论高校档案日活动的策划与实施

王毓灵 王琍琍/同济大学档案馆

2008年颁布实施的《高等学校档案管理办法》对高校档案机构的文化职责作出了明确规定：“利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能。”国家档案局决定自2013年起，把每年的6月9日即“国际档案日”作为全国各级档案部门的宣传活动日，由此“6·9国际档案日”成为我国档案界的盛大节日，为推动档案事业发展提供了良好契机。高校档案部门利用“6·9国际档案日”举办活动不仅有利于展示高校历史文化，更有利于高校档案事业发展。

1 实践分析

1.1 设计活动方案，完善各项安排

2011年6月9日，同济大学档案馆为了配合上海市档案局“第五届上海市档案馆日”活动，决定举办校首届“6·9国际档案日”活动。彼时国家档案局尚未明确我国“6·9国际档案日”的相关内容，举办类似活动的高校也很少。为了成功举办这次活动，同济大学档案馆广泛查阅了当时国内外反映档案日活动开展情况的相关文献资料，并撰写了详细的活动策划方案，方案提出将整个档案日活动安排在两个会场进行，即安排在校园展台分会场和档案馆主会场，在校园展台分会场的活动主要有发放编研成果《同济大学百年志》领书单、请师生在留言本上留言签名、分发自主开发的档案文化产品“同济大学人物”散装书签；在档案馆主会场的活动主要有提供高校档案工作业务咨询服务、发放图书《同济大学百年志》等。

比较较有新意的是同济大学档案馆特别设计制作了一套档案文化产品，即“同济大学人物”散装书签。书签正面印有对同济大学具有深远影响的人物如埃里希·宝隆、朱葆三、殷夫、蔡元培、冯至、袁希涛等的头像及其格言，背面印有档案馆和校史馆的简介，这样就较好地把档案文化和档案馆业务工作结合起来。此外两个会场是先后开展活动的，即在6月9日开展校园展台分会场活动，6月24日在档案馆主会场开展领书活动和提供业务咨询服务，这样就把活动周期延长了，意在让师生和社会公众走进校档案馆大门，对档案馆和高校档案业务有个初步概念与了解。

这次活动顺利举办且社会反响良好，但也存在不足，主要表现为活动现场的“档案味道”不浓，甚至被误以为是商业活动；分发散装书签时耗费了较多的时间和人力，有些应接不暇。针对以上问题，2012年校档案馆举办第二届“6·9国际档案日”时进行了相应改进：首先确保展台布展风格朴素简约，周围没有张贴商业广告或与活动不相关的信息特别是商业信息，避免被误认为是商业活动；其次在实践中发现广大师生对赠送的档案文化产品有着极大的兴趣，所以我们把活动筹备的重心放在制作更有特色的馆藏档案文化产品上，比如设计书签封套，使散装的“同济大学人物”书签可以成套发放，这样不仅提高分发效率，而且使书签整体美观大方；最后扩大活动参与范围，除了邀请校内部分院系兼职档案员参观档案馆外，还通过网上预约的方式邀请校外人士参与活动。

1.2 把握时间节点，打造活动品牌

2012年的第二届“6·9国际档案日”，同济大学档案馆结合《中华人民共和国档案法》颁布25周年、档案馆建馆25周年和同济大学百年卓越工程教育纪念活动设计了相应的活动，并且将活动范围扩大到同济大学嘉定校区，力图打造档案日活动品牌。第二届档案日的活动内容更加丰富多彩：6月6日，通过在网上发布邀请函的方式，邀请到原上海市闸北区档案局副局长胡伟祖，他带领30多名基层档案干部参观了同济大学校史馆与“同济大学百年卓越工程教育图片展”；6月7日，校档案馆在四平路校区学苑饮食广场前和嘉定校区新天地饮食广场同时举办了档案日校园展台宣传活动，现场赠送印有校档案馆馆标的“同济大学人物”书签、手提袋以及校档案馆自办刊物《同济兰台》；6月8日，举办了档案馆开放日活动，邀请部分院系兼职档案员参观校档案馆档案库房，近距离了解全校档案管理现代化建设情况；6月11日，举办了《中华人民共和国档案法》颁布25周年暨校档案馆建馆25周年座谈会，邀请校内各部门相关负责人回顾校档案馆成立至今25年来的发展历程。

值得一提的是，本次活动邀请了校设计创意学院的教授设计了校档案馆馆标。馆标设计使用中国传统木刻老宋体“档”字，盖上形似邮戳的同济大学校标；考虑到校标的严肃性，将校标放在正中间，“档”字作为背景，“同济大学档案馆”几个标准字居中对齐放在图案底部，经过反复比较调整到最佳效果。自此档案馆有了属于自己的品牌标志，馆标被广泛应用于校档案馆自行开发的档案文化产品上，如应用于书签、手提袋、明信片、卡套上。

1.3 扩大活动规模，提升整体影响

2013年的第三届“6·9国际档案日”重在扩大活动规模、着力提升整体影响力。首先，邀请校领导直接参与活动。在校园展台活动中，原上海市人大常委会副主任、同济大学副校长郑惠强亲自向师生及校友分发明信片等档案文化产品，活动现场异常火爆。其次，举行档案捐赠仪式，在做宣传的同时还丰富了档案资源。活动当天，原同济大学校长江景波向校档案馆捐赠了荣誉证书、聘任书、邀请函、徽章等个人物品177件、照片500多张，其中有一份1984年2月16日国务院任命他为同济大学校长的任命书，更是弥足珍贵。原校党委书记周祖翼向江景波颁发了捐赠证书。本届档案日活动展示的档案文化产品丰富多样。校档案馆工作人员在活动现场分发《寄语同济》《同济英烈》《冲破黑暗迎曙光——纪念同济大学“一·二九”事件五十周年》等编研成果，还有“同济大学人物”书签、校歌MTV光盘、馆藏明信片、档案馆业务介绍单等，广大师生及校友对这些产品兴趣浓厚、反响热烈。据统计，6月9日当天共有1000多名师生及校友在签名册上留言签名，表示支持学校档案工作。

