财务共享服务中心管理模式优化探讨

孙义

摘要：随着企业财务管理方式的创新发展，财务共享服务这一管理模式被越来越多的企业所关注。财务共享中心能够把分散的各类经营职能集中起来，进行相应处理，从而提高企业管理工作效率，减少运营成本投入。但是，在共享服务中心 给企业带来利益的同时也带来了一些问题，有待进一步优化解决。

关键词：财务共享；管理模式；优化探讨

随着社会经济的不断发展，跨国、跨区域经营的不断增多，在企业财务管理中也添加了一些高级职能，不仅仅只是局限于传统记账、结账等相关内容，比如资本重置及全面预算相关内容。在信息系统的不断升级、调整的趋势下，财务共享服务模式也应运而生。企业在财务服务共享的过程中，也遇到了一些新的问题和挑战。下文主要对财务共享管理中心在组织机构存在的问题、核算流程问题、财务风险问题等三个方面存在的问题进行了分析，并提出了相应的解决措施。

一、组织机构存在的问题

虽然企业的财务共享服务中心的服务对象是其他单位，但并不具备对任何一家业务单位领导的权利。基于此，在日常的各项工作中，就会导致财务任务沟通问题，一旦发生相关问题，由于其责任不明确，根本不会有人主动来承担相应责任。对于财务共享服务管理中心来说，一般在核算及复算的时候都是使用“任务池管理”模式，也就是平均分配财务共享中心各项业务。相关的业务单位将审批手续完成时，其相应业务就会自动进入到任务池中。在任务池的任务完成分配之后，相关财务人员对相关数据进行核算、整理、归档等处理。通过这样的一种模式能够使共享服务中心核算率大大提高，从而利于管理者对核算的整个流程进行适时监控。但是，使用这种模式进行管理有着一定的局限性，缺乏对各个业务单位账套完整性的了解，使每个员工在和其他业务打交道的时候，沟通受到一定程度的阻碍，也极易引发一些问题，从而使得会计核算风险加大。与此同时，每个财务人员面对的单位人员很多，这就加大了沟通所需支出成本。再加之不同公司各个业务情况都是不同的人来管理，这使得每笔业务的完整性受到一定影响。

要解决组织机构问题可以从下面几方面入手：第一，给予财务共享服务中西相应的管理职能。企业可以安排财务管理高层服务中心负责人，定期进行共享服务中心的监督和检查工作，并向当地企业统一发送相关邮件，上传服务中心的工作情况，便于企业更好地配合服务中心开展相关工作，并根据共享服务中心的情况有针对性地给予个人或者是部门相应奖励。第二，要强化分公司财务部门监管职能。更新传统会计核算模式，逐渐向财务共享中心转变，从而使财务职能得到相应提高。对于财务核算管理中出现问题，业务单位和财务共享中心推卸责任这一现象，就需要对各财务部的监督管理职能进行强化，對权责进行明确分工和处理，真正做好奖惩分明。第三，需要将各分公司相关财务要求具体化。例如，在应付账款这一环节中，各地分公司都需要对发票进行仔细扫描，在任务量的情况下，各单位可以相互沟通，找出一种有效的解决方式，提高发票扫描质量和效率。第四，对人员管理进行优化。必须做好财务共享中心人员分配问题，应该从长远发展的目标进行考虑，一旦发现个别单位分工中存在空白区，或者是不合理的地方需要及时采取有效措施来解决。与此同时，可以将一个任务池划分为两个或者是三个，减少会计核算压力，从而使核算准确率得到提高。

二、核算流程问题

（一）应付账款流程中付款情况不理想

由于有一部分的财务共享中心的业务量很大，相关管理人员未能及时地对付款情况进行跟踪调查，相关客户对于自动收到的货款不清楚，从而花费时间对相关信息进行查询，这样就使得共享服务中心的工作效率大大降低。相关业务工作者仅扫描原始数据，不记账，更不检查扫描单据，当这些发票到了财务人员手中时，极易出现错误，这给财务人员的工作带来了很大的压力，从而使付款时间延长。

