责任重于泰山——加强全省机构改革中的档案工作刻不容缓

许春芝/浙江省档案局

编者按：深化党和国家机构改革，是以习近平同志为核心的党中央从党和国家事业发展全局和战略高度作出的重大决策部署，是推进国家治理体系和治理能力现代化的一场深刻变革。浙江是中国革命红船起航地、改革开放先行地、习近平新时代中国特色社会主义思想的重要萌发地。10月4日，党中央、国务院批准同意《浙江省机构改革方案》。10月15日，省委十四届四次全会传达学习《浙江省机构改革方案》，研究了贯彻落实意见，要求切实增强思想自觉、行动自觉，坚决完成机构改革任务。10月23日，省委、省政府召开全省机构改革动员大会，对推进机构改革作动员部署，标志着浙江省机构改革进入全面实施阶段。在机构改革中，作为机关基础工作的档案管理，面临重大变化和挑战。必须贯彻落实好中央、省委加强机构改革中档案工作的指示精神，扎实做好机构改革中的档案工作。

省委十四届四次全会明确指出，要切实增强思想自觉、行动自觉，坚决完成机构改革任务。这次机构改革，改革力度之大、影响面之广、触及利益之复杂，在新中国历史上是少有的，是以习近平同志为核心的党中央从党和国家事业发展全局和战略高度作出的重大决策部署，是坚持和加强党的领导、坚持和完善中国特色社会主义制度、推进国家治理体系和治理能力现代化的重要任务。

在机构改革中，作为机关基础工作的档案管理，面临重大变化和挑战。围绕机构改革中的档案工作，中央、省委省政府已经印发了系列文件，对机构撤销、重组、新建等部门单位的档案工作提出了具体要求。可以说，当前各级档案局馆、各涉改部门单位档案工作者，正站在一个重要而紧迫的历史关口，既要服务好机构改革顺利进行，又要记录好、维护好机构改革前后的历史面貌。如何贯彻落实好中央、省委省政府加强机构改革中档案工作的指示精神，扎实做好机构改革中的档案工作，已经成为刻不容缓的重要政治任务。

聚焦问题所在 未雨绸缪重谋划

《中共浙江省委办公厅 浙江省人民政府办公厅转发〈浙江省档案局关于做好全省机构改革中档案工作的意见〉的通知》（厅字〔2018〕17号）明确提出，机关档案工作是机关工作的重要组成部分，也是维护机关历史真实面貌、提高机关工作效率和质量的基础性工作。机构改革过程中档案容易散失甚至丢失，稍有不慎就会造成无法弥补的损失。必须将档案工作纳入部门单位机构改革议事日程。

在机构改革期间，涉改单位领导往往更多关注“三定”工作，注重考虑的是如何转变职能，如何按改革要求设置内设处室、调整人员、明确职责，做好财务资产处置等，往往顾不上或忽视档案管理工作，档案管理工作难以摆上议事日程；一些单位干部职工有的忙于考虑个人利益，思想不稳定，对于形成的文件材料顾不上移交给档案室，有的甚至将档案当作废纸变卖，还有的同志认为文稿是自己起草的，不愿将文件底稿移交出来；一些单位档案人员在思想认识上也存在不足，认为机构改革与档案工作无关，不去主动谋划、积极应对。诸如此类，既不符合中央、省委的要求，也不符合法律法规的规定，为档案的损毁、散失埋下了隐患。

针对以上问题，涉及机构改革的部门单位必须牢固树立“四个意识”，充分认识到机构改革过程中可能带来的归档不完整、移交不规范、散乱无序以致档案损毁、下落不明等情况，充分认识到加强机构改革中的档案管理的重要性和紧迫性，制定机构改革方案时，同步制定机构改革中档案工作方案，明确工作原则和要求，规范档案收集、整理、数字化、清点移交等工作任务和程序。

对于各级档案部门而言，必须提高政治站位，未雨绸缪制定工作预案，开展超前谋划指导。尤其要加强对涉改单位部门的档案法制宣传教育，适时组织档案人员进行业务培训，提高各方面人员的思想认识，确保机构改革中的档案工作能够依法依规有序开展。

