企业档案管理推动企业文化建设路径探析

岳振廷/河南金龙精密铜管集团

企业文化建设对企业发展有很大促进作用，谷歌、阿里巴巴、腾讯、中国平安等知名企业非常重视企业文化建设，都将企业文化建设纳入企业发展战略。企业档案管理是企业管理的重要组成部分，企业档案客观记录了企业文化的发展历程。应当深入分析企业档案管理与企业文化建设之间内在关系，立足企业档案管理探索企业文化建设的路径。

1 企业档案管理与企业文化建设的关系分析

企业文化是企业在长期经营和管理活动中形成的、为员工所接受和遵循的思想观念、价值信仰、行为规范等，包括企业精神、企业价值观、企业形象、企业战略、企业管理制度等。其中企业价值观是企业文化的基本内核，它决定着企业的发展方向、战略目标、共同理想等；企业精神是企业文化在精神层面的表现形式，它影响着企业文化建设的内容、方式、范围等；企业形象是公众对企业的总体认知和整体评价，也是企业文化的重要表现形式。企业档案管理是企业管理的重要组成部分，也是保存企业文化、开展企业管理的重要手段。随着企业改革的进一步深化和现代企业制度的确立，档案工作在推动企业各项工作开展、维护企业合法权益、促进企业文化建设等方面日益发挥出重要作用。

从本质上说，企业档案与企业文化都是在企业管理活动和生产经营中形成的，都是为了服务企业发展，两者之间有着密不可分的联系。首先，企业档案真实记录了企业文化。一家企业在成立之初就开始积累企业档案，企业的经营理念、发展战略、重大事件等都会被真实地记录在企业档案中；此外企业文化建设需要从企业档案中寻找参考资料、汲取“养分”，不断完善企业共同愿景的构建、及时调整战略目标等。以笔者所在的河南金龙精密铜管集团为例，金龙集团自1987年建厂以来就非常重视企业档案管理，将集团在不同发展阶段形成的多种文字材料和所获得的荣誉证书、奖杯奖牌等进行归档并妥善保管，这些档案成为集团开展文化建设的宝贵资源。其次，企业文化建设能丰富和完善企业档案。比如企业开展教育活动、进行对外宣传时往往会产生大量的资料，这些资料是企业档案资料的重要来源。显然，企业档案和企业文化之间的关系是十分密切的。

2 企业档案管理在企业文化建设中的作用探讨

企业文化建设需要以企业档案资料作为基础，对企业历史、企业战略、企业管理等进行提炼、加工和再创造。企业文化建设如果离开了企业档案管理，很可能会脱离企业历史和企业发展现状，变得不切实际，企业文化建设的针对性和有效性必然会受到影响。

2.1 加强企业档案管理能够为企业文化建设提供充足的资源

企业档案记录了企业发展、生产经营、战略目标、重大事件等内容，亦记录了与企业文化相关的内容。显然，只有深入分析和挖掘企业档案，通过企业档案把握企业的经营理念、发展目标、竞争优势等，才能更好地把握企业的文化精神、优良传统等，并有的放矢地开展企业文化建设，提高企业文化建设的针对性、科学性和有效性。为此必须加强企业档案管理，及时做好企业档案收集整理工作，为企业文化建设提供充足的档案资源。

2.2 加强企业档案管理有助于展现企业精神

企业档案生动再现了企业的发展历程、展示了企业精神，特别是企业实物资料，如企业在各个发展阶段获得的荣誉证书、奖杯奖牌以及获赠的名人题词等，利用这些档案举办展览或编纂企业文化读物，能便于员工了解企业历史、企业文化等，并培养他们的企业归属感、提升他们的职业自豪感。金龙集团在集团建成三十周年之际举办了企业文化展，利用企业档案作为展品，包括反映企业发展初期的纸质档案、照片、视频、集团获得的奖杯奖牌、反映领导人考察集团发展情况的照片，系统展示了集团发展历程、集中展现了企业精神。为此必须加强企业档案开发工作，将反映企业精神的档案资料进行整理与汇总。

2.3 加强企业档案管理有利于提升企业形象

企业形象是公众对企业的总体认知、情感态度、整体评价等的综合反映，也是企业文化建设的重要表现形式。加强企业档案管理能为企业形象建设提供原始性、权威性的资料与详实的素材，提高企业形象宣传的真实性、可靠性和针对性。如，企业的科技档案像科研数据、实验记录、设计图纸等，能够很好地展示企业在产品研发、技术创新等方面所取得的成绩，对于提升企业形象具有重要意义。此外，利用企业档案资料编撰各种企业宣传资料，也能很好地宣传企业形象。金龙集团就利用丰富的档案材料编撰了《企业档案指南》《企业管理成果汇编》《企业创新之路》等，积极做好对外宣传工作，充分展现了集团的内部管理情况与创新能力等，有效提升了集团形象。为此必须多举措做好企业档案利用工作，为提升企业形象提供档案服务。

3 企业档案管理推动企业文化建设的路径研究

3.1 加强企业档案文化建设

应当加强企业档案文化建设，真正从企业文化建设的视角审视企业档案管理，推动企业档案管理从“重保管”向“重利用”转型，具体措施如下。第一，企业档案管理人员在日常档案管理中应注重档案的“文化性”，即将能够展现企业精神、反映企业文化的档案资料进行集中整理；第二，加强档案编研工作，通过编写《企业发展史》《企业文化建设》等文献资料，展现企业发展理念、创业历程、价值愿景等；第三，做好纸质档案数字化工作，通过企业官网、微信公众号等平台集中展示企业档案数字化成果，更好地展现企业文化，并充分利用音像档案，多角度展示企业文化。

3.2 主动融入企业文化建设

开展企业档案管理时要创新工作理念，充分认识做好企业档案管理对于企业文化建设的促进作用，主动融入企业文化建设中。可建立“对历史负责，为发展服务”的企业档案管理机制，积极配合企业文化建设。如，金龙集团定期组织员工到集团档案室参观，让员工深入了解集团的发展历程、经营理念、价值精神、战略目标等；利用举办“企业文化论坛”的契机，制作档案文化产品，增加员工和社会公众对集团文化的认可度。

3.3 贯彻以人为本的理念

企业文化建设涉及企业日常管理、企业生产经营、企业战略等方面内容，其根本目的是为了增强企业的凝聚力、向心力，激发员工的积极性和创造性。显然，以人为本是企业文化建设的基本内核，也是企业文化建设的价值目标。因此，也应将以人为本作为企业档案管理的重要原则，具体来说应当做到如下几点。其一，充分调动档案管理人员的工作积极性，使其主动为企业文化建设提供档案服务。其二，提升企业员工档案意识，让员工充分认识档案与档案工作的重要性，特别要让员工认识到做好档案工作能服务企业文化建设，鼓励员工参与档案管理，如及时将工作中形成的材料移交归档，或配合档案管理人员开展档案工作。其三，充分发挥企业档案在企业人力资源管理中的作用，如用档案记录员工的业务能力、职业道德、工作态度等，为企业人力资源管理提供客观、权威的信息，更好地培育企业的核心竞争力，为此还要针对企业的性质和特点，研究实现档案信息资源整合共享的方法。