至此，同济大学档案馆的“6·9国际档案日”活动模式基本定型，即以分发赠送档案文化产品为重点，再配合档案展览、档案馆开放日、档案捐赠仪式、座谈会等内容组成系列活动。

2 几点思考

2.1 要寻找活动受众的兴趣点

高校档案日活动具有很强的互动性，高校档案馆要把档案日活动办好，必须找准活动受众即师生及其他相关社会大众的兴趣点，以受众喜闻乐见的形式开展活动。如同济大学档案馆在第一届“6·9国际档案日”活动中采用了多种活动形式，包括举办档案馆开放日、发放编研产品和档案文化产品，甚至组织现场教学，教活动参与者制作档案案卷等。从活动中逐步发现受众的主要兴趣点是获取档案文化产品，据此有针对性地调整活动策略，制作更高水平的档案文化产品向受众发放。还要剖析受众兴趣点的根源。如同济大学档案馆对受众为何喜爱获取档案文化产品这一现象进行研究，认为学生在校学习生活，会对学校的历史与文化产生好奇心；已经毕业的校友对母校会有深厚的感情，更愿意了解和收藏与母校有关的历史资料和礼品。这些因素都使得档案文化产品大受欢迎。此外，要在档案日展示档案馆的业务工作并非易事，所以建议将档案馆的业务情况介绍融入进档案文化产品中去，让受众通过档案文化产品了解档案馆业务工作。

2.2 要深挖馆藏资源

高校“6·9国际档案日”活动表面上看是有着“短平快”特征的交流展示活动，事实上活动要长期顺利举办，需要做好大量的幕后筹备工作，特别是要深挖高校档案馆的馆藏资源，才能推动活动不断推陈出新。如同济大学档案馆深挖馆藏资源，制作了形式多样的档案文化产品包括“同济大学人物”书签、“同济大学百年校园图集·校门”明信片、“同济大学卓越百年工程教育图集·第一辑”明信片、《同济大学的第二故乡——四川李庄》明信片、有星云大师题字“同济天下”的宣传卡套等，成为“6·9国际档案日”活动的亮点，同时也契合了受众的兴趣，使每年的相关活动具有新意和吸引力。

2.3 要抓住重要时间节点

要抓住重要时间节点策划“6·9国际档案日”活动。首先是围绕国家重大节庆活动策划档案日活动。如2015年校档案馆围绕“中国人民抗日战争暨世界反法西斯战争胜利70周年”这一主题，制作了档案文化产品《同济大学的第二故乡——四川李庄》明信片，该套明信片共12张，生动再现了抗战期间同济大学师生在李庄古镇认真求学、积极支援前方抗战的场景。档案日当天该套明信片由校领导亲自发放给师生，受到热烈欢迎，某个单日赠出千套以上。

其次是围绕本地区档案部门的档案日主题策划活动。如上海市档案局每年举办的档案馆日活动都有特定主题，第六届上海市档案馆日主题为“城市新印象·档案见证”、第七届主题为“城市记忆，经典上海”等，高校档案馆可据此有针对性地策划本校档案日活动。

最后是围绕本校重要时间节点策划活动。如同济大学校庆日是5月20日，而“6·9国际档案日”宣传活动往往会从5月持续至6月，所以可以结合校庆策划档案日活动。在“6·9国际档案日”期间同济大学档案馆就主办过“同济大学百年卓越工程教育图片展”“1950—1970年同济大学学生文艺社团活动回顾展”等档案展览，详细展示校史校情，并成为档案日活动的特色项目。

“同济大学百年校园图集·校门”明信片

2.4 要举办优质档案展览

高校“6·9国际档案日”活动往往开展周期较短，要求输出的信息量却很大，而档案展览凝聚了精华内容，且举办档案展览具有较强的可行性；档案展览所需场地较大，展览往往会吸引很多观众，因此举办展览能方便观众沟通交流；档案展览影响较为广泛，会受到媒体的关注和报道。因此可在活动中举办档案展览，并要花心思创新展览形式，如除了制作档案图文展板外，可以展出实物或应用VR虚拟现实技术模拟档案所反映的场景等。还要确保档案展览的质量，制作的展板力求图文并茂、图片优美且内在逻辑连贯，并安排业务素质高的讲解员，给观众带来良好的参展体验。如，2017年“6·9国际档案日”期间校档案馆举办了以“兰台珍品精神传承”为主题的同济大学档案馆馆藏实物珍品展，首次公开展出了李国豪、陈从周、马在田、汪品先、阮仪三等36位知名校友的个人档案，包括手写教案、论文手稿、自绘图纸、教学用具、荣誉证书等。此次档案展览受到澎湃新闻、《新民晚报》、《文汇报》、Shanghai Daily、东方网、央广网、中国新闻网、新浪、搜狐、网易、凤凰网等多家媒体的关注与报道，《上海档案》杂志2017年6期也刊登了相关内容。