发工作，充分发挥校史研究对档案文化的促进作用[9]，把握高校档案与文博事业纵深发展的趋势[10]，为文化资源链注入新能量。如台湾大学采用多馆合一的管理模式，建成了集档案馆、校史馆、博物馆等在内的博物馆群，并以台湾大学博物馆群网站提供各文化馆的资讯和服务。

3.2 加强平台建设与深化文化服务

在服务协同层面，应聚焦基础平台建构和服务内容深化两方面。高校文化馆应借助资源链构建高校文化管理与服务平台，使用信息技术解决数据库、资料库兼容问题，提升高校文化平台的数据共享能力。由于各馆服务范围不一，高校文化馆群应利用数据分析、用户画像等技术，借助微信、微博等新媒体，以用户需求为导向开展协同服务。同时可在文化馆群协同管理的基础上，选用主题支持、交流支持、设计支持、宣传支持、技术支持、资金支持等不同的策展合作模式，与政府、企业、高校等机构开展跨界策展[11]，提升高校文化展览的效益。文化场馆、设备是高校文化服务的重要支撑，文化馆群的协同管理还应实现场馆的灵活调用与租借，合理制定开馆时间与服务范围，为来访师生及其他社会大众提供舒适的人文环境。

3.3 健全管理制度与建设人才队伍

在管理协同层面，应建立健全协同管理制度，打造多元化的专业人才队伍。就第一个来说，协同创新的管理模式必然与原有制度存在机制冲突、理念不合等问题，就此应构建兼容制度，消除新旧制度的冲突，实现共同发展的愿景。就第二个而言，“大档案”背景下的高校文化馆群对人才队伍的要求更高，尤其在专业多元性、结构合理性方面，因而需打造一支复合型人才队伍，为文化馆群管理提供智力支撑。同时，学生志愿者也是人才队伍重要组成部分，应发挥学生志愿者的力量。近年来，上海交通大学、浙江大学分别举办了全国高校文博场馆志愿服务与社会教育论坛、高校学生讲解交流论坛，对学生志愿者的招募管理、制度建设等议题进行探讨，推动了高校文化馆群学生志愿者队伍科学管理的水平，提升了高校文化馆群的服务能力。