对于上述问题，可以采用以下优化措施：第一，将扫描初步检测程度增加，相关讹误人员在对采购发票进行扫描的时候，需要对发票的合格、规范性等进行检查，查看是否存在重复、缺页、破损等情况，以此来降低沟通成本，从而使工作效率得到提高。第二，对票据有关的处理时间要进行严格控制，应付账款组相关人员需要对材料采购及入库情况进行及时关注和了解，并确保发票扫进行系统，及时上传到共享中心，若发票得不到及时处理，就会过期，这时系统就应该通过发邮件取得和相关业务人员的联系，反映情况。第三，需要和业务单位财务人员保持联系。财务人员需要对应付账款情况进行及时了解，账款是否付清，什么时候能够付清等，一定要按照每笔账款的截止日期对付款时间做出安排，待业务和财务人员双方审核无误之后，来完成相应付款操作。值得注意的是，当付款全部支付完成以后，需要利用管理系统向各个供应商发送消息，从而避免供应商询问和查询，节省时间。

（二）费用报销流程效率低

每个月有大量的报销单邮寄到财务共享平台，报销组的工作量很大，为了赶进度，并不会完全按照报销流程进行，这就使得报销的正确率大大降低。与此同时，各个审核小组成员需要找各个部门负责人签名，审核的过程十分枯燥，若审核过程中出现比较大的问题时，还要和各个部门相关人员进行沟通，工作效率低。

当遇到这一问题的时候，可以借助信息技术来解决问题，可以在公司内部相应系统中添加报销申请模块，当然，需要面向全体员工。需要进行申请报销者，能够随时进行报销模块对费用报销流程进行查询。

（三）应收款流程沟通效率低

一般情况下，财务共享中心应付账款流程的问题在于同客户交流与对账上，对账工作十分被动。在对账的过程中，仅依赖于财务共享中心是远远不够的，还需要该区域业务单位的帮助。

要提高应付账流程沟通效率就需要每个财务人员来清算每天的收账情况，有效防止问题账款的大量堆积。同时，对于应收账款组来说，最重要的任务就是确保收款能够及时到账，并需要与客户保持联系，若是到期未收的账款要催收。另外，还需要做好对账工作，应收款小组需要重视对账的每一个环节，做好三方对账，一旦对账的过程中发现问题需要及时解决。

三、财务风险问题

基于财务共享服务中心核算模式的特殊性，必然会存在一定的财务风险。当 财务共享中心统一处理各业务之后，会计核算一般都和实质经济业务脱离，中心财务工作人员不能准确掌握各个业务单位的实际情况，由此就导致会计信息的不真实性。

针对以上问题，企业需要发挥自身监督职能。对于财务共享服务中心来说，应该对自身核算和监督检查予以重视，对可能存在的风险进行预测，提高核算质量。需要安排专业人员对核算质量进行监管，企业可以试着去构建三级质量管理体制：第一，业务复审岗，对相应的会计核算信息进行复查；第二，综合抽查岗，对业务复查岗工作进行抽查；第三，季度自查，在业务复查、综合抽查下在进行抽查。另外，相关质量检查部门还需要对相应指标进行定期分析，并统计相关指标，将质量检查贯穿到日常工作中，对于管理中存在的问题，应该将责任落实到相关的人或部门，奖惩分明。同时，还应该加强和各个业务单位的交流，一些新业务和特殊业务需要及时进行更新，并对各个业务的关键点进行分析。

结语

总之，财务共享管理中心在企业财务管理中有着非常重要的作用。因而，相关人员需要认识到财务共享管理中心的重要性，针对目前财务共享管理中心存在的问题，即组织机构存在的问题，核算流程存在的问题，财务风险问题等进行分析，采取有效方式解决问题，提高财务管理工作质量和效率。

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