聚焦职责所系 依法管理保安全

机构改革涉及的部门单位应切实履行好档案工作主体责任。涉改部门单位是档案的形成者，也是档案的管理者，要把档案的清点、留存、处置等工作纳入机构改革议事日程，依法妥善处理档案归属流向。一是制定档案管理与处置工作方案，明确分管负责人、责任处（室）和人员、时间安排和具体工作要求。二是落实工作经费，要留足满足档案整理、数字化及移交工作所需费用。三是组织档案清点、移交大动员，明确档案（含各种门类、各种载体，下同）收集、整理、鉴定、保管、利用和清点、交接等工作具体要求，特别要强调音像、实物、电子等特种载体类档案收集、移交要求。四是将档案清点、归档移交与人员转隶相结合，档案未完成移交的，不得办理转隶手续。任何部门单位和个人不得擅自带走、留存、转移、销毁档案。

撤销、合并重组等单位应做好档案的善后工作。原立档单位撤销、合并以后，原档案全宗封存，并向新组建机构或同级国家综合档案馆移交。档案移交应由原单位在终止以前，依据法律法规和标准规范，完成各种门类档案收集、整理、数字化等工作后，方可办理。

组建、重新组建、优化调整职责的机构应依法履行档案工作职责。明确分管档案工作领导，解决新组建机构档案工作相关事宜；明确档案管理机构及其职责，承担新组建机构档案管理制度制定、档案收集、保管、利用等职责；落实档案工作人员，完善工作机制，规范有序管理新组建机构档案；制定或重新修订文件材料归档范围和文书档案保管期限表，明确各部门文件形成积累、归档管理等职责。

各级档案局负责监督指导机构改革部门单位档案管理、处置等工作。加强机构改革中的档案工作，是当前各级档案部门一项重要工作，要细致分析机构改革动态，超前谋划、周密部署，依法对机构改革中档案工作进行监督指导。做到三个主动：一要主动和当地编办联系，了解掌握机构改革动态、涉改单位名单和基本情况，根据涉改单位情况组织督查指导小组。二是主动和机构改革单位联系。涉改单位多，情况复杂，需要分类分组开展指导。撤销、合并单位，审查档案管理与处置工作方案，重点监督指导档案收集、清点、整理、数字化，做好移交准备并办理移交；新组建或职责调整单位，根据单位三定方案修订的主要工作职责和改革进度，重点协助指导他们搞好改革期间的档案资料收集和移交工作，审定文件材料归档范围和文书档案保管期限表，指导做好档案管理制度制定、人员落实、保管设施设备配置等工作，确保档案完整齐全和安全保密。三是主动向机构改革领导小组报告工作进展情况、存在的问题及建议，对于发现的拒不移交、销毁买卖、遗弃、赠送、撕毁等擅自处置档案的行为，要及时依法查处。

各级国家综合档案馆负责机构改革中档案的接收和保管、利用。对于撤销、合并重组等机构档案，需要向国家综合档案馆移交的，国家综合档案馆不得推诿、拖延，应及时办理移交接收工作。进馆档案应涵盖全宗存续期间各种门类和载体档案，收集完整、整理规范，完成数字化。接收时，要认真进行进馆前的清点检查，保证进馆档案内容、形式、案卷质量符合标准要求。交接双方按照规定办理交接手续，档案移交说明、交接单、移交档案目录等应及时存入全宗卷保管。

聚焦档案处置 规范有序稳推进

这次机构改革涉及单位多，机构变动、职责调整情况复杂，有不再保留、成建制划转、撤销建制的，有新组建的，有整体并入的和管理体制变化、部分职责调整的。机构变动形式不同，带来的档案归属流向、全宗的划分、档案管理职责的变化也不同。各涉改单位应根据机构改革方案的要求，对档案进行合理合法处置；各级档案部门应针对不同情况进行分类指导，做到蹄疾步稳，科学有序。具体处置工作按照以下原则执行：

一是不再保留、成建制划转、撤销建制的单位（包括临时机构）自变动之日起全宗终止，其档案不得分散，应整体移交新组建机构代管，达到规定年限后移交同级国家综合档案馆。或视情况直接移交同级国家综合档案馆。

二是不再保留、纳入重新组建机构、撤销建制的部门单位要做好新组建机构成立（以新机构名称对外开展工作之日为时间点，下同）之前文件材料的收集、整理工作，并制作交接材料（含交接文据、全宗介绍、大事记、机构沿革、档案目录）。未办理完毕的文件材料，依据新的职责分工交新组建机构继续处理的，由新组建机构收集归档。

三是新组建和设立的部门单位自成立之日起形成的档案作为新全宗进行管理，应按规定建立档案工作制度，落实档案人员和专门档案库房，配备档案保管设施设备，加强档案人员培训，确保档案管理法制化、制度化、规范化。单位档案工作制度主要包括：单位档案管理办法、立卷归档制度、文件材料归档范围和保管期限表、档案库房管理制度、档案保管利用规定等。

四是在机构改革中优化职责或部分职责发生变化的部门单位，沿用原档案全宗，全宗号及其全宗构成不变。部分职责划入其他机构的，划入前履行该职责形成的档案仍属原档案全宗，任何人不得擅自带走、分散、销毁，相关机构需要利用该部分档案的，档案保管部门应按规定提供利用。如果需要提供数字化成果、电子档案的，双方单位应办理相应手续，借阅方应将电子档案纳入单位全宗依法管理。

五是在机构改革中更名、调整领导管理体制的部门单位的档案全宗继续沿用，其机构改革前后的全部档案应作为同一个全宗集中统一保管，不得分散存放。机构改革后，要重新编写全宗介绍，写明机构沿革、名称变化、隶属关系变化情况，以及机构改革前档案内容、数量、归档情况等。

六是在机构改革中整体并入另一机构的部门单位，其档案全部由并入机构接管，实行封口管理，不得分散。并入的档案应涵盖并入前各部门形成的所有档案，由新机构集中统一管理。并入前未完成整理等工作的，新机构应组织人员进行档案清点、整理、归档等工作，避免出现长期堆放、无人管理情况。

七是中央和地方管理体制变化，原属地方管理改为中央管理的机构，原单位档案应移交原主管单位或同级国家综合档案馆管理，档案处置方案应报同级档案局审定。

八是跨军地改革涉及的单位，成建制划归地方管理的，原档案全宗终止，保持完整，按中央有关规定移交。新机构成立后，应按照我省地方档案工作要求，做好档案收集、整理、数字化等工作。

聚焦发展态势 转型升级谋长远

机构改革新形势下，机构、人员、职能及其管理方式发生了重大变化，机关档案工作面临着新挑战、新机遇，需要认真谋划科学创新发展，推动机关档案工作变革、转型和升级。

一是构建档案工作法治化新秩序。习近平总书记提出的“全面依法治国”方略，要求党政各部门带头学法用法，依法管理各项事务，营造了良好的法治氛围。机构改革后，人员、职责变化，各部门单位需要构建新的工作秩序。各级档案部门要加强依法监督指导，指导各单位依法设立档案管理机构、落实档案管理人员、配备档案管理设施，依法梳理各类档案齐全完整、安全保密情况，依法健全档案收集、保管、利用等各项管理制度，构建人人依法建档归档、依法管档用档的良好法治秩序。

二是引导数字档案室建设进入新阶段。今年4月，省政府召开推进政府数字化转型专题会，袁家军省长强调，要全面深化“最多跑一次”改革，推进政府数字化转型，加快实现政府治理体系和治理能力现代化。政府数字化转型是当前政府变革转型的必由之路，机构改革后必然会加大推进力度。作为机关基础工作的档案工作，既是挑战，也是机遇，只有加快档案工作变革，加快自身数字战略转型，才能跟上政府转型步伐，有效发挥在政府转型中的基础性支撑作用。对档案工作来说，档案部门要融入和服务政府数字化转型，前提是必须实行存量数字化、增量电子化和政务数据归档，推动数字档案室建设。数字档案室建设已经纳入我省十三五规划，各部门单位要在机构改革到位后继续加大力度，借机构改革和政府数字转型的东风，推进数字档案室建设与评价工作，提升机关智慧档案水平。

三是推动档案基础业务工作的科学变革。基础业务工作是档案工作的根本，固本强基才能建设坚实大厦。机关档案业务建设评价和数字档案室建设评价是强化机关档案基础业务工作重要评价手段，也是今后一个时期引领机关档案工作转型升级的重要抓手。此次机构改革，中央和省委省政府下发一系列文件提出了档案工作要求，各部门单位要通过“双评价”认真贯彻落实，破除不合时宜甚至违背档案法治精神的不归档、不安全、不规范等问题，强化档案资源建设、档案安全保管、档案开发利用三大体系建设，努力将档案室建设成为内容完整、立卷规范、保管安全、管理科学、利用便捷的法治化、规范化、现代化档案室，充分发挥档案在提升治理能力方面的独特优势和价值，推动机关档案工作不断迈上新台